Clear Digital utilizza Smartsheet per aumentare la fiducia dei clienti attraverso un monitoraggio semplice di progetti digitali e di siti web

Clear Digital è un'agenzia creativa digitale full-service che offre servizi di marketing e pubblicitari ed esperienze di branding ad aziende B2B e altri clienti. Con un tasso di fidelizzazione dei clienti del 90%, Clear Digital è un'azienda specializzata in web design, sviluppo web personalizzato, progettazione UX/UI, integrazione di tecnologie, strategia del brand, comunicazione del brand e servizi correlati all'identità visiva. Offre esperienze di branding efficaci e significative attraverso una metodologia studiata appositamente per fornire risultati.

Clear Digital è nata 26 anni fa e da quasi un decennio fa affidamento su Smartsheet per il monitoraggio dei propri progetti. 

"Siamo cresciuti molto in 26 anni e questa crescita ci ha insegnato che per raggiungere il successo è necessario avere gli strumenti giusti", afferma Annie Raygoza, Director of Client Services presso Clear Digital. "Smartsheet ci rende più efficienti e ci aiuta a dimostrare ai clienti che abbiamo i loro progetti sotto controllo."

"In passato, Clear Digital si è trovata in difficoltà a causa di un approccio frammentato alla gestione dei progetti, poiché per monitorare i progressi si avvaleva di un insieme di e-mail e fogli di calcolo. Ogni team aveva il proprio sistema, il che comportava incoerenze e inefficienze", afferma Raygoza. "Quando i processi non sono coerenti, ai vari clienti non viene offerta la stessa esperienza. Dobbiamo garantire un'esperienza fluida ai clienti, e per farlo è necessario anche disporre di strumenti e processi coerenti".

Automatizzazione e centralizzazione della gestione dei progetti con Smartsheet 

Dopo aver scelto Smartsheet, Clear Digital ha iniziato a utilizzarlo per monitorare ogni attività, dai progetti di sviluppo web personalizzato più consistenti ai progetti video di piccole dimensioni. L'azienda usa i modelli di Smartsheet Control Center per creare nuovi progetti e gestirli dall'inizio alla fine. Clear Digital si avvale di Smartsheet anche per gestire il budget e il marketing per conferenze e altre iniziative, nonché per riunioni ed eventi interni.

I team creativi di Clear Digital sfruttano questo strumento per tenere traccia delle milestone e delle scadenze chiave dei progetti. "Smartsheet ci aiuta a capire quali sono le nostre responsabilità, in modo che i team creativi sappiano che non possono iniziare un'attività fino a quando non viene completata la milestone precedente", afferma Raygoza. Inoltre, i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet comunicano ai leader creativi e ai project manager le date di scadenza e i passaggi successivi. "L'ultima cosa che vogliamo è che un cliente si chieda perché un progetto è in ritardo", afferma Raygoza. "Dobbiamo rimanere al passo con le scadenze, e i flussi di lavoro automatizzati ci aiutano a farlo."

Raygoza e altri dipendenti del team del servizio clienti utilizzano le dashboard di Smartsheet anche per ottenere panoramiche istantanee dei progetti in corso e determinare rapidamente se le scadenze chiave rischiano di non essere rispettate e se è necessario intraprendere azioni correttive. "Le dashboard ci offrono un modo rapido per capire a che punto si trova ogni progetto durante le nostre riunioni settimanali e stabilire se abbiamo bisogno di affrontare eventuali problemi", spiega Raygoza.

Monitoraggio di oltre 20 progetti ogni giorno

Smartsheet aiuta Clear Digital a semplificare la gestione di oltre 20 progetti alla volta, fornendo uno strumento consolidato per i team creativi e quelli dedicati al servizio clienti, al marketing e allo sviluppo. "I progetti sono costituiti da molti aspetti dinamici, tra cui progettazione, sviluppo, scoperta, scrittura, registrazione di video e attività strategiche", afferma Raygoza. "Mantenere i team allineati e consapevoli delle scadenze è essenziale, poiché tutte le attività sono interdipendenti. Smartsheet consente di avere tutto sotto controllo da un'unica piattaforma, offrendoci visibilità in tempo reale sull'avanzamento dei progetti e assicurandoci che nulla venga lasciato al caso. Questa trasparenza ci permette non solo di mantenere il nostro team in carreggiata, ma anche di creare un rapporto di fiducia con i clienti, che possono vedere esattamente a che punto sono i progetti e avere la certezza che questi ultimi procedono senza intoppi."

Avendo una panoramica in tempo reale di ogni progetto, Clear Digital può agire in modo più proattivo. 

"Una gestione efficace dei progetti consiste nel prevenire i problemi prima che si aggravino. Smartsheet ci aiuta a farlo segnalando tempestivamente i potenziali rischi, che si tratti di una risposta fornita in ritardo o di un'attività incompleta", dichiara Raygoza. "Questo ci consente di comunicare in modo proattivo con i clienti e di delineare un piano d'azione chiaro se qualcosa rischia di sfuggirci."

Fidelizzazione dei clienti garantita  

Utilizzando Smartsheet, Clear Digital ha una visibilità completa sulle milestone, sulle risorse e sui contatti chiave dei progetti. "Con Smartsheet, abbiamo visibilità su ogni progetto dall'inizio alla fine", afferma Raygoza. "In questo modo riusciamo a utilizzare con coerenza gli strumenti e i processi di cui abbiamo bisogno per garantire la responsabilità nei confronti dei nostri clienti." Ad esempio, durante le riunioni settimanali con questi ultimi, i project manager di Clear Digital possono condividere scadenze e aggiornamenti su Smartsheet per mostrare lo stato più recente ed eventuali ostacoli o problemi che potrebbero impedire il completamento di un progetto in tempo. Inoltre, i clienti hanno la possibilità di interagire con Smartsheet per visualizzare aggiornamenti di stato o dashboard. "Con Smartsheet, sia noi che i clienti sappiamo sempre a che punto sono i progetti", continua Raygoza. "Dobbiamo evitare sorprese durante gli aggiornamenti sui progetti: Smartsheet ci aiuta a prevenire questi inconvenienti fornendoci informazioni in tempo reale."

Inoltre, l'azienda è in possesso di dati di progetto più accurati e aggiornati, il che aumenta la fiducia dei clienti. "Dati più accurati significano maggiore fiducia da parte dei clienti, aspetto molto importante per la loro fidelizzazione", afferma Raygoza. "Dobbiamo assicurarci che i nostri clienti tornino da noi. Abbiamo un tasso di fidelizzazione del 90%, percentuale che probabilmente sarebbe molto più bassa se non avessimo uno strumento come Smartsheet. Nel nostro settore, non è sempre semplice garantire la soddisfazione dei clienti. Smartsheet viene in nostro aiuto in questo senso."

Avere processi di gestione dei progetti e comunicazione con i clienti semplificati è fondamentale anche perché tutti i progetti di Clear Digital prevedono ore fatturabili e dipendono fortemente dalle milestone. "Risparmiare tempo e rispettare le scadenze è molto importante quando si ha un approccio di questo tipo alla fatturazione, perché non vogliamo sforare il budget dei clienti e compromettere le relazioni solide che abbiamo con loro", spiega Raygoza.

50% di efficienza in più per i project manager 

Grazie a una migliore visibilità e uno strumento consolidato per la gestione dei progetti, Clear Digital risparmia tempo nell'inserimento manuale dei dati e può concentrarsi sul lavoro diretto con i clienti. 

"Con Smartsheet la nostra efficienza è aumentata almeno del 40-50%, perché questo strumento ci aiuta ad automatizzare ogni giorno molti dei lavori di programmazione e sviluppo dei progetti che in passato svolgevamo manualmente", afferma Raygoza. "Di conseguenza, possiamo gestire i nostri account in modo più strategico e dedicare maggiore attenzione ai clienti, invece di concentrarci eccessivamente sui dettagli dei progetti."

Grazie al tempo risparmiato, i project manager di Clear Digital possono occuparsi di un maggior numero di progetti e lavorare allo sviluppo di nuovi account. "Smartsheet è cresciuto con noi nel corso degli anni, quindi ora siamo in grado di gestire anche progetti più ampi e complessi, con budget più sostanziosi", conclude Raygoza. 

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