Big Printing T-Shirt Company semplifica l'elaborazione degli ordini dei clienti, portando il fatturato annuale a 2 milioni di dollari e aumentando la propria efficienza del 150%, grazie a Smartsheet

Big Printing T-Shirt Company è un'azienda di streetwear con sede in California che crea e produce abbigliamento sportivo colorato e di tendenza, felpe con cerniera e t-shirt ecologiche per clienti globali. L'azienda è specializzata nella personalizzazione di indumenti con serigrafie, ricami, stampe a caldo e digitali. La vision Big Printing, azienda fondata nel 2002, è quella di offrire design dinamici, audaci e giovanili ai consumatori e alle aziende di tutti i giorni.

Big Printing usa il software Smartsheet per gestire tutto, dai progetti interni agli ordini dei clienti, al marketing e alle iniziative sui social media.  "Smartsheet ci aiuta nella gestione del nostro flusso di progetto in tutta l'azienda e ci aiuta a gestire la nostra linea di produzione come un'unica entità", racconta Kesney Muhammad, co-titolare e CFO of Big Printing T-Shirt Company. "La maggior parte dei nostri prodotti e ordini sono preparati internamente in diversi reparti e Smartsheet gestisce tutto per noi". 

Negli ultimi 20 anni, Big Printing ha visto i propri affari crescere in modo costante (in media del 10-15% all'anno) fino all'inizio della pandemia nel 2020. Man mano che si espandeva, l'azienda aveva difficoltà a gestire in modo semplice i progetti con la soluzione esistente, una combinazione di software di fogli di calcolo e e-mail. "Il nostro prospetto completo di produzione consisteva in un foglio di calcolo, con una colonna per il numero di ordine del cliente, una per il numero di articoli ordinati e una per il reparto che si sarebbe occupato della stampa. Era un modo abbastanza macchinoso per organizzare il tutto", spiega Dawaud Muhammad, co-titolare e Head of Operations presso Big Printing T-Shirt Company. "Ciascun reparto aveva il suo foglio di calcolo e inseriva manualmente tutti i dati, spuntando ciascun progetto una volta completato. All'atto pratico l'unico modo per ottenere dati aggiornati o visibilità nel processo consisteva nell'inviare e-mail a ogni reparto".

Usare Smartsheet per gestire gli ordini dei clienti, l'inventario e i social media 

Dopo aver cercato diversi strumenti software di gestione che potevano migliorare la visibilità e l'efficienza, Big Printing ha scoperto Smartsheet. "Quando è spuntato fuori Smartsheet durante la ricerca, sono rimasto veramente sorpreso da tutte le funzionalità che offriva, dall'integrazione con i nostri strumenti esistenti alla personalizzazione e alle dashboard", afferma Dawaud Muhammad. "Smartsheet era un mondo tutto nuovo per noi e non vedevamo l'ora di entrare a farne parte".

Big Printing ora usa Smartsheet per gestire in modo centralizzato tutti gli ordini dei clienti. Per esempio, quando un cliente richiede un preventivo per una confezione di magliette tramite l'account Instagram di Big Printing, noi inviamo un link a un modulo Smartsheet per compilare i dettagli dell'ordine. Una volta inviato il modulo, i dettagli confluiscono al reparto vendite di Big Printing che crea un account cliente e invia una proposta. Se il cliente accetta la proposta ed esegue il pagamento, l'ordine viene esportato in Smartsheet. A questo punto, i reparti di Big Printing come quello artistico e di produzione possono iniziare a lavorare sull'ordine, con l'intera procedura monitorata in Smartsheet e aggiornata in tempo reale man mano che ciascun reparto finisce la sua parte di lavoro.

Big Printing ha anche integrato il suo sistema di fatturazione di terze parti con Smartsheet. "Quel sistema non è un ottimo comunicatore con altre tecnologie, ma il sistema Smartsheet è, direi, 'estroverso' ed è in grado di comunicare con tutti", afferma Dawaud Muhammad. 

Oltre a usare Smartsheet per la gestione degli ordini e l'elaborazione delle fatture, Big Printing usa la soluzione per gestire i progetti di marketing sui social media, come filmati dietro le quinte che mostrano la produzione di un ordine di indumenti per un cliente. Big Printing si affida anche ai report Smartsheet per raccogliere dati di progetti in tempo reale da diversi reparti e presentarli in un'unica vista a tutti gli utenti.

"Ogni reparto ha accesso a una vista di livello elevato delle attività e dei progetti specifici di ciascun giorno", afferma Dawaud Muhammad. "Questo ci aiuta anche a vedere se nell'ordine di un cliente manca qualcosa, ad esempio un capo, e a controllare lo stato dell'ordine."

Inoltre, l'azienda usa i moduli Smartsheet per raccogliere informazioni dai clienti tramite social media. "Molti nostri clienti usano i social network e ci pongono domande sui nostri prodotti in generale o per richiedere preventivi; quindi utilizziamo i moduli Smartsheet per raccogliere le loro informazioni di contatto in un unico posto", ci spiega Kesney Muhammad.

Infine, Big Printing sta utilizzando anche l'app per dispositivi mobili di Smartsheet per ottenere accesso immediato ai dati dei progetti Smartsheet ovunque ci si trovi. "Cammino tutto il giorno con il mio tablet in mano, passando da un reparto all'altro e posso accedere all'app per dispositivi mobili per vedere tutto quello di cui ho bisogno sui nostri ordini e progetti", racconta Dawaud Muhammad.

Migliore visibilità degli ordini e comunicazione più solida

Gestendo l'intero flusso di lavoro in Smartsheet, tutti i reparti di Big Printing hanno una visibilità migliore nei progetti di design e stampa. "Prima non riuscivamo a mantenere tutto sincronizzato e dovevamo mandare diverse e-mail, oltre a dover applicare costantemente delle modifiche in caso di cambiamento degli ordini dei clienti", dice Dawaud Muhammad. "Grazie a Smartsheet, abbiamo un'unica vista di tutte le informazioni che ci servono, quindi abbiamo eliminato la necessità di inviare e-mail alle persone per ricevere gli aggiornamenti. Tutto quello che ci serve è a portata di mano".

Con una migliore visibilità dei progetti, Big Printing ha migliorato la comunicazione interna ed esterna. L'azienda comunica in maniera più efficace internamente, ad esempio, per quanto riguarda gli ordini e le responsabilità dei reparti, e mantiene una comunicazione più regolare anche con i clienti. "I moduli Smartsheet ci aiutano a ricevere rapidamente richieste o modifiche agli ordini dei clienti e questo consente ai clienti stessi di monitorare con chiarezza lo stato dei propri ordini, così da ricevere meno domande riguardo la fase di approvazione o lo stato generale dell'ordine", spiega Kesney Muhammad.

Un nuovo modo per conquistare nuovi clienti e far crescere il fatturato annuale

Grazie a Smartsheet, che consente di accelerare l'attività dell'azienda tramite i canali social media, Big Printing è in grado di scalare per stare al passo con la propria rapida crescita annuale. Per esempio, quando l'azienda pubblica nuovi contenuti su Instagram, i clienti possono cliccare rapidamente su un link all'interno del post e andare direttamente a un modulo Smartsheet per scoprire di più sui costi o su come ordinare un pacchetto di stampa su T-shirt. Una volta creato l'ordine, i clienti possono caricare la loro illustrazione e vedere un elenco a comparsa con i passaggi dettagliati dell'elaborazione ordine. "Nel 2022 abbiamo raggiunto un fatturato annuale di più di 2 milioni di dollari come azienda e Smartsheet ha dato il contributo decisivo nel farci arrivare a quel numero", racconta Kesney Muhammad. "Una cosa è avere una presenza solida sui social media, un'altra è capire come monetizzare in modo efficace i social media e avere un modo per monitorarli: ecco quello che fa Smartsheet per noi".

Nel 2021, usando i moduli Smartsheet, Big Printing ha ottenuto 3.600 contatti di potenziali clienti che altrimenti sarebbero andati persi. Circa il 32% di questi contatti è stato poi convertito in ordini. Nel 2022, l'azienda ha ottenuto 1.400 nuovi contatti di potenziali clienti grazie ai moduli Smartsheet sui social media, convertendone circa il 47% in nuove vendite, con una media di spesa per ordine di 1.150 dollari.

"Scoprire che stavamo perdendo un potenziale fatturato così elevato è stato davvero scioccante. Questo ci ha portato a un numero elevato di nuove vendite e ci ha anche fornito una rete da contattare quando lanciamo nuove campagne marketing", afferma Kesney Muhammad. "Abbiamo persone che ci seguono sui social media da 10 anni e che quest'anno hanno effettuato il loro primo ordine."

150% di efficienza in più

Grazie a Smartsheet, Big Printing può gestire la propria attività in modo molto più efficiente. "Siamo passati dall'essere dannatamente lenti all'essere dannatamente veloci grazie a Smartsheet", afferma Dawaud Muhammad. "Siamo più efficienti del 150% passando dai post-it e dalle attività su fogli di calcolo a una piattaforma efficiente che ci permette di tenere tutto organizzato e in unico posto per tutti i reparti". Ora l'elaborazione degli ordini è semplice e lineare. Un cliente può eseguire un ordine, inviare un'illustrazione, pagare e ricevere l'ordine senza che Dawaud o Kesney Muhammad debbano vederlo. "Non è mai successo prima", afferma Kesney Muhammad. "Smartsheet ci ha trasformato da un'attività a gestione familiare a una piccola impresa e ora ci sta aiutando a diventare una media impresa".

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