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Informativa sulla privacy dei candidati di Smartsheet
Ultimo aggiornamento: 29 maggio 2020
La presente informativa si applica ai dati personali raccolti dai candidati per opportunità di lavoro, stage e contratto indipendente tramite i nostri moduli di candidatura, sito Web, referral o altri canali di assunzione. Agiamo in qualità di "agenti di raccolta dei dati" per le informazioni personali dell’utente allo scopo di elaborare la sua candidatura. Siamo responsabili di decidere la modalità di conservazione e utilizzo delle sue informazioni personali in quanto candidato presso Smartsheet.
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Dati personali raccolti
Dall’utente
- Dettagli di identificazione e di contatto. Sono incluse informazioni quali nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altre informazioni di contatto, nonché sesso, data di nascita, nazionalità e identificativi nazionali (ad esempio, ID nazionale, passaporto o numero di previdenza sociale).
- Esperienze lavorative. Sono incluse informazioni sui precedenti datori di lavoro e sui ruoli ricoperti.
- Informazioni di background. Sono incluse informazioni quali titoli accademici e professionali, istruzione, dettagli inclusi nel CV o curriculum (alcuni dei quali potrebbero includere dettagli su appartenenze o interessi che rivelano informazioni personali sensibili sull’utente), trascrizioni e referenze.
- Referenze. Sono incluse informazioni su referenze professionali che l’utente condivide con noi (inclusi nome, informazioni di contatto e titolo professionale, anche se è sua responsabilità ottenere il consenso delle proprie referenze per condividere le loro informazioni personali con noi), le informazioni che riceviamo dalle verifiche del background (una volta assunti per un ruolo) e le informazioni fornite da altre terze parti.
- Candidature precedenti e ruoli presso di noi. Sono incluse informazioni su eventuali precedenti candidature per una posizione presso di noi o su precedenti posizioni di impiego presso di noi.
- Stato del visto o immigrazione. Sono incluse informazioni che potrebbero farci sapere se si è autorizzati o in grado di ottenere l'autorizzazione a lavorare per una delle società del nostro gruppo.
- Altre informazioni fornite volontariamente. Sono incluse le informazioni che è possibile fornire durante l'intero processo di assunzione, nonché, ad esempio, attraverso esercizi di valutazione e colloqui.
Se le informazioni personali da noi richieste, che riteniamo necessarie per prendere in considerazione la candidatura, non ci vengono fornite, potremmo non essere in grado di procedere con il processo di assunzione.
Se non consentito e necessario o richiesto dalla legge, esistono alcuni tipi di informazioni che generalmente cerchiamo di evitare di raccogliere. Ad esempio, informazioni che rivelano razza o etnia, credenze religiose, politiche o filosofiche o appartenenza a sindacati, dati genetici o biometrici, o informazioni relative allo stato di salute/vita sessuale ("Dati personali sensibili"). Potremmo raccogliere alcuni Dati personali sensibili dall'utente per assunzioni legittime e finalità connesse all'impiego, inclusa l’ottemperanza degli obblighi di conformità, per fornire alloggi per disabili, per il monitoraggio delle pari opportunità, per fini di antidiscriminazione nonché per soddisfare gli obblighi di segnalazione. Separatamente, è possibile scegliere di divulgare volontariamente eventuali Dati personali sensibili durante il processo di assunzione. Se richiesto dalla legge, richiederemo il consenso dell’utente qualora raccogliessimo Dati personali sensibili.
Da terzi
Potremmo raccogliere dati personali sull’utente tramite terze parti, tra cui:
- referenze professionali
- informazioni di background fornite o confermate da istituti accademici ed enti di formazione o certificazione
- agenzie di controllo del background e altri titolari di database esterni
- agenzie interinali o agenzie di ricerca e selezione del personale
- fonti pubblicamente disponibili, compresi i social media come LinkedIn o altre informazioni disponibili online (in tale ambito, possiamo contattare qualsiasi connessione reciproca che risulta evidente dalle informazioni pubblicamente disponibili)
In modo automatico
Raccogliamo automaticamente i dati personali dalla pagina "Lavora con noi" del nostro sito. La pagina Lavora con noi può essere consultata e utilizzata per ricercare eventuali posizioni aperte. Per ulteriori dettagli sui dati personali raccolti attraverso i nostri Siti, consultare la nostra Informativa sui cookie.
Utilizzo dei dati personali
Ci avvaliamo di determinate basi giuridiche per il trattamento dei dati personali raccolti ai sensi della presente informativa. Ciò include il principio secondo cui il trattamento è necessario ai fini di interessi commerciali legittimi. Nei casi in cui ci avvaliamo di un interesse commerciale legittimo per il trattamento di tali informazioni, utilizziamo le informazioni personali per perseguire interessi commerciali legittimi che includono:
Registrazione dei visitatori presso i nostri uffici. Per registrare i visitatori nei nostri uffici e gestire gli accordi di non divulgazione che i visitatori potrebbero essere tenuti a firmare, per tutelare gli uffici di Smartsheet e le informazioni riservate da accessi non autorizzati.
Protezione dei diritti legali e gestione di cattive condotte. Per proteggere i dipendenti di Smartsheet e altri soggetti; per impedire l'accesso non autorizzato a Smartsheet e qualora riteniamo necessario investigare, prevenire o intraprendere azioni riguardanti attività illecite, sospette frodi o situazioni che minacciano potenzialmente la sicurezza di qualsiasi persona.
Conformità agli obblighi legali. Rispettare la legge o i procedimenti legali; ad esempio, potremmo divulgare le informazioni in risposta a richieste legittime da parte delle autorità pubbliche, incluso per ottemperare ai requisiti di divulgazione delle autorità di sicurezza nazionale o preposte all’applicazione della legge.
Valutazione delle capacità dell’utente. Per valutare le abilità, le qualifiche e l’idoneità dell’utente per il ruolo per il quale si candida, il ruolo per il quale viene preso in considerazione o altri ruoli rilevanti che sono o saranno vacanti che potrebbero adattarsi all’insieme di abilità dell’utente.
Comunicazione con l’utente. Per comunicare con l’utente in merito al processo di assunzione, alla candidatura per la posizione richiesta e, se del caso, ad altre potenziali posizioni od opportunità presso di noi.
Operazioni aziendali di carattere generale. Ove necessario, per l'amministrazione delle nostre funzioni aziendali, contabili, di archiviazione, assunzione e legali generali.
Nota speciale relativa ai candidati dell'Unione Europea. Per il trattamento di dati personali provenienti dall'Unione Europea, le basi giuridiche pertinenti per tale trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati ((UE) 2016/679) (e delle leggi di implementazione locali degli Stati membri dell'UE) includono: (i) i nostri interessi commerciali legittimi*; (ii) il consenso dell’utente; (iii) la conformità alla legge; e (iv) stabilire, difendere o tutelare i nostri interessi legali. Tali basi non limitano né alterano gli obblighi, i diritti e i requisiti previsti dalle leggi in materia di privacy delle giurisdizioni extra-comunitarie.
*Per i dati personali raccolti all’interno dell'UE, il trattamento rientra nei nostri interessi legittimi, che prevalgono sugli interessi e sui diritti fondamentali dell'utente. Il marketing verso i soggetti interessati nell'UE è eseguito solo con il consenso esplicito.
Condivisione dei dati personali
Ai nostri fornitori di servizi. Usiamo fornitori di servizi terzi per trattare i dati personali dell'utente come supporto nelle operazioni commerciali e tecniche. Smartsheet ha stabilito accordi sul trattamento dei dati con tali fornitori di servizi per limitare il loro uso e accesso ai dati personali per specifiche finalità. Forniscono servizi relativi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, alle prestazioni di servizi per nostro conto e solo in conformità con le nostre istruzioni o alla conformità con i requisiti legali. Per opportunità di tirocinio, potremmo anche utilizzare un fornitore di servizi terzo per facilitare e gestire il rapporto tra l’utente e Smartsheet.
Alle consociate. Potremmo condividere i dati personali dell’utente con le nostre consociate per opportunità di lavoro e posizioni.
Secondo quanto richiesto dalla legge. Rilasciamo informazioni sull’utente se riteniamo sia necessario nel rispetto della legge o di un mandato di comparizione, una procedura di fallimento o un procedimento legale simile. In alcune situazioni, potremmo essere tenuti a divulgare dati personali per ottemperare alle richieste legittime da parte delle autorità pubbliche, compresa l'osservanza dei requisiti di sicurezza nazionale o di applicazione della legge. Per opportunità di tirocinio, potremmo anche essere tenuti a condividere le informazioni personali dell’utente con le istituzioni educative pertinenti per ottemperare la legge e le normative applicabili (comprese le leggi sul lavoro).
Per proteggere i diritti. Potremmo divulgare informazioni riguardanti l'utente, ad esempio il nome e le informazioni di contatto, per far rispettare gli accordi reciproci o per proteggere i diritti e la sicurezza di Smartsheet, dei nostri clienti, dei nostri utenti e del pubblico in generale, o come prova in un contenzioso in cui siamo coinvolti.
Nell’ambito di un’operazione commerciale. Se Smartsheet è coinvolta in fusioni, acquisizioni o vendite delle sue attività, interamente o in parte, le informazioni dell’utente potrebbero essere trasferite a entità acquirenti nell’ambito della transazione (a condizione che informiamo l’acquirente del fatto che è tenuto a utilizzare i dati personali dell’utente esclusivamente per le finalità divulgate nella presente informativa) nonché essere revisionate nell'ambito del riesame della dovuta diligenza per la transazione (ad es., potrebbe essere necessario fornire un elenco di tutti gli account cliente e le cronologie dei pagamenti). Potremmo inoltre divulgare le informazioni personali raccolte e ricevute sull’utente a fornitori, consulenti, commercialisti, avvocati e altri terzi in tutto il mondo nella misura ragionevolmente necessaria per procedere con la negoziazione o portare a termine una fusione, acquisizione, finanziamento, offerta pubblica di titoli, riorganizzazione o vendita delle nostre attività, interamente o in parte.