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Informativa sulla privacy relativa alle Offerte di Smartsheet
Ultimo aggiornamento: 29 maggio 2020
La presente informativa si applica ai dati personali elaborati al momento della registrazione o dell’uso delle Offerte da parte dell’utente.
Condivisione dei dati personali
Integrazioni, comunicazioni, siti Web collegati
ChoicesScelte relative all’uso delle Offerte da parte dell’utente
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Modalità di protezione dei dati personali
Trasferimenti internazionali e Informativa sullo Scudo per la privacy
Modifiche della presente informativa
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Finalità
Contenuto che non rientra nelle finalità. Le nostre Offerte consentono ai clienti di condividere e gestire le informazioni tramite il caricamento e l’invio di "contenuti" che possono essere condivisi, archiviati e consultati tramite le Offerte. La presente informativa non riguarda tali contenuti, inclusi eventuali dati personali presenti all'interno di tali contenuti, né riguarda l'uso di integrazioni di terzi con le Offerte (come discusso più avanti). I clienti controllano la natura del contenuto e sono i responsabili del trattamento dei dati. Siamo un elaboratore di dati per tali contenuti, il che significa che li utilizziamo solo come indicato dai clienti attraverso il loro uso delle Offerte. Possiamo incaricare fornitori di servizi di terzi per il trattamento di tali contenuti per nostro conto o in relazione alla fornitura delle Offerte. Per informazioni relative a tali fornitori di servizi di terze parti, consultare la pagina dedicata agli elaboratori secondari.
Condivisione con altri utenti delle Offerte. Alcune delle caratteristiche e funzionalità delle Offerte implicano la divulgazione dei dati personali dell'utente ad altri utenti delle Offerte; ad esempio, il proprio nome, indirizzo e-mail e immagine del profilo possono essere mostrati quando un utente visualizza le informazioni di condivisione di un “contenitore”, quale un foglio, un report o una dashboard, oppure quando visualizza i dettagli della cronologia su un “contenitore” (ad es., e-mail, accesso/modifiche, data e ora, ecc.) oppure quando accede al profilo all’interno dell’applicazione. I clienti, in qualità di responsabili del trattamento dei dati, controllano la divulgazione dei contenuti con gli altri utenti delle Offerte. Noi, in qualità di elaboratori dei dati, ci atteniamo alle istruzioni dei clienti e dei rispettivi utenti in merito alla modalità di condivisione dei loro contenuti con altri utenti delle Offerte.
Utenti organizzativi. Quando l’utente utilizza le Offerte per conto di un'organizzazione (ad es. del rispettivo datore di lavoro) o in relazione al dominio della propria organizzazione, l’utilizzo è soggetto alle politiche della propria organizzazione in materia all'uso e alla protezione dei dati personali. Per quanto riguarda i dati personali presenti nel contenuto, raccogliamo ed elaboriamo il contenuto per conto dell’organizzazione dell’utente, che rappresenta il responsabile del trattamento dei dati. Pertanto, l'amministratore di sistema dell’organizzazione dell’utente potrebbe avere la possibilità di accedere a qualsiasi contenuto, inclusi i dati personali presenti all'interno del contenuto. Smartsheet non è responsabile della privacy o delle pratiche di sicurezza dei nostri clienti. Potremmo inoltre condividere i dati personali con l’organizzazione dell’utente in merito all’utilizzo delle Offerte da parte dell’utente, e tali dati potrebbero includere dettagli tecnici (ad es. metadati) relativi al contenuto o all'utilizzo delle Offerte da parte dell’utente. In caso di domande sulle modalità di accesso e utilizzo dei dati dell’utente da parte della sua organizzazione, fare riferimento alla politica sulla privacy della propria organizzazione e indirizzare ogni richiesta all'amministratore di sistema della propria organizzazione. Si sottolinea che se si perde l’accesso al proprio account (ad es. a seguito di un cambio di lavoro), l‘utente potrebbe perdere l'accesso ai contenuti associati a tale account.
Dati personali raccolti
Raccogliamo i dati personali direttamente dall’utente, da terzi o da altre fonti disponibili pubblicamente, nonché in modo automatico (fare riferimento alla nostra Informativa sui cookie per maggiori dettagli) in caso di utilizzo delle Offerte da parte dell’utente. Siamo i responsabili del trattamento di tali dati personali. Tali dati personali sono raccolti per le finalità indicate di seguito in "Utilizzo dei dati personali". Se non siamo in grado di raccogliere questi dati, potremmo non essere in grado di introdurre l'utente come cliente o utente organizzativo, né di fornirgli le Offerte. Consultare questa tabella per le categorie di dati personali raccolti.
Utilizzo dei dati personali
Utilizzeremo i dati personali dell’utente solo se vantiamo un fondamento giuridico per farlo, come illustrato da questa tabella. Nello specifico, utilizziamo i dati personali dell’utente su sua istruzione o come segue:
Fornitura delle Offerte. Per fornire e gestire le nostre Offerte, evadere gli ordini e le richieste dell’utente, elaborare i pagamenti o altre transazioni relative alle Offerte, avvisare l’utente in caso di interazioni, anche con altri, attraverso un'Offerta, per la segnalazione e la risoluzione di errori, per eseguire aggiornamenti e manutenzione e per finalità simili. Ciò può includere l'impiego di tecnologie automatizzate e di deep learning, come descritto nel paragrafo Analisi e miglioramento di seguito.
Assistenza clienti. Per comunicare con l'utente sul suo utilizzo delle Offerte, rispondere alle comunicazioni, ai reclami e alle richieste dell'utente, fornire supporto tecnico e per altri scopi di assistenza e supporto clienti.
Personalizzazione. Per adattare i contenuti inviati o mostrati all'utente al fine di offrire servizi su misura in base alla posizione (ad es. impostazione di una lingua predefinita) e personalizzare in altro modo l'esperienza utente durante l'uso delle Offerte.
Identificazione di opportunità di clienti. Per valutare le potenziali opportunità dei clienti in relazione al coinvolgimento di nuovi utenti, al soddisfacimento delle esigenze dei nostri clienti e al miglioramento dell'esperienza di determinati utenti (ad esempio, il coinvolgimento con gruppi di utenti del cliente).
Comunicazioni di marketing. Per bollettini di marketing interni all’applicazione volti a condividere informazioni su offerte speciali, promozioni ed eventi o per contattare in altro modo l’utente in relazione ai prodotti Smartsheet o informazioni che riteniamo potrebbero essere di suo interesse, in conformità con le sue preferenze di marketing.
Analisi e miglioramenti. Per comprendere meglio le modalità di accesso e utilizzo delle Offerte da parte dei nostri utenti, adattare i nostri contenuti e le nostre Offerte alle esigenze e agli interessi degli utenti e per altre finalità di ricerca e analisi (ad esempio, per valutare e migliorare le Offerte e sviluppare prodotti, servizi e funzionalità aggiuntivi). Per tali finalità, possiamo ricorrere a tecnologie automatizzate o di deep learning che potrebbero consentirci di offrire agli utenti suggerimenti predittivi e altre funzionalità (ad esempio, suggerimenti per tipi di colonne o testo).
Protezione dei diritti legali e prevenzione di usi impropri. Per proteggere le Offerte e i nostri diritti (compresi eventuali diritti di proprietà intellettuale) insieme ai diritti degli utenti e di altri soggetti, per impedire l'accesso non autorizzato e altri usi impropri e in ogni caso in cui riteniamo necessario investigare, prevenire o intraprendere azioni riguardanti incidenti di sicurezza potenziali o reali, attività illecite, sospette frodi, situazioni che minacciano potenzialmente la sicurezza di qualsiasi persona, o violazioni dei nostri termini di utilizzo o della presente informativa. Possiamo utilizzare tecnologie automatizzate o deep learning per tali finalità (ad es. per la prevenzione o l’individuazione di frodi).
Conformità agli obblighi legali. Per rispettare la legge, citazioni o altri procedimenti o processi legali; ad esempio, potremmo divulgare le informazioni in risposta a richieste legittime da parte delle autorità pubbliche, incluso per ottemperare alle richieste delle autorità di sicurezza nazionale o preposte all’applicazione della legge.
Operazioni aziendali di carattere generale. Ove necessario, per l'amministrazione delle nostre funzioni aziendali, contabili, di archiviazione e legali generali.
Condivisione dei dati personali
Non venderemo i dati personali dell'utente a terzi né consentiremo a terzi di utilizzare i dati personali forniti per i propri scopi di marketing. Possiamo condividere informazioni sull’utente con il suo consenso, su sua richiesta (anche in caso di utilizzo di Integrazioni o Notifiche), o come segue:
Su istruzione dell’utente. Se l’utente sceglie di utilizzare determinati prodotti e funzionalità, quali l'invio di comunicazioni elettroniche dalle Offerte, incluse, a titolo esemplificativo, notifiche e-mail, richieste di aggiornamento, conferme, segnalazioni o altre funzionalità in-app. Utilizzando tali comunicazioni elettroniche, i dati personali dell'utente (ad es. nome, indirizzo e-mail dell'utente ed eventuali altri dati personali presenti nel contenuto inviato) possono essere condivisi con i destinatari terzi previsti. Noi, in qualità di elaboratori dei dati, ci atteniamo alle istruzioni dei clienti e dei rispettivi utenti in merito alla modalità di condivisione con altri dei contenuti, compresi i dati personali ivi contenuti.
All’organizzazione dell’utente. Se l’utente usa Smartsheet per conto di un'organizzazione (ad es. del proprio datore di lavoro) o in relazione al dominio della propria organizzazione, tale organizzazione può (i) accedere alle informazioni associate all’utilizzo delle Offerte da parte dell’utente, inclusi l'utilizzo e altri dati (ad es. chi ha avuto accesso, ha condiviso, modificato, creato, alterato o eliminato il contenuto) e ai contenuti delle comunicazioni e dei file associati al proprio account; (ii) controllare e amministrare l’account dell’utente, incluso il controllo delle impostazioni relative alla privacy (ad esempio, le impostazioni del profilo in-app, incluse le scelte relative alla visualizzazione di un'immagine del profilo); e (iii) accedere e controllare i contenuti (come indicato in precedenza, i contenuti non rientrano nell'ambito della presente informativa).
Ai rivenditori. Qualora l'utente si iscriva a determinati prodotti o servizi (come, ad esempio, una prova gratuita) e risieda al di fuori degli Stati Uniti, potremmo condividerne i dati personali con un rivenditore Smartsheet affinché possa contattarlo in merito alle nostre Offerte. Divulgheremo la condivisione dei dati personali dell’utente con i rivenditori e, ove richiesto dalla legge, otterremo il suo consenso o gli consentiremo di opporsi a tale condivisione. Se l'utente acquista le Offerte tramite un rivenditore (indipendentemente dalla località), potremmo condividere determinate informazioni sul suo account e sul suo utilizzo delle funzionalità con il rivenditore (o con la rispettiva consociata) in virtù della loro relazione. I rivenditori sono titolari indipendenti del trattamento dei dati personali dell’utente.
Gestori di servizi di pagamento. Se l'utente utilizza una terza parte per facilitare i propri obblighi di pagamento, condivideremo alcune informazioni sull'utilizzo e sulla fatturazione relative all’account con tali terze parti per scopi di fatturazione e amministrazione aziendale. I gestori di servizi di pagamento sono titolari indipendenti del trattamento dei dati personali dell’utente.
Ai nostri fornitori di servizi. Usiamo fornitori di servizi terzi per trattare i dati personali dell'utente come supporto nelle operazioni commerciali e tecniche. Smartsheet ha stabilito accordi sul trattamento dei dati con tali fornitori di servizi per limitare il loro uso e accesso ai dati personali per specifiche finalità. Tali soggetti forniscono servizi relativi, ad esempio, alla gestione del rapporto con il cliente, alla comunicazione, all’individuazione e alla prevenzione di frodi, alla fatturazione, all’assistenza clienti, a Internet e connettività, marketing, sicurezza, formazione ed esperienza utente.
Ai gestori di infrastrutture. Ricorriamo a terzi per alcune delle infrastrutture usate per ospitare i dati personali trattati, inclusi i fornitori di cloud. Smartsheet ha stabilito accordi sul trattamento dei dati con tali fornitori di servizi per limitare il loro uso e accesso ai dati personali per specifiche finalità.
Alle consociate. Se l’utente acquista uno dei servizi delle nostre consociate tramite Smartsheet, potremmo condividere i suoi dati personali con la consociata in questione al fine di effettuare la fornitura e l'assistenza per l’account dell’utente.
In transazioni che coinvolgono terzi. Possiamo rendere disponibili servizi, software e contenuti forniti da terzi per l'uso su o tramite le Offerte; se l’utente interagisce con un fornitore terzo di tali funzionalità, verrà informato o altrimenti reso consapevole della condivisione di eventuali dati personali in relazione a queste transazioni con i terzi interessati.
Secondo quanto richiesto dalla legge. Potremmo divulgare i dati personali dell’utente se lo riteniamo necessario nel rispetto della legge o di un mandato di comparizione, una procedura di fallimento o un procedimento legale simile.
Per proteggere i diritti. Potremmo divulgare i dati personali dell'utente, ad esempio il nome, i dati di contatto e le informazioni di fatturazione, per far rispettare gli accordi reciproci o per proteggere i diritti e la sicurezza di Smartsheet, dei nostri clienti, dei nostri utenti e del pubblico in generale, o come prova in un contenzioso in cui siamo coinvolti.
Come informazioni aggregate e rese anonime. Potremmo condividere informazioni aggregate o anonime sull’utente con i nostri fornitori di servizi terzi per scopi aziendali interni che possono includere marketing, pubblicità, ricerca o finalità simili.
Nell’ambito di un’operazione commerciale. Se Smartsheet è coinvolta in estinzioni, riorganizzazioni, finanziamenti, offerte pubbliche di titoli, fusioni, acquisizioni o vendite delle sue attività, interamente o in parte, le informazioni dell’utente potrebbero essere trasferite a fornitori, consulenti, commercialisti, avvocati, entità acquirenti o altre terze parti nell’ambito della transazione (a condizione che informiamo tali soggetti che devono utilizzare i dati personali esclusivamente per le finalità divulgate nella presente informativa) nonché essere revisionate nell'ambito del riesame della dovuta diligenza per la transazione (ad es., potrebbe essere necessario fornire un elenco di tutti gli account cliente e le cronologie dei pagamenti).
Integrazioni, comunicazioni, moduli, siti Web collegati
Integrazioni. Le nostre Offerte potrebbero fornire l'accesso tramite connettori e integrazioni ("Integrazioni") agli account dell'utente presso terzi come Tableau, Slack o Facebook. Le integrazioni possono essere utilizzate per estrarre e/o inviare informazioni da e verso le Offerte, nonché per consentire ai terzi in questione di ricevere notifiche dalle Offerte, come gli aggiornamenti dei fogli. Qualsiasi informazione che l'utente autorizza a trasferire dalle Offerte in un'integrazione è regolata dall'informativa sulla privacy dei suddetti terzi e non dal presente documento. Invitiamo l'utente a leggere attentamente l'informativa sulla privacy di qualsiasi terzo da egli autorizzato a ricevere informazioni dalle Offerte.
Invio di comunicazioni. Le nostre Offerte consentono all’utente di inviare notifiche (ad es. richieste di aggiornamento) ad altri tramite e-mail, SMS e altre piattaforme di messaggistica di terzi (ad es. Slack, Facebook Messenger e Microsoft Teams). L’utente può aggiornare le proprie preferenze in merito all’invio delle notifiche attraverso le impostazioni personali delle Offerte. Qualsiasi informazione per cui l'utente autorizza il trasferimento dalle Offerte è regolata dall'informativa sulla privacy dei suddetti terzi e non dal presente documento. Invitiamo l'utente a leggere attentamente l'informativa sulla privacy di qualsiasi terzo da egli autorizzato a ricevere informazioni dalle Offerte.
Moduli. Le nostre offerte includono una funzione che consente agli utenti di pubblicare moduli online che permettono alle persone di inviare dati alle Offerte. Sebbene i dati contenuti e forniti da un individuo rientrino nella categoria di "contenuto", che non rientra nell'ambito della presente informativa, Smartsheet può raccogliere i dati di utilizzo (ad es. indirizzo IP, data e ora di invio, tipo di browser, ecc.) che potrebbero essere considerati dati personali, per analisi e miglioramenti, protezione dei diritti legali e prevenzione degli usi impropri, nonché per ottemperare agli obblighi legali, come ulteriormente indicato in "Utilizzo dei dati personali".
Link ad altri siti Web. Le nostre Offerte includono funzionalità che consentono all’utente di collegarsi ad altri siti Web con pratiche sulla privacy che potrebbero differire dalle nostre. Qualsiasi informazione inviata a un sito Web non appartenente a Smartsheet o ad alcuna delle sue consociate è regolata dalle informative sulla privacy di quel sito, non dal presente documento.
Applicazione mobile, dati di geolocalizzazione
Se l’utente sceglie di scaricare determinate Offerte, ad esempio, l'applicazione mobile Smartsheet ("app mobile"), potremmo ricevere ulteriori dati personali dal suo dispositivo mobile, in base alle sue preferenze. L'app mobile potrebbe avere accesso alla fotocamera del dispositivo o alla sua posizione geografica a seconda delle funzionalità attivate nelle Offerte. Tramite le impostazioni del proprio dispositivo, l’utente ha la possibilità di configurare a quale funzionalità (ad es. la fotocamera del dispositivo o la posizione del cellulare) consentire l’accesso da parte dell'app mobile, permettendoci l’accesso a tali informazioni solo su sua richiesta. L'app mobile può inoltre raccogliere informazioni relative al suo utilizzo dell'app mobile (ad es. identificazione del dispositivo, credenziali di accesso, lingua e fuso orario); informazioni sugli eventi del dispositivo (ad es. arresti anomali, attività del sistema e impostazioni hardware) e informazioni sulla sua interazione con l'app mobile, che potremmo utilizzare per fornire e migliorare l'app mobile. Se l’utente utilizza le Offerte per conto di un'organizzazione, le informazioni ottenute dall'app mobile potrebbero essere accessibili alla sua organizzazione. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dell'app mobile, consultare il Contratto di licenza per l'utente finale mobile.
Scelte relative all’uso delle Offerte da parte dell’utente
Oltre ai “Diritti dell’utente” descritti qui, in relazione all’uso delle Offerte l’utente può vantare le seguenti scelte:
Chiusura dell’account. Se si desidera chiudere il proprio account, è possibile farlo effettuando l'accesso e utilizzando le impostazioni di amministrazione dell'account o inviando questo modulo. Se l’utente ha utilizzato le Offerte per conto della sua organizzazione o in relazione al dominio della sua organizzazione, qualsiasi informazione condivisa nelle Offerte continuerà a essere accessibile all'amministratore di sistema della rispettiva organizzazione. Se l’utente condivide contenuti o informazioni attraverso le nostre Offerte con altri utenti, queste potrebbero continuare a essere accessibili a tali utenti.
Correzione del proprio account. Se l’utente non utilizza le Offerte per conto della propria organizzazione, può accedere e utilizzare le impostazioni di amministrazione dell'account o inviare questo modulo per accedere o aggiornare le informazioni del profilo dell'account. Se non ha effettuato l'accesso come utente aziendale, è possibile accedere e utilizzare le impostazioni di amministrazione dell’account o contattare un amministratore dell'account per accedere o aggiornare le informazioni del profilo dell'account. In caso di domande sulla presentazione della revoca del consenso fornito, compilare questo modulo.