Il Gruppo Foxtel riunisce i vari marchi in un'unica organizzazione, aumentando la visibilità e unificando il processo decisionale

Gli australiani che vogliono rilassarsi con un bel film o vedere un notiziario possono contare sul Gruppo Foxtel. Dai canali live alle librerie on-demand, dalle notizie allo sport, su Foxtel e i brand di streaming quali Kayo, Binge e Flash. Con 4,5 milioni di abbonati, è una delle più grandi aziende mediatiche australiane.

Settori diversi, culture divergenti

Ma la gestione del Gruppo Foxtel non è sempre stata unificata. Diversi anni fa, il Gruppo operava attraverso aziende distinte e separate, quali Foxtel, Streamotion (prodotti di streaming come Kayo, Binge e Flash) e Foxtel Media. Quando l'azienda ha deciso di riunire tutti i marchi in un solo gruppo, ha dovuto affrontare varie difficoltà nel tentativo di unire le operazioni. "Mentre alcune aziende avevano una propria cultura consolidata, altre operavano in un ambiente di produzione più creativo e dinamico", spiega Mike Nicholls, Group Director of Portfolio Management del Gruppo Foxtel. "Queste diverse entità avevano modi di lavorare e metodologie distinti, quindi fondere le loro operazioni è stato piuttosto impegnativo e ha richiesto un importante processo di gestione del cambiamento". Le aziende avevano anche strutture di governance distinte: mentre alcune avevano finanziamenti specifici per progetto, altre si basavano su roadmap di prodotto. Ciò ha comportato tipologie di reporting distinte.

Inoltre, le aziende utilizzavano software di gestione dei progetti differenti. "A un certo punto, nell'organizzazione si utilizzavano 30 o 40 strumenti diversi per la gestione dei progetti e dei portfolio. Ciò rendeva difficile raccogliere le informazioni, tenere traccia dei progressi e generare report efficaci, con conseguenti dati duplicati e moltissime rielaborazioni", aggiunge Nicholls.

Le complessità della produzione multimediale

Infine, a causa dell'elevata complessità dei progetti, il Gruppo Foxtel necessitava di semplificare il più possibile i processi. "Il business della televisione e della produzione multimediale è strettamente legato alla tecnologia e alla logistica", afferma Nicholls. 

"Immaginate di avere 45 eventi sportivi da gestire in un unico fine settimana, con troupe in trasferta in varie località. Ciò richiede tantissime risorse di logistica, connettività e networking". 

In più, all'interno di ogni azienda, il Gruppo Foxtel ha vari reparti e stakeholder esterni che necessitano di lavorare a stretto contatto gli uni con gli altri. Nicholls continua: "Abbiamo team diversi per il marketing, il prodotto, la fatturazione, l'assistenza clienti, la gestione dell'infrastruttura, e così via. Per di più, dobbiamo destreggiarci tra molti partner, fornitori e sedi diverse. Questo crea tantissime inter-dipendenze tra i team interni e quelli esterni."

Pertanto, il Gruppo Foxtel ha seguito un approccio cauto nel reperimento della soluzione giusta per unificare le attività e i vari team. "Ci serviva una gestione completa dei portfolio e Smartsheet ci ha fornito una soluzione automatizzata basata su modelli, che ci ha facilitato i compiti di accettazione degli ordini, approvazione dei finanziamenti e monitoraggio delle consegne dei progetti", ricorda Nicholls. Inoltre, grazie a Smartsheet, il Gruppo Foxtel ha potuto monitorare correttamente tutte le approvazioni, gli audit e le modifiche. Altri requisiti chiave erano comunicazioni, reportistica e capacità di coinvolgimento stakeholder senza soluzione di continuità. "Uno dei maggiori vantaggi di Smartsheet è la sua capacità di creare dashboard facili da utilizzare per gli stakeholder dell'azienda e i vari team di consegna dei progetti. Ciò consente a dirigenti, project manager e tecnici di tenere traccia facilmente dei diversi elementi del lavoro in tempo reale", afferma Nicholls.

Un partner solidale e accomodante

Dopo aver scelto Smartsheet come soluzione per unificare processi e portfolio, il Gruppo Foxtel ha iniziato a pianificarne l'implementazione. Ha contattato il team Smartsheet per richiedere assistenza. "Volevamo essere operativi in meno di otto settimane e abbiamo lanciato la sfida al team di Smartsheet. Si sono rimboccati le maniche, hanno accettato la sfida e, devo ammetterlo, ci sono riusciti!", continua Nicholls. In una serie di sprint iterativi, il Gruppo Foxtel ha sviluppato i fogli e le strutture principali. 

"Era importante impostare tutto correttamente fin dall'inizio e, con il supporto e la collaborazione del team di Smartsheet, è stato un enorme successo. Lavorare a stretto contatto con il team Smartsheet per creare insieme una soluzione è stato di grande aiuto nel definire l'approccio migliore in base all'azienda."

In men che non si dica, il Gruppo Foxtel ha iniziato a usare Smartsheet per la gestione dei progetti e dei portfolio. Ogni business unit o portfolio ha il suo spazio dedicato e ciò consente a ciascun gruppo di gestire efficacemente il proprio programma. Ad esempio, il team di marketing può collaborare a un singolo progetto, mentre il business di streaming può avere programmi dedicati per ogni servizio di streaming. "Ogni portfolio ha la propria dashboard, il che ci consente di immergerci nei progetti con un singolo clic. Integra anche aspetti di governance, come la gestione delle risorse, le approvazioni finanziarie e il monitoraggio degli investimenti, il tutto in un unico portfolio", afferma Nicholls. I team tecnologici continuano a gestire i progetti con il software di gestione Jira, ma ogni attività viene riprodotta in Smartsheet, in modo che l'azienda possa avere sia un quadro generale che una panoramica su tutti i dettagli, dall'inizio alla fine.

Super utenti a rapporto

Per supportare l'adozione a tutti i livelli, il Gruppo Foxtel ha lanciato un'iniziativa di gestione del cambiamento e ha definito un modo unificato di lavorare all'interno dell'organizzazione. Inoltre, l'azienda ha formato dei "super utenti" chiave in ogni business unit, esperti di Smartsheet, per aiutare i vari team nell'utilizzo della piattaforma. "Abbiamo dato ai nostri super utenti l'autorità di decidere come volevano utilizzare la piattaforma, pur aderendo alla nostra metodologia di base, come le revisioni aziendali trimestrali e il monitoraggio basato sul valore", aggiunge Nicholls. Per concludere, l'azienda ha formato estensivamente i dipendenti per aiutarli a utilizzare la soluzione in modo efficace.

L'intero team del Gruppo Foxtel ha adottato il nuovo strumento senza problemi. "Tutti hanno trovato Smartsheet un'ottima soluzione. Hanno iniziato da subito a creare le proprie visualizzazioni e a personalizzare le proprie configurazioni. Nel complesso, Smartsheet è molto più facile da utilizzare rispetto ai sistemi che adottavamo in precedenza", osserva Nicholls.

Una piattaforma flessibile e coinvolgente

Per Nicholls, uno dei maggiori vantaggi di Smartsheet è la flessibilità. Le visualizzazioni e le dashboard Smartsheet possono essere facilmente condivise con i team giusti e con utenti esterni. Inolte, è possibile personalizzarle per vari utilizzi, quali incontri veloci tra i membri dei vari team, revisioni trimestrali del portfolio o comitati direttivi. "Le configurazioni di Smartsheet sono semplici da modellare. Se, ad esempio, decidiamo di dividere i nostri team di trasmissione o di creare una nuova divisione, possiamo modificare facilmente la struttura del portfolio in Smartsheet", afferma Nicholls.

Secondo Nicholls, Smartsheet fornisce informazioni in modo ancora più convincente. "Abbiamo aumentato il coinvolgimento all'interno del team, grazie al modo in cui comunichiamo i dati. 

Al posto di report prolissi e noiosi, utilizziamo roadmap di prodotto in tempo reale, che le persone trovano più coinvolgenti. È tutto connesso, aggiornato in tempo reale, e completamente condivisibile. Non abbiamo più bisogno di riconfezionare le varie informazioni per un pubblico specifico. Presentiamo sempre tutto in modo accattivante. Ciò ha avuto un enorme impatto sull'allineamento a tutti i livelli e ha cambiato il nostro modo di lavorare."

Processo decisionale più chiaro

Grazie a informazioni ben strutturate, accessibili e centralizzate, l'intera organizzazione ha acquisito una visione d'insieme dei suoi portfolio. "La dirigenza ha piena visione dei progressi che facciamo", osserva Nicholls. "I membri dell'azienda riconoscono i vantaggi di avere tutto in un unico posto. Ad esempio, il team finanziario può vedere più chiaramente come vengono spesi tutti gli investimenti." Questa visibilità ha anche dato a vari team la possibilità di dimostrare il proprio valore.

Una maggiore trasparenza consente inoltre al Gruppo Foxtel di prendere decisioni basate sui dati. "Smartsheet facilita realmente il processo decisionale", afferma Nicholls. Invece di documenti che circolano in tutta l'azienda, arrivano tutti preparati con tutte le informazioni necessarie alle riunioni trimestrali. Nicholls aggiunge: "Questo rende la definizione delle priorità e la pianificazione delle risorse molto più efficaci, e vogliamo basarci proprio su questi aspetti in futuro".

Un team unito e determinato

Il Gruppo Foxtel ha raggiunto il suo obiettivo finale: riunire i vari team. 

"Grazie a Smartsheet, stiamo assistendo a un maggiore coinvolgimento tra i vari team relativi a marketing, progetti e prodotti, per menzionarne alcuni", aggiunge Nicholls. "Questo facilita ulteriormente il processo decisionale, ed è stato incredibilmente gratificante vedere i team finalmente uniti".

Guardando al futuro, il Gruppo Foxtel ha intenzione di continuare a focalizzarsi sull'automazione per trovare ulteriori aree di miglioramento. "Abbiamo intrapreso questo viaggio solo da un anno e c'è ancora molto da fare, ma per ora sta funzionando benissimo", conclude Nicholls. "Smartsheet ha dato un impulso davvero significativo e siamo entusiasti di continuare a evolverci e adattarci."