Politica su viaggi e spese

Al personale Smartsheet (“Personale”) potrebbe occasionalmente essere richiesto di viaggiare per fornire assistenza al Cliente. Smartsheet si impegna a garantire che i dipendenti che viaggiano per affari aziendali lo facciano in modo confortevole, comodo e sicuro. Per garantire coerenza, sono state sviluppate le seguenti linee guida per documentare e chiarire quali sono le spese aziendali consentite che verranno fatturate al Cliente. Smartsheet emetterà la fattura in base ai costi effettivi sostenuti, salvo quanto diversamente specificato di seguito. Smartsheet emetterà la fattura al Cliente e questi pagherà tutte le fatture in conformità al Contratto. Le ricevute saranno fornite su richiesta per gli articoli fatturati al costo effettivo.

Viaggio aereo

Tutti i voli inferiori a 4 ore saranno prenotati in classe economy. I viaggi e i voli di oltre 4 ore delle compagnie aeree internazionali possono essere prenotati in economy plus; Smartsheet fatturerà al Cliente in base ai costi effettivi sostenuti.
Le prenotazioni devono essere effettuate almeno quattordici (14) giorni prima del viaggio per i viaggi nazionali e almeno ventuno (21) giorni prima per i viaggi internazionali, a meno che il Cliente non richieda il viaggio con meno preavviso.
Quando possibile, per ridurre i costi, devono essere prenotati biglietti non rimborsabili e non modificabili.
Se la compagnia aerea addebita una tariffa per il primo bagaglio registrato, tali costi saranno inclusi per il rimborso.

Trasporto via terra

Noleggio auto: il personale noleggerà un’auto mid-size o compact, se non diversamente richiesto dal Cliente. Il personale farà rifornimento di carburante prima del ritorno, per evitare inutili spese di rifornimento. Un’assicurazione per responsabilità civile aggiuntiva non sarà inclusa per i noleggi auto nazionali negli Stati Uniti, ma sarà inclusa per i noleggi di auto internazionali.
Altri trasporti via terra: il rimborso per taxi, treni, metropolitane e autobus è consentito per il trasporto da e per l’aeroporto o la struttura di noleggio auto e/o nei casi in cui non verrà utilizzata un’auto a noleggio. Eventuali mance non devono superare il quindici percento (15%) del costo del viaggio.
Distanza percorsa in miglia: se il Cliente si trova entro duecento (200) miglia (circa 322 km) o tre (3) ore di auto dal posto di lavoro del Personale, quest’ultimo può utilizzare il proprio veicolo per raggiungere il Cliente. Se il Personale usa il proprio veicolo fino all’aeroporto, detrarrà la distanza in miglia dal proprio domicilio al posto di lavoro e includerà la differenza come fatturabile al Cliente. Il Cliente rimborserà le miglia percorse alla tariffa IRS corrente. Per le attuali tariffe di rimborso per le miglia percorse, consultare le tariffe di rimborso delle miglia per veicoli privati al sito www.gsa.gov/mileage.
Parcheggio/Pedaggi: le tariffe di parcheggio e i pedaggi associati agli aeroporti, ai viaggi d’affari o per raggiungere la sede del Cliente sono rimborsabili.

Hotel e alloggi

Il Cliente si impegna a rimborsare a Smartsheet le ragionevoli spese di alloggio, comprese eventuali tariffe o spese di alloggio imposte dalla struttura.
Le fatture dell’hotel devono essere dettagliate e non includere articoli personali.

Pasti

Smartsheet fatturerà al Cliente i costi effettivi sostenuti. Le ricevute per comprovare le spese saranno fornite su richiesta.

Modifiche

Nel caso in cui il Personale dovesse modificare l’organizzazione del viaggio a causa di una richiesta del Cliente, eventuali costi sostenuti da Smartsheet saranno a carico del Cliente. Tali commissioni possono includere, tra l’altro, quanto segue:
Le spese di cancellazione tardiva per l’alloggio devono essere addebitate al Cliente dopo il periodo di rimborso consentito.
Spese per cambi di viaggio in aereo.
Indennità giornaliera aggiuntiva per i pasti per programmazioni prolungate.
Costi aggiuntivi di alloggio per programmazioni prolungate.

Ultimo aggiornamento: 15 dicembre 2022