FOX Sports supporta la trasmissione continuativa di eventi con Smartsheet

FOX Sports, la divisione di programmazione sportiva di Fox Corporation, trasmette contenuti sportivi televisivi, digitali e radiofonici in grado di raggiungere oltre 100 milioni di spettatori in un solo fine settimana. L’azienda trasmette eventi sportivi per campionati molto seguiti come la National Football League, la Major League Baseball, la National Basketball Association, la NASCAR e il calcio e il basket NCAA.

Il team di gestione dei progetti dell’azienda è responsabile di aiutare diverse divisioni di FOX Sports a progettare e costruire infrastrutture di trasmissione, tra cui palchi, spettacoli giornalieri, riorganizzare aree di lavoro, modificare zone di contenuto, highlight, Coppa del Mondo FIFA e sale di controllo audio/video per la copertura di eventi live a supporto dell’archiviazione di contenuti digitali. “Se i team di progetto hanno bisogno di un drone/telecamera per filmare una partita, di attrezzature e sistemi per i camion multimediali per la trasmissione da dietro gli stadi, o di un feed televisivo in diretta in diversi stadi, contribuiamo ad assicurare che tutto sia impostato correttamente per il team operativo prima di ogni evento”, afferma Jessica Nguyen, Direttrice del Project Management di FOX Sports. In qualsiasi momento, i project manager monitorano portafogli di oltre 40 progetti logistici dall’inizio alla fine usando Smartsheet. 

“Smartsheet centralizza tutte le informazioni sui nostri progetti, in modo da poter tenere traccia di tutte le informazioni chiave del progetto senza problemi e consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget, per garantire che tutto sia pronto per l’inizio dell’evento”, afferma Nguyen.

Consolidamento delle applicazioni

FOX Sports inizialmente si affidava a diversi strumenti per ottenere, monitorare e presentare le informazioni sul progetto. Non esisteva un modo semplice per estrarre i dati da diverse piattaforme, tra cui Microsoft Project, Microsoft SharePoint, Microsoft Excel, Atlassian Jira e Confluence. ”Era così penoso e dispendioso in termini di tempo, e i costi per le licenze necessarie per gestire i nostri progetti erano elevati. Per decenni avevo visto sfide simili nelle aziende in cui avevo lavorato”, afferma Nguyen. “In genere inviavamo e-mail a tutti i diversi team per ottenere le informazioni più recenti sul progetto, il che rendeva difficile conoscere le timeline esatte del progetto, perché stavamo aspettando risposte via e-mail con i dati giusti. Non avevamo un modo unificato per ottenere una panoramica delle informazioni di progetto di alto livello, tra cui programmazioni, budget, stato e problemi e attività aperti.“

Business centralizzato 

Nguyen ha scoperto Smartsheet dopo che il nuovo Senior Vice President del team Systems & Technology le ha chiesto di trovare una soluzione integrata per la gestione dei progetti perché non gli piacevano le soluzioni usate allora da altri team di FOX. “Quando ho visto tutto quello che Smartsheet poteva fare, mi ha aperto gli occhi”, racconta. Nguyen e il suo team hanno creato modelli in Smartsheet Control Center per automatizzare la creazione di progetti e la gestione di dati quali documenti di ambito, programmazioni, budget, budget BOM, elenchi di attrezzature, registri di progettazione, registri RAID e collegamenti al centro documenti. “È davvero facile copiare i modelli da un progetto all’altro e mettere a punto le cose secondo necessità”, afferma Nguyen. “Poiché Smartsheet non richiede molte competenze tecniche, è stato facile per noi iniziare subito.”

Oltre a gestire i progetti dall’inizio alla fine, FOX Sports usa Smartsheet per la pianificazione del capitale, un processo annuale di approvazione dei budget per nuovi progetti per ogni anno fiscale da parte dell’azienda. Come parte di questo processo, l’organizzazione utilizza Smartsheet Dynamic View per i clienti interni per aggiungere richieste di progetto. “Smartsheet ci aiuta a sveltire la pianificazione del capitale, che ci semplifica la presentazione annuale dei piani di budget al team finanziario aziendale”, afferma Nguyen. FOX Sports ha inoltre integrato Smartsheet con ServiceNow per monitorare l’inventario hardware, e con Coupa per l’automazione degli acquisti. FOX Sports tiene traccia anche dei contratti di assistenza per hardware e software in Smartsheet, e l’azienda usa Smartsheet per gestire il processo di assunzione di lavoratori temporanei per assistere i progetti di produzione negli Stati Uniti dal team Assignment Desks. “Stiamo lavorando anche sull’integrazione di Workday”, afferma Nguyen. “In questo modo si riducono enormemente le ore impiegate dai nostri project manager per riconciliare manualmente ogni fattura, tra gli elenchi delle apparecchiature Smartsheet e i pagamenti effettivi nel sistema finanziario aziendale.”

I project manager e i team dirigenziali di FOX Sports utilizzano le dashboard per ottenere visualizzazioni istantanee di ogni progetto. “Chiunque può accedere a una dashboard in Smartsheet per vedere lo stato attuale di ogni progetto, con informazioni aggiornate su programmazione, budget e ordini di attrezzature”, afferma Nguyen. “I nostri vertici aziendali possono vedere tutti i dati e gli elementi di azione per un progetto in una dashboard, il che li aiuta a prendere decisioni aziendali più informate.”

Monitoraggio del portafoglio semplificato

Oggi, Fox Sports usa Smartsheet per riepilogare i dati dei portafogli tra Los Angeles e Charlotte (North Carolina) e aumentare la visibilità granulare fino al livello del progetto collegando i dati di tutti gli oltre 60 progetti. “Recentemente abbiamo implementato la stessa soluzione per il Big Ten Network (BTN) a Chicago, che ha richiesto solo poche settimane. Hanno 18 progetti in portafoglio quest’anno fiscale,” afferma Nguyen. L’aggregazione automatica dei dati e le dashboard centralizzate semplificano il monitoraggio dello stato di salute del portafoglio. “Avere tutti i progetti in un’unica soluzione e avere la possibilità di collegarli tra loro ci consente di pubblicare qualsiasi dashboard e/o report in base alle esigenze di ciascun team”, afferma Nguyen. “Smartsheet è uno strumento molto solido per le nostre esigenze. È semplice da imparare, facile da usare e può essere implementato in poche settimane.”

Semplificazione del monitoraggio del budget e risparmio di denaro

Grazie a Smartsheet, FOX Sports ha centralizzato i dati dei progetti. “In passato, non avevamo modo di collegare tutti i nostri progetti tra loro. Ora, in Smartsheet, basta cliccare su un’icona e visualizzare tutto ciò che riguarda un singolo progetto o tutti i progetti contemporaneamente”, afferma Nguyen. Di conseguenza, i project manager e i vertici aziendali possono visualizzare i riepiloghi dei budget del progetto in tutte le fasi del flusso di lavoro. 

“Possiamo facilmente tracciare ogni centesimo che spendiamo in Smartsheet, inclusi hardware, software, servizi professionali, cavi, manodopera per l’installazione dei sistemi, ecc.” Afferma Nguyen. “Possiamo vedere quanto ci siamo impegnati in un progetto, quale sia il costo stimato e il budget effettivo che ci rimane da utilizzare. Questo ci aiuta effettivamente a risparmiare denaro in alcune aree, perché ora possiamo monitorare i nostri budget in modo più accurato.”

Risparmio di tempo grazie all’eliminazione del lavoro manuale 

I project manager di FOX Sports hanno eliminato il lungo lavoro di scambio di corrispondenza con i reparti interni, sfruttando i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet. 

“Ora non dobbiamo più inviare e-mail o eseguire manualmente il nostro lavoro: Smartsheet automatizza tutto e invia notifiche alle persone giuste. In tal modo, siamo molto più efficienti e risparmiamo molto tempo”, afferma Nguyen. “Il processo di ordinazione è stato completamente automatizzato di recente. Ciò consente di risparmiare molto tempo sul piano amministrativo per il nostro team.”

FOX Sports continua a valutare l’adozione di funzionalità aggiuntive di Smartsheet per aumentare l’efficienza. “Non so come potremmo completare i nostri progetti se non avessimo Smartsheet”, ci dice Nguyen. “Questo strumento fa così tante cose! E semplifica la gestione di ogni singolo progetto su cui lavoriamo ogni giorno.”
 

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