Ultimo aggiornamento: 22 maggio 2018

Smartsheet dà importanza alla privacy degli utenti e rispetta i loro interessi nel sapere come vengono raccolti e utilizzati i loro dati personali. La presente politica sulla privacy (“Politica”) descrive le modalità di raccolta, utilizzo e divulgazione dei dati riguardanti i visitatori dei nostri siti Web, compreso www.smartsheet.com (collettivamente, i “Siti”), e gli altri utenti della piattaforma di collaborazione lavorativa Smartsheet (“Piattaforma”), delle applicazioni per dispositivi mobili Smartsheet (collettivamente “App”), e dei nostri servizi resi disponibili attraverso i Siti, le App e la Piattaforma (collettivamente, i “Servizi”), nonché dei dati raccolti nell’ambito delle comunicazioni con i clienti, gli utenti e altri soggetti correlate ai Servizi (telefonicamente, via e-mail o mediante altri mezzi). La presente Politica delinea anche i diritti e le scelte dell’utente per quanto concerne i dati personali raccolti. Fare clic su un tema per saperne di più:

1. “Contenuti” rispetto ad altri dati
2. Altri dati raccolti
3. Accesso ai Contenuti
4. Finalità del nostro utilizzo dei dati personali
5. Modalità di condivisione delle informazioni
6. Utilizzo dei cookie, tecnologie di monitoraggio, strumenti analitici e behavioral marketing
7. Scelte e diritti dell’utente
8. Conservazione dei dati
9. Come proteggiamo le informazioni
10. Blogs; forum
11. Siti collegati, widget di terzi
12. Bambini
13. Trasferimenti internazionali e Informativa sullo Scudo per la privacy
14. Modifiche della presente Politica
15. Come contattarci/Risoluzione delle controversie
16. Prevalenza della versione inglese

Chi siamo?  La presente Politica stabilisce come Smartsheet Inc. e le nostre società affiliate (collettivamente, "Smartsheet" o "noi") gestiscono i dati personali dell’utente.  Smartsheet Inc. è il titolare del trattamento dei dati personali dell’utente. Laddove il trattamento dei dati personali è effettuato dalle nostre società affiliate, queste ultime sono titolari del trattamento dei dati personali dell’utente congiuntamente con Smartsheet Inc. La nostra società affiliata titolare del trattamento è: Smartsheet UK Ltd., c/o Codebase, Argyle House, 3 Lady Lawson Street, Edimburgo, EH3 9DR. La corrispondenza può essere indirizzata all'Ufficio legale di Smartsheet ([email protected]tsheet.com).

Chi è l’utente? La presente Politica si applica a qualsiasi visitatore dei nostri Siti; utenti dei Servizi; persone che ci contattano o con cui abbiamo comunicato via telefono, e-mail o altro mezzo; e i Clienti, inclusi i titolari di account a pagamento o di prova gratuiti.

Per i residenti nell’UE: Smartsheet tratta i dati personali dell’utente in conformità alla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati, compresa la legislazione nazionale o internazionale in attuazione della Direttiva sulla protezione dei dati (fino alla sostituzione con nuove disposizioni), della Direttiva sulla privacy nelle comunicazioni elettroniche ("ePrivacy") (UE) e del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 ("GDPR"), e successive modifiche o abrogazioni. 

1. “Contenuti” rispetto ad altri dati.

I nostri Servizi consentono ai Clienti di condividere e gestire le informazioni creando, caricando e allegando ciò che chiamiamo "Contenuti" ai fogli che possono essere condivisi, archiviati e consultati tramite il Sito. Nella presente Politica, distinguiamo tra i Contenuti e tutti gli altri dati riguardanti l'utente. Non abbiamo alcun controllo sulle informazioni presenti nei Contenuti, compresi eventuali dati personali. I Contenuti non includono le informazioni sull'utilizzo che raccogliamo e che indicano le modalità di accesso, creazione, condivisione e gestione dei Contenuti da parte dell'utente (ad es. dimensioni di file o registri di accesso).  Smartsheet è un responsabile del trattamento dei dati dei Contenuti che avverrà solo per conto e secondo le istruzioni dei nostri Clienti (i titolari del trattamento dei dati) o laddove diversamente richiesto dalle leggi applicabili. Per ulteriori informazioni sui Contenuti, fare riferimento all'accordo che disciplina l'utilizzo dei Servizi da parte dell'utente.

Dati sensibili. Non abbiamo alcun controllo sulla possibile presenza di Dati sensibili nei Contenuti. Tuttavia, non raccogliamo intenzionalmente e non richiederemo Dati sensibili. Qualora un dipendente di Smartsheet scopra di aver ricevuto Dati sensibili, informerà un referente designato all'interno della nostra società che valuterà il trattamento di tali dati. "Dati sensibili" indica dati personali che rivelano l'origine etnica o razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, i procedimenti penali, i dati biometrici e sanitari di un individuo.

2. Altri dati personali dell’utente raccolti da noi.

Questa sezione descrive le informazioni che non sono racchiuse nei Contenuti.

Raccogliamo dati personali direttamente dall'utente, da terzi (ad es. il datore di lavoro dell'utente, qualora quest'ultimo utilizzi un account aziendale) e automaticamente quando l'utente usa i Servizi. Se i dati personali oggetto del trattamento sono necessari per rispettare la legge, o per stipulare o eseguire un accordo con l'utente, quest'ultimo verrà di conseguenza informato al momento della raccolta di tali dati. Se non siamo in grado di raccogliere questi dati, potremmo non essere in grado di introdurre l'utente come cliente o di fornirgli prodotti o servizi.

Informazioni che potremmo raccogliere direttamente dall’utente.

Quando si crea un account. Per la creazione di un nuovo account Smartsheet (a pagamento o di prova) è necessario un indirizzo e-mail. Senza tale indirizzo, non siamo in grado di creare alcun account per l’utente. L'utente può scegliere di fornire altre informazioni alla creazione dell'account, compresi i dati di contatto (nome e cognome, numero di telefono, ecc.), i dati lavorativi (nome/dimensione dell'impresa, qualifica, ecc.) e l'e-mail di un amministratore di sistema (se diverso dall'utente).

Quando si migliora il profilo. Le informazioni relative all'account di cui sopra possono essere aggiunte nella Piattaforma o tramite le Funzionalità di Community per migliorare il profilo dell'utente. È anche possibile scegliere di aggiungere un'immagine del profilo o importare i contatti da una rubrica.

Quando si acquistano i Servizi. Se l'utente sottoscrive un abbonamento a pagamento, potrebbe essere tenuto a fornirci i dati di fatturazione e di pagamento, inclusi nome e cognome, nome dell'azienda, indirizzo di fatturazione/spedizione e numero di carta di credito. Qualora non ci fornisca queste informazioni, l'utente potrebbe non essere in grado di iscriversi e il suo accesso ai nostri Servizi potrebbe essere limitato.

Quando si partecipa agli eventi. Potremmo raccogliere o altrimenti ricevere dati personali quali nome, indirizzo, numero di telefono ed e-mail dell'utente quando quest'ultimo si registra o partecipa a un evento in cui Smartsheet è presente come sponsor o partecipante. 

Quando si invia materiale online. Raccogliamo informazioni tramite le funzionalità interattive dei nostri Siti, ad esempio quando l'utente invia moduli online; partecipa a sondaggi, concorsi, promozioni o lotterie; partecipa a discussioni di chat online; richiede l'assistenza clienti; risponde agli inviti di contatto; invia testimonianze; o se indica un amico (vedere Raccomandazione). I dati personali raccolti possono includere dati di contatto (nome e cognome, numero di telefono, e-mail, ecc.), i dati lavorativi (nome/dimensione dell'impresa, qualifica, ecc.), informazioni sull'utilizzo di Smartsheet e qualsiasi altra informazione che l'utente sceglie di condividere.

In altre comunicazioni. L’utente può condividere informazioni quando comunica con noi in merito ai Servizi, anche durante le telefonate (e registrazioni delle chiamate), le chat o via e-mail. I dati personali raccolti possono includere dati di contatto, dati lavorativi, preferenze dell'utente e qualsiasi altra informazione che quest'ultimo scelga di condividere. L'utente è pregato di fornirci solo i dati personali di cui abbiamo bisogno per rispondere alla sua richiesta.

Informazioni che raccogliamo dal datore di lavoro dell’utente. Se l'utente utilizza i Servizi tramite un account aziendale, il suo indirizzo e-mail verrà fornito dal suo datore di lavoro a Smartsheet ai fini della creazione dell'account per l'utente. Il datore di lavoro può scegliere di condividere informazioni aggiuntive riguardanti l'utente, compresa l'immagine del suo profilo, i dati di contatto (ad es. nome e cognome, numero di telefono, ecc.) e i dati lavorativi (ad es. qualifica).

Informazioni che raccogliamo da terzi.

Quando si acquistano i Servizi. Un intermediario terzo viene utilizzato per gestire le operazioni con carta di credito. Le informazioni di fatturazione dell'utente possono essere archiviate, conservate o utilizzate soltanto per gestire le operazioni con carta di credito per nostro conto.

Dagli account dell’utente con terzi. L'utente può scegliere di consentire a Smartsheet di accedere alle informazioni ottenute dagli account che detiene presso terzi:

Single Sign-On. L'utente potrebbe essere in grado di accedere ai Siti utilizzando servizi single sign-on forniti da terzi come OpenID di Google, Skype e Microsoft Single Sign-On. Se questi servizi vengono utilizzati per autenticare l'identità dell'utente, gli verrà chiesto di condividere alcuni dati personali con noi, come il proprio nome, indirizzo e-mail e altre informazioni indicate all'autenticazione dell'accesso; potremmo anche richiedere o consentire la condivisione di altre informazioni, come l'immagine dell'utente, da questi account.

Integrazioni. I nostri Siti potrebbero fornire l'accesso tramite connettori e integrazioni ("Integrazioni") agli account dell'utente presso terzi come Slack o Facebook. Le integrazioni possono essere utilizzate per estrarre e/o inviare informazioni all'interno e all'esterno della piattaforma e per consentire ai terzi in questione di ricevere notifiche, come gli aggiornamenti dei fogli, dal Servizio. Qualsiasi informazione che l'utente autorizza ad essere trasferita dalla Piattaforma ai fini di un'Integrazione è regolata dall'informativa sulla privacy dei suddetti terzi e non dal presente documento. Invitiamo l'utente a leggere attentamente l'informativa sulla privacy di qualsiasi terzo da egli autorizzato a ricevere informazioni dalla Piattaforma.

Fonti esterne. Nel rispetto delle leggi applicabili, potremmo raccogliere informazioni sull'utente da strumenti di condivisione di contatti tra cui LinkedIn Lead Generation o sotto forma di contatti dai partner di rivendita globali di Smartsheet, nonché informazioni pubbliche (incluse ricerche su internet relative all'utente o alla sua azienda) per fornire un miglior servizio per l'account dell'utente e assistenza e marketing più pertinenti.

Informazioni che raccogliamo automaticamente. Raccogliamo informazioni sull'utilizzo dei Servizi da parte dell'utente tramite cookie, web beacon, JavaScript, file di registro, ricerca nel database, pixel e altre tecnologie. Potremmo raccogliere automaticamente le seguenti informazioni riguardanti l'utente: il nome del dominio, il tipo di browser, la preferenza della lingua del browser, il tipo di dispositivo e il sistema operativo; visualizzazioni di pagine e collegamenti selezionati all'interno dei Siti; indirizzo IP, ID dispositivo o altro identificatore; informazioni sulla posizione; data e ora e tempo impiegato nell'uso dei Servizi; URL di riferimento; e l'attività all'interno dei Siti. Possiamo combinare queste informazioni con altre informazioni personali raccolte, compreso il nome utente, il nome e altri dati personali. Per maggiori informazioni, consultare “Utilizzo dei cookie, tecnologie di monitoraggio, strumenti analitici e behavioral marketing”.

3.  Contenuti.

I nostri Clienti sono responsabili di garantire la raccolta e la gestione dei Contenuti (compresi i dati personali ivi contenuti) in conformità alle leggi applicabili. In qualità di responsabili del trattamento, gestiamo i Contenuti secondo quanto indicato dai nostri Clienti (i titolari del trattamento), in conformità ai termini contrattuali pertinenti.  Accediamo ai Contenuti solo se necessario per:

• Rispondere alle richieste di assistenza clienti (incluse, per quanto riguarda gli utenti aziendali, le richieste degli amministratori dell'azienda).

• Rispettare la legge o i procedimenti legali; ad esempio, potremmo divulgare i Contenuti in risposta a richieste legittime da parte delle autorità pubbliche, incluso per ottemperare ai requisiti di divulgazione delle autorità di sicurezza nazionale o preposte all’applicazione della legge.

• Indagare, prevenire o intraprendere azioni contro presunti abusi, frodi o violazioni delle nostre politiche e termini.

4. Finalità del nostro utilizzo dei dati personali

Usiamo i dati personali che raccogliamo in virtù della presente Politica a sostegno dei nostri interessi commerciali legittimi, tra cui:

• Fornitura dei Servizi: fornire e gestire i nostri Servizi, soddisfare gli ordini e le richieste dell'utente, elaborare i pagamenti dell'utente, segnalare e risolvere bug ed errori, eseguire aggiornamenti e manutenzione, e per scopi simili.
• Assistenza clienti: comunicare con l'utente sul suo utilizzo dei Servizi; rispondere alle comunicazioni, ai reclami e alle richieste dell'utente; fornire supporto tecnico; e per altri scopi di assistenza e supporto clienti.
• Personalizzazione: adattare i contenuti che inviamo o mostriamo all'utente al fine di offrire servizi su misura in base alla posizione e personalizzare guida e istruzioni oltre all'esperienza utente durante l'uso dei Servizi.
• Marketing e promozioni: a scopi promozionali e di marketing diretto.  Ad esempio, potremmo utilizzare i dati di contatto dell'utente come l'indirizzo e-mail per inviargli newsletter, offerte speciali o promozioni, o altrimenti per contattarlo in merito ai prodotti Smartsheet o a informazioni che riteniamo possano interessargli. Come spiegato sopra, non usiamo i Contenuti per scopi di marketing diretto. Qualora l'utente risieda in una giurisdizione che richiede il consenso esplicito per ricevere messaggi di marketing elettronico, invieremo tali messaggi solo con il consenso dell'utente. L'utente può scegliere di non ricevere e-mail di marketing seguendo le istruzioni di cancellazione dal servizio contenute nell'e-mail o inviando un'e-mail a [email protected] Possiamo comunque inviare e-mail al servizio clienti e comunicazioni relative alle operazioni, anche se l'utente ha scelto di non ricevere comunicazioni di marketing.
• Pubblicità: assistenza nella pubblicità dei Servizi su siti Web di terzi.
• Analisi e miglioramenti: comprendere meglio le modalità di accesso e uso dei Servizi da parte degli utenti e per altri scopi di ricerca e analisi, ad esempio per valutare e migliorare i Servizi e per sviluppare prodotti, servizi e funzionalità aggiuntivi. Sebbene possiamo raccogliere e analizzare i dati di utilizzo (ad es. dimensioni di archiviazione utilizzate, log di accesso, ecc.) relativi ai Contenuti, in realtà non accediamo a questi ultimi per tali scopi.
• Proteggere i diritti legali e prevenire l'uso scorretto: proteggere i Servizi; impedire l'accesso non autorizzato e altri usi indebiti; e qualora lo riteniamo necessario investigare, prevenire o intraprendere azioni riguardanti attività illegali, sospette frodi, situazioni che minacciano potenzialmente la sicurezza di qualsiasi persona, o violazioni dei nostri Termini e condizioni di utilizzo o della presente Politica.
• Rispettare gli obblighi legali: rispettare la legge o i procedimenti legali; ad esempio, potremmo divulgare le informazioni in risposta a richieste legittime da parte delle autorità pubbliche, incluso per ottemperare ai requisiti di divulgazione delle autorità di sicurezza nazionale o preposte all’applicazione della legge.
• Operazioni aziendali di carattere generale: ove necessario all'amministrazione delle nostre funzioni aziendali, contabili, di archiviazione e legali generali.

Finalità del trattamento/Interessi commerciali legittimi (vedere sopra)	Fondamenti giuridici del trattamento (utenti dell’UE)*
Fornitura dei Servizi Assistenza clienti	Necessità di stipulare o eseguire un contratto con l'utente (su sua richiesta, o secondo necessità per rendere disponibili i Servizi) I nostri interessi commerciali legittimi*
Personalizzazione Marketing e promozioni Pubblicità	I nostri interessi commerciali legittimi** Con il consenso dell’utente
Analisi e miglioramenti	I nostri interessi commerciali legittimi** Con il consenso dell’utente
Proteggere i diritti e prevenire l'uso scorretto Rispettare gli obblighi legali	Rispetto della legge Stabilire, difendere o proteggere gli interessi legali
Operazioni aziendali di carattere generale	I nostri interessi commerciali legittimi** Stabilire, difendere o proteggere gli interessi legali Rispetto della legge

*Per i dati personali raccolti all’interno dell'UE oggetto del nostro trattamento, questa colonna descrive le basi giuridiche pertinenti per tale trattamento ai sensi del GDPR (e delle leggi nazionali di recepimento degli stati membri dell'UE); ciò non limita né modifica gli obblighi, i diritti e i requisiti previsti dalle leggi sulla privacy delle giurisdizioni non comunitarie.

**Per i dati personali raccolti all’interno dell'UE, il trattamento è nei nostri interessi legittimi, che prevalgono sugli interessi e sui diritti fondamentali dell'utente. Il marketing verso i soggetti interessati nell'UE è eseguito solo con il consenso esplicito.

5. Modalità di condivisione delle informazioni

Non venderemo informazioni riguardanti l'utente a terzi né consentiremo a terzi di utilizzare le informazioni che forniamo per i propri scopi di marketing. Potremmo condividere informazioni riguardanti l'utente con il consenso di quest'ultimo, su richiesta, o come segue:

Utenti aziendali

Contenuti e utilizzo. Smartsheet è un responsabile del trattamento dei dati per quanto riguarda i Contenuti e alcune altre informazioni dell'utente che raccogliamo nel fornire i Servizi ai nostri clienti aziendali. Ciò significa: (a) il Cliente aziendale controlla le informazioni e determina come possono essere utilizzate, e (b) tratteremo tali informazioni solo in conformità alle istruzioni scritte del nostro Cliente o laddove diversamente richiesto dalle leggi applicabili. Pertanto, se l'utente utilizza i Servizi con un account aziendale, i Contenuti e altre informazioni associate al proprio account (ad esempio, chi ha effettuato l'accesso a, condiviso, modificato, creato, modificato o eliminato i Contenuti) possono essere comunicati al Cliente aziendale o ad un amministratore dell'account aziendale del Cliente.

Diffusione dell’account. Se l'indirizzo e-mail utilizzato dall'utente per registrarsi appartiene a una persona giuridica (ad eccezione dei noti provider di posta elettronica ISP come Gmail), potremmo divulgare tale indirizzo e-mail e le informazioni relative all'account (a) agli utenti associati a tale entità se l'utente è un amministratore del piano per aiutare quegli utenti a contattarlo e (b) all'entità e agli amministratori del piano Smartsheet per aiutarli a capire chi nell'organizzazione utilizza Smartsheet.

Agli altri utenti dei Servizi

Contenuti. I Contenuti che l'utente sceglie di condividere o mettere a disposizione di altri utenti sono condivisi secondo designazione dell'utente, il quale dovrebbe considerare che tali Contenuti potrebbero essere ulteriormente condivisi dai suoi collaboratori; non siamo responsabili per, né la presente Politica si applica a, la raccolta, l'uso, il trattamento o la condivisione di contenuti da parte di altri utenti in questo modo.

Altri dati. Alcune delle caratteristiche e funzionalità dei Servizi implicano la divulgazione dei dati personali dell'utente ad altri utenti dei Servizi; ad esempio, il proprio nome, indirizzo e-mail e immagine del profilo possono essere mostrati quando un utente visualizza i collaboratori su un "foglio" e gli utenti possono vedere i dettagli della cronologia su un foglio (ad es., e-mail, accesso/modifiche, data e ora, ecc.).

Ai Rivenditori/Gestori dei pagamenti. Qualora l'utente si iscriva a determinati prodotti o servizi (come ad esempio una prova gratuita) e risieda al di fuori degli Stati Uniti, potremmo condividerne i dati con un rivenditore Smartsheet affinché possa contattarlo in merito ai nostri prodotti, servizi e offerte. Divulgheremo tale condivisione al momento della registrazione al prodotto o servizio applicabile e, quando richiesto dalla legge, otterremo il consenso dell'utente. Se l'utente acquista l'accesso ai Servizi tramite un rivenditore (indipendentemente dalla località), potremmo condividere determinate informazioni sul suo account e sul suo utilizzo delle funzionalità con il rivenditore (o con la sua affiliata) in virtù della loro relazione. Se l'utente utilizza una terza parte per facilitare i propri obblighi di pagamento, condivideremo alcune informazioni sull'utilizzo dell'account e sulla fatturazione con tali terze parti per scopi di fatturazione e amministrazione aziendale. I rivenditori e i gestori dei pagamenti sono titolari indipendenti del trattamento dei dati personali.

Nella gestione delle raccomandazioni. Quando l'utente raccomanda un amico che si iscrive successivamente ai Servizi, potremmo contattarlo in merito all'esito positivo della raccomandazione per fornirgli un credito.

Nelle testimonianze. Con il consenso dell'utente, potremmo pubblicare testimonianze dei clienti condivise con noi, le quali potrebbero contenere dati personali come ad esempio nome e cognome dell'utente e altre informazioni condivise da quest'ultimo. Se l'utente desidera aggiornare o rimuovere la propria testimonianza, può segnalarcelo all'indirizzo https://www.smartsheet.com/gethelp.

Attraverso l’uso delle Funzionalità di Community. I nostri Siti potrebbero includere funzionalità interattive, inclusi forum, community online, bacheche elettroniche e blog accessibili pubblicamente ("Funzionalità di Community"). Si informa l'utente che qualsiasi informazione che pubblica in una Funzionalità di Community può essere letta, raccolta e utilizzata da altri utenti che vi accedono. Per richiedere la rimozione dei propri dati personali da una Funzionalità di Community, l'utente può contattarci all'indirizzo https://www.smartsheet.com/gethelp. Compiremo ogni sforzo commercialmente ragionevole per rimuovere i dati personali dell'utente dai nostri Siti e qualora ciò non sia possibile informeremo l'utente specificando le motivazioni.

Ai nostri fornitori di servizi. Potremmo condividere le informazioni riguardanti l'utente con fornitori, consulenti e altri fornitori di servizi (responsabili del trattamento dei dati) terzi che lavorano per nostro conto o che ci forniscono servizi. Otteniamo adeguate protezioni contrattuali per limitare l'uso e la divulgazione da parte di questi fornitori di servizi di qualsiasi informazione sull'utente che condividiamo con loro.

Gestori di infrastrutture. Ci rivolgiamo a terzi per alcune delle infrastrutture utilizzate per ospitare i dati inviati alla piattaforma Smartsheet, compresi i fornitori di servizi cloud.

Gestori di servizi. Usiamo fornitori di servizi terzi per trattare i dati personali dell'utente come supporto nelle operazioni commerciali e tecniche. Smartsheet ha stabilito accordi sul trattamento dei dati con tali fornitori di servizi e il loro uso e accesso ai dati personali è limitato a scopi specifici. Essi forniscono servizi relativi a: fatturazione, assistenza clienti, internet e connettività, marketing (pubblicità diretta per corrispondenza, e-mail, lead generation), sicurezza, esperienza utente.

Subappaltatori: collaboratori esterni. Potremmo avvalerci dell'assistenza di collaboratori esterni per lavorare su progetti specifici. Tali collaboratori esterni ricevono formazione sulle politiche di Smartsheet applicabili e sono tenuti a rispettare sostanzialmente le stesse pratiche di sicurezza dei dati dei dipendenti di Smartsheet.

 

Secondo quanto richiesto dalla legge. Rilasciamo informazioni sull’utente se riteniamo sia necessario nel rispetto della legge o di un mandato di comparizione, una procedura di fallimento o un procedimento legale simile.

Per proteggere i diritti. Potremmo divulgare informazioni riguardanti l'utente, ad esempio il nome, i dati di contatto e le informazioni di fatturazione, per far rispettare gli accordi reciproci o per proteggere i diritti e la sicurezza di Smartsheet, dei nostri clienti, dei nostri utenti e del pubblico in generale, o come prova in un contenzioso in cui siamo coinvolti.

In un’operazione commerciale. Se Smartsheet è coinvolta in una fusione, acquisizione o vendita totale o parziale delle sue attività, le informazioni dell'utente potrebbero essere trasferite all'entità acquirente come parte dell'operazione oppure essere esaminate nell'ambito della verifica di due diligence dell'operazione. Ad esempio, potrebbe essere necessario fornire un elenco di tutti gli account dei clienti e delle cronologie dei pagamenti.

Informazioni aggregate e rese anonime. Potremmo condividere informazioni aggregate o rese anonime sugli utenti con terzi per scopi di marketing, pubblicità, ricerca o simili. Ad esempio, se pubblichiamo annunci pubblicitari per conto di terzi, potremmo condividere informazioni demografiche aggregate con tali terzi sugli utenti a cui abbiamo mostrato gli annunci pubblicitari.

6. Utilizzo dei cookie, tecnologie di monitoraggio, strumenti analitici e behavioral marketing

Come disattivare i cookie. La sezione "guida" della barra degli strumenti della maggior parte dei browser illustrerà come impedire al proprio computer di accettare nuovi cookie, come fare in modo che il browser avvisi quando si riceve un nuovo cookie o come disattivare del tutto i cookie. Se si disattivano i cookie, bisogna tenere presente che alcune funzionalità dei nostri Servizi potrebbero non funzionare.

Per ulteriori informazioni su come controllare le impostazioni dei cookie tramite il browser:

• Fare clic qui per ulteriori informazioni sull'impostazione "Navigazione privata" e sulla gestione delle impostazioni dei cookie di Firefox.
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GIF trasparenti. I GIF trasparenti (noti anche come web beacon o tag di pixel) sono elementi grafici minuscoli con un identificatore univoco, con una funzione simile a quella dei cookie. Contrariamente ai cookie, i GIF trasparenti vengono incorporati in modo invisibile nelle pagine Web e non vengono memorizzati sul disco rigido. Potremmo utilizzare GIF trasparenti per monitorare le attività dei visitatori del Sito e degli utenti dei nostri Servizi, come supporto alla gestione dei contenuti e per compilare statistiche sull'utilizzo. Noi e i nostri fornitori di servizi terzi potremmo anche utilizzare GIF trasparenti in e-mail HTML indirizzate ai nostri clienti come supporto al monitoraggio dei tassi di risposta alle e-mail, per identificare quando vengono visualizzate le nostre e-mail e per monitorare se le nostre e-mail sono state inoltrate.

Analisi esterna. Usiamo anche dispositivi e applicazioni automatizzati, come ad esempio Google Analytics (fare clic qui per saperne di più) e Optimizely (fare clic qui per saperne di più) per valutare l’uso dei nostri Servizi. Utilizziamo questi strumenti per raccogliere dati non personali sugli utenti al fine di migliorare i nostri Servizi e le esperienze degli utenti. Questi fornitori di sistemi di analisi possono utilizzare i cookie e altre tecnologie per eseguire i loro servizi e possono combinare le informazioni riguardanti l'utente raccolte sui nostri Siti con altre informazioni che hanno raccolto per i propri scopi. La presente Politica non disciplina tali usi dei dati da parte di terzi.

Pubblicità comportamentale e remarketing. Utilizziamo piattaforme pubblicitarie, incluse a titolo esemplificativo ma non limitativo, Google Ads/DoubleClick (fare clic qui per maggiori informazioni), Facebook Custom Audience (fare clic qui per maggiori informazioni), LinkedIn Marketing (fare clic qui per maggiori informazioni), Microsoft/Bing (fare clic qui per maggiori informazioni) 3 Marketo (fare clic qui per maggiori informazioni), per pubblicare annunci nell'ambito delle nostre campagne pubblicitarie. Di conseguenza, i nostri annunci potrebbero essere pubblicati su una pagina dei risultati di ricerca o su siti di terzi. I nostri partner pubblicitari utilizzano cookie e altre tecnologie per raccogliere informazioni sulle attività dell'utente in merito ai nostri Servizi e ad altri siti per proporgli pubblicità mirata in base ai suoi interessi.  Queste terze parti possono raccogliere l'indirizzo IP dell'utente o altri identificativi del dispositivo e combinare le informazioni raccolte sui nostri Siti con informazioni sulle visite dell'utente ad altri siti per creare segmenti di mercato che utilizzeranno per pubblicizzare in modo più efficace i nostri servizi e quelli di altri operatori pubblicitari.

Pubblico personalizzato. Potremmo condividere l'indirizzo e-mail o altre informazioni dell'utente con i nostri partner pubblicitari per migliorare la pertinenza degli annunci proposti all'utente al di fuori dei Siti; essi non sono autorizzati a utilizzare queste informazioni per scopi di marketing propri o di terzi.  Se si desidera negare il consenso alla suddetta condivisione, si prega di inviare un'email a [email protected] 

Revoca dell’adesione alle reti pubblicitarie. Se non si desidera che queste informazioni condivise tra siti siano utilizzate allo scopo di pubblicare annunci mirati, è possibile revocare l'adesione a molte reti pubblicitarie facendo clic qui (o se si risiede nell'Unione Europea, fare clic qui). L'utente continuerà a ricevere annunci sui siti che visita, ma le reti pubblicitarie alle quali ha revocato l'adesione non gli proporranno più gli annunci in base alle sue attività su altri siti. Si noti, tuttavia, che questi meccanismi di negazione del consenso sono basati sui cookie; quindi, se si eliminano o si bloccano i cookie, oppure si usa un altro dispositivo, tale revoca del consenso non sarà più efficace. Per maggiori informazioni, consultare la pagina www.aboutads.info.

7. Scelte e diritti dell’utente

Chiusura del proprio account. Se si desidera chiudere il proprio account, è possibile farlo effettuando l'accesso e utilizzando le impostazioni di amministrazione dell'account o contattandoci tramite la pagina https://www.smartsheet.com/gethelp. In caso di condivisione dei Contenuti o delle informazioni tramite i nostri Servizi con altri utenti, tali Contenuti o informazioni continueranno ad essere accessibili a tali utenti.

Contenuti. Le richieste di accesso, cancellazione o modifica dei Contenuti saranno indirizzate al Cliente che possiede l'account. Se si desidera richiedere l'accesso ai dati personali presenti nei Contenuti per eliminare, modificare o limitare l'utilizzo, si prega di fornirci il nome del Cliente che ha inviato le informazioni ai nostri Servizi. Riferiremo la richiesta dell'utente a quel Cliente e forniremo l'assistenza necessaria.

Accesso e correzione. Se non si ha effettuato l'accesso a un account aziendale, è possibile accedere e utilizzare le impostazioni di amministrazione dell’account o contattarci all'indirizzohttps://www.smartsheet.com/gethelp per accedere o aggiornare le informazioni del profilo dell'account. Se non si ha effettuato l'accesso a un account aziendale, è possibile accedere e utilizzare le impostazioni di amministrazione dell’account o contattare un amministratore dell'account per accedere o aggiornare le informazioni del profilo dell'account. Smartsheet supporterà i suoi clienti aziendali secondo necessità per aggiornare le informazioni dell’account.

Scelte di marketing. I clienti possono sempre scegliere di non essere contattati da noi per scopi di marketing o promozionali seguendo le istruzioni di per la revoca del consenso che si trovano nelle e-mail che inviamo, modificando le impostazioni sulla privacy dell'account o inviando un'e-mail all’indirizzo [email protected]. Si prega di notare che se si cancella la propria adesione alle comunicazioni di marketing, Smartsheet continuerà a inviare comunicazioni commerciali o relative al servizio, come annunci e messaggi amministrativi. Se non si desidera ricevere tali comunicazioni, è possibile chiudere il proprio account effettuando l'accesso e utilizzando le impostazioni di amministrazione dell'account o contattandoci via e-mail tramite la pagina https://www.smartsheet.com/gethelp.

Utenti nello Spazio economico europeo.

Le persone fisiche nel SEE godono dei seguenti diritti relativamente ai loro dati personali:

• Accesso. L'utente può chiederci di confermare se stiamo trattando i suoi dati personali; consegnargli una copia di quei dati; e fornirgli altre informazioni sui suoi dati personali, ad esempio quali sono i dati in nostro possesso, per cosa li utilizziamo, a chi li divulghiamo, se li trasferiamo all'estero, come li proteggiamo, per quanto tempo li conserviamo, di quali diritti gode, come può presentare un reclamo, da dove abbiamo ottenuto i suoi dati e se abbiamo effettuato qualsiasi tipo di profilazione, nella misura in cui tali informazioni non gli siano già state fornite nella presente Politica.
• Rettifica. L'utente può chiederci di rettificare le informazioni inesatte. Potremmo cercare di verificare l'esattezza dei dati prima di correggerli.
• Cancellazione. L'utente può chiederci di cancellare i propri dati personali, ma solo quando non sono più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti; se ha revocato il proprio consenso (laddove il trattamento dei dati fosse basato sul consenso); se esercita un diritto legittimo di obiezione (vedere "Obiezione" di seguito); se i dati sono stati trattati illegalmente; o per il rispetto di un obbligo legale a cui siamo soggetti. Non siamo tenuti a soddisfare la richiesta di cancellazione dei dati personali dell'utente se il trattamento di questi ultimi è necessario per adempiere a un obbligo legale o per costituire, esercitare o difendere un diritto per via giudiziaria. Ci sono alcune altre circostanze in cui non siamo tenuti a rispettare la richiesta di cancellazione da parte dell'utente, sebbene queste due siano le circostanze più probabili in cui negheremo tale richiesta.
• Limitazione. L'utente può chiederci di limitare (ad esempio, mantenere ma non utilizzare) i propri dati personali, ma solo se la loro accuratezza è contestata (vedere "Rettifica" sopra), per permetterci di verificarla; il trattamento è illegale ma non desidera eliminarli; non sono più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti, ma ne abbiamo ancora bisogno per costituire, esercitare o difendere un diritto per via giudiziaria; ha esercitato il diritto di opporsi e la verifica dei motivi vincolanti è in sospeso. Possiamo continuare a utilizzare i dati personali dell'utente in seguito a una richiesta di limitazione in cui quest'ultimo abbia espresso il proprio consenso; per costituire, esercitare o difendere un diritto per via giudiziaria; o per proteggere i diritti di un'altra persona fisica o giuridica.
• Obiezione. L'utente può opporsi a qualsiasi trattamento dei propri dati personali che abbia i nostri "interessi legittimi" come base giuridica, qualora ritenga che questi ultimi siano superati dai suoi diritti e dalle sue libertà fondamentali. A seguito dell'obiezione dell'utente, abbiamo un’opportunità di dimostrare che abbiamo interessi legittimi convincenti che prevalgono sui suoi diritti e sulle sue libertà. Inoltre, l'utente ha il diritto di opporsi senza fornire alcuna motivazione al trattamento dei dati personali per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione nella misura in cui è correlata a tale marketing diretto. Cesseremo quindi il trattamento dei dati personali per scopi di marketing diretto.
• Portabilità. L'utente può chiederci di fornirgli i suoi dati personali in un formato strutturato, comunemente utilizzato, leggibile elettronicamente, oppure può chiedere il trasferimento diretto a un altro Titolare del trattamento, ma solo se il nostro trattamento è basato sul suo consenso ed è effettuato con mezzi automatizzati.
• Revoca del consenso. L'utente può revocare il proprio consenso in relazione a qualsiasi trattamento di dati personali basato su un consenso che ha precedentemente fornito.

 8.  Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali dell'utente per il tempo necessario per gli scopi indicati nella precedente Sezione 4.  Ad eccezione di quanto indicato di seguito, conserveremo i dati del profilo dell'account dell'utente secondo necessità per i nostri scopi commerciali legittimi o per ottemperare ai nostri obblighi legali (ad esempio per la conservazione della documentazione, la contabilità, la prevenzione delle frodi e altri scopi amministrativi aziendali); generalmente, laddove la conservazione non sia più basata su uno scopo commerciale legittimo, renderemo anonimi o cancelleremo tali dati personali entro 180 giorni dalla chiusura dell'account dell'utente. Tuttavia, conserveremo le informazioni personali dell'utente più a lungo, se necessario, per scopi fiscali o contabili, per garantire che saremmo in grado di difendere un diritto in via giudiziaria o intentare un'azione legale, o qualora abbiamo una specifica necessità di conservare i dati personali, anche se generalmente tale conservazione viene sospesa dopo sette anni dall'ultima data di comunicazione con l'utente. Gli scopi commerciali legittimi su cui possiamo basarci per conservare i dati personali dell'utente, qualora quest'ultimo non sia un cliente, includono il marketing diretto (con il consenso dell'utente) per un massimo di due anni, la facilitazione del ripristino o della creazione di un account utente in futuro, il mantenimento dei sistemi di business intelligence di Smartsheet per analisi e altri scopi interni, ecc. Qualora le informazioni dell'utente non siano più necessarie, provvederemo a eliminarle in modo sicuro.

9. Come proteggiamo le informazioni

Abbiamo implementato misure di sicurezza tecniche, fisiche e amministrative per proteggere le informazioni dell'utente. Tuttavia, nessuna azienda, compresa Smartsheet, può garantire l'assoluta sicurezza delle comunicazioni via Internet. In caso di domande su come proteggiamo i dati dell'utente informazioni, si prega di fare riferimento alla nostra pagina relativa alla Sicurezza o di contattarci tramite la pagina https://www.smartsheet.com/gethelp .

10. Blog; forum

I nostri Siti potrebbero contenere blog e forum di community accessibili pubblicamente (incluse le Funzionalità di Community). Si tenga presente che le informazioni fornite in queste aree possono essere lette, raccolte e utilizzate da terzi che vi accedono. Per richiedere la rimozione delle informazioni dal nostro blog o dal forum di community, l'utente può contattarci all'indirizzo https://www.smartsheet.com/gethelp. In alcuni casi, potremmo non essere in grado di rimuovere tali informazioni; in tal caso comunicheremo all'utente le motivazioni di tale impossibilità.

11. Siti collegati, widget di terzi

Link ad altri siti Web. I nostri Servizi includono collegamenti ad altri siti Web con politiche sulla privacy che potrebbero differire dalle nostre. Qualsiasi informazione inviata a un sito Web non appartenente a Smartsheet è regolata dalle informative sulla privacy di quel sito, non dal presente documento. Si invita l'utente a leggere attentamente l'informativa sulla privacy di qualsiasi sito Web che visita.

Plugin e widget di social media. I nostri Siti potrebbero includere funzionalità e widget di social media (collettivamente "Widget"), ad esempio un pulsante "condividi" o altri mini-programmi interattivi che vengono eseguiti sui nostri Servizi. I Widget potrebbero essere utilizzati da altre società per fornire servizi specifici (ad es. visualizzazione di notizie, opinioni, musica, ecc.). I dati personali, ad es. l'indirizzo e-mail dell'utente, possono essere raccolti attraverso i Widget. I cookie potrebbero anche essere impostati dai Widget per consentire loro di funzionare correttamente. I Widget visualizzati sui nostri Siti non sono ospitati da Smartsheet e sono soggetti alle politiche sulla privacy della società terza che fornisce il Widget e non alla presente Politica.

12. Dati personali dei bambini

I Servizi non sono destinati ai bambini e non incoraggiamo i bambini a fornirci informazioni personali identificabili. Non raccogliamo consapevolmente dati personali da minori di 13 anni. Esortiamo i genitori e i tutori legali a monitorare l'utilizzo di Internet dei loro figli chiedendo loro di aiutarci a far rispettare la presente Politica istruendo i propri figli a non fornire mai dati personali tramite i Servizi. Se si ha motivo di ritenere che un bambino di età inferiore ai 13 anni, senza il consenso di un genitore o tutore ci abbia fornito dati personali tramite i Servizi, si prega di contattarci all'indirizzo [email protected] e utilizzeremo ogni sforzo commercialmente ragionevole per eliminare tali informazioni.

13. Trasferimenti internazionali e Informativa sullo Scudo per la privacy di Smartsheet

Trasferimento internazionale di dati. La nostra sede è negli Stati Uniti e le informazioni che raccogliamo sono regolate dal diritto statunitense. Le informazioni che raccogliamo possono essere trasferite, utilizzate e archiviate negli Stati Uniti o in altre giurisdizioni in cui si trovano Smartsheet, le sue società affiliate o i suoi fornitori di servizi; tali giurisdizioni (compresi gli Stati Uniti) potrebbero non garantire lo stesso livello di protezione dei dati personali delle giurisdizioni in cui l'utente risiede. Utilizzando i Servizi, l'utente riconosce e accetta tali trasferimenti di informazioni al di fuori della giurisdizione in cui risiede.

Certificazioni conformi allo Scudo per la privacy UE-USA e allo Scudo per la privacy Svizzera-USA. Smartsheet aderisce e ha certificato la propria conformità ai quadri e ai principi dello Scudo per la privacy UE-USA e dello Scudo per la privacy Svizzera-USA (collettivamente, i "Principi dello Scudo per la privacy"). Smartsheet rispetterà i Principi dello Scudo per la privacy in relazione ai dati personali che riceviamo negli Stati Uniti dallo Spazio economico europeo e dalla Svizzera. È possibile consultare i Principi dello Scudo per la privacy, ottenere maggiori informazioni a riguardo e visualizzare la nostra certificazione di conformità allo Scudo per la privacy alla pagina https://www.privacyshield.gov/. Gli impegni di Smartsheet nell'ambito dello Scudo per la privacy sono soggetti ai poteri investigativi ed esecutivi della Federal Trade Commission degli Stati Uniti.

Richieste di applicazione della legge. In alcune situazioni, potremmo essere tenuti a divulgare dati personali per ottemperare alle richieste legittime da parte delle autorità pubbliche, compresa l'osservanza dei requisiti di sicurezza nazionale o di applicazione della legge.

Trasferimenti successivi. Terze parti che trattano dati personali per nostro conto devono accettare di utilizzare tali dati personali solo per lo scopo per il quale vengono forniti da noi e devono concordare contrattualmente di fornire adeguate protezioni per i dati personali. Smartsheet continuerà ad essere responsabile per eventuali trasferimenti successivi di dati personali a tali terze parti. Laddove richiesto dalle leggi sulla protezione dei dati applicabili, abbiamo predisposto che tali terzi firmino clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o da altra autorità di vigilanza. È possibile ottenere una copia di tali misure di salvaguardia contattandoci (vedere sotto).

Reclami o domande sulle nostre certificazioni di conformità allo Scudo In caso di domande o reclami relativi alla nostra certificazione di conformità allo Scudo, è possibile contattarci all'indirizzo [email protected] Provvederemo tempestivamente a investigare e tentare di risolvere eventuali reclami e forniremo una risposta entro 45 giorni dalla ricezione di tali reclami. Per gli utenti residenti nel SEE il cui reclamo non può essere risolto attraverso questo processo, parteciperemo al processo di risoluzione delle controversie gestito dalla JAMS. Per informazioni su come rivendicare un diritto ai sensi dello Scudo per la privacy mediante la JAMS, contattare l’organizzazione all'indirizzo https://www.jamsadr.com/file-an-eu-us-privacy-shield-or-safe-harbor-claim. Al verificarsi di determinate condizioni (descritte sul sito Web dello Scudo per la privacy), è possibile ricorrere a un arbitrato vincolante quando sono state esaurite altre procedure di risoluzione delle controversie.

14. Modifiche della presente Politica

Potremmo aggiornare la presente Politica per riflettere le modifiche alle nostre pratiche sulla privacy. Qualora apportassimo modifiche sostanziali che influiscono sul modo in cui trattiamo le informazioni che abbiamo raccolto in precedenza dall'utente, e se l'utente è un cliente di Smartsheet, gli invieremo una notifica via e-mail (all'indirizzo e-mail indicato nel proprio account) o un avviso tramite i Servizi prima che la modifica diventi effettiva. Invitiamo l'utente a consultare periodicamente la presente Politica per essere al corrente dei recenti aggiornamenti alle nostre pratiche sulla privacy.

15. Come contattarci/Risoluzione delle controversie

In caso di domande o dubbi sul modo in cui i dati personali vengono trattati o qualora si desidera esercitare i diritti sopra indicati, è possibile contattare Smartsheet utilizzando le informazioni di contatto riportate di seguito:

• Vicepresidente dell'Ufficio legale di Smartsheet, che funge da referente per questioni di protezione dei dati della Società e può essere contattato all'indirizzo [email protected].
• Rappresentante nell’UE.  È possibile anche contattare il nostro rappresentante nell'UE al seguente indirizzo:

Smartsheet UK Ltd.

                        Argyle House, 3 Lady Lawson St.

Edimburgo

EH3 9DR

E-mail: [email protected]

Se non soddisfatto, l'utente ha il diritto di contattare direttamente l'autorità competente per la protezione dei dati personali nella propria giurisdizione. Chiediamo gentilmente di tentare di risolvere prima qualsiasi problema con noi, anche se si ha il diritto di contattare l'autorità competente per la protezione dei dati personali in qualsiasi momento. 

Qualora permangano dubbi riguardanti la privacy o l'utilizzo dei dati che non abbiamo risolto in modo soddisfacente, contattare il nostro mediatore per la risoluzione delle controversie (a titolo gratuito) indipendente, con sede negli Stati Uniti, all'indirizzo https://www.jamsadr.com/file-an-eu-us-privacy-shield-or-safe-harbor-claim

16. Prevalenza della versione inglese

Le traduzioni della presente Politica in lingue diverse dall'inglese sono fornite solo per comodità. In caso di ambiguità o conflitto tra le traduzioni, prevarrà la versione inglese.