Infosys usa Smartsheet per promuovere l’efficienza e migliorare i tassi di successo per progetti di consulenza e implementazione a livello globale

Infosys, leader globale nei servizi di consulenza e tecnologia dell’informazione, ha costruito la propria reputazione sull’offerta di programmi di trasformazione complessi su larga scala per clienti appartenenti a vari settori. L’azienda ha una forza lavoro di oltre 350.000 dipendenti in più di 60 paesi, impegnati in progetti dal valore compreso tra 500.000 dollari e oltre 1 miliardo di dollari.

Le offerte dell’azienda includono trasformazione digitale, implementazioni ERP, migrazione cloud e servizi gestiti, e spesso coinvolgono centinaia di risorse in più aree geografiche. Fornire questi programmi in modo coerente ed efficiente è intrinsecamente impegnativo, data la complessità e le varie architetture degli strumenti utilizzate dai diversi clienti. La mancanza di coerenza e integrazione spesso creava silos e inefficienze. Jeff Keller, Program Management Center of Excellence Global Leader presso Infosys, afferma: “Era in uso una pletora di strumenti, ma non avevamo una visione unitaria e coerente dei progetti in tali strumenti. Le varie parti del programma erano distribuite in diversi strumenti e cercavamo costantemente di metterle tutte insieme”.

Questo ambiente frammentato portava a metodologie incoerenti, con consulenti che mettevano sul tavolo ciascuno il proprio approccio derivante dalle proprie esperienze, tempi di avviamento dei progetti lunghi e project manager che spesso si dimenavano per configurare i processi mentre i progetti erano già in corso. Inoltre, i project manager avevano una visibilità limitata sui progetti e i clienti non disponevano di un’unica fonte di verità sullo stato del programma, sui rischi e sui deliverable.

Per servire meglio i propri clienti, Infosys ha compreso di avere bisogno di un’unica piattaforma scalabile per la gestione del lavoro intelligente di livello enterprise che promuovesse coerenza, sicurezza e visibilità.

La collaborazione con Prodactive per creare una soluzione di gestione dei programmi basata su Smartsheet 

Per avviare lo sviluppo della soluzione, Infosys ha incaricato Prodactive, un partner Smartsheet, della progettazione e distribuzione di un Control Center di gestione dei programmi (PMCC, Program Management Control Center) basato su Smartsheet. Secondo le organizzazioni Fortune 500, Smartsheet è la piattaforma di gestione del lavoro intelligente che unisce persone, dati e IA per migliorare l’efficacia operativa.

La soluzione è stata progettata per standardizzare i processi di gestione dei programmi nella forza lavoro globale di Infosys, integrare i dati provenienti da più strumenti in un’unica piattaforma, favorire una rapida distribuzione dei workspace del progetto, e offrire dashboard e strumenti di governance. Prodactive è stato un partner importante nel percorso Smartsheet di Infosys, che ha fornito esperienza, modelli e supporto continuo.

Infosys utilizza la soluzione PMCC per la gestione del portafoglio, avvalendosi di un approccio basato su modelli per monitorare i progetti attivi e gestire la pipeline in Smartsheet. Infosys ha sfruttato il modello PPM di Prodactive per ottenere una visibilità a livello di portafoglio. I progetti gestiti nella soluzione includono implementazioni ERP su larga scala che coinvolgono centinaia di risorse offshore e onshore, insieme a clienti e altri partner di implementazione di terze parti. 

“Smartsheet fornisce la piattaforma complessiva che ci consente di distribuire tutte le nostre capacità di gestione dei progetti e supportare i nostri professionisti”, afferma Keller. “Esigiamo che la soluzione venga utilizzata come parte del nostro processo di revisione delle trattative e manteniamo una visione complessiva del portafoglio PPM di ogni progetto in un workspace separato.”

L’azienda si affida ai flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet per semplificare le approvazioni e le notifiche dei progetti. “Abbiamo sviluppato un tracker di approvazione dei deliverable. Quando un deliverable è stato completato, viene copiato su un altro foglio in cui è possibile avere più livelli di approvazione. Ogni fase di approvazione viene inviata tramite e-mail al responsabile dell’approvazione effettivo, che può accettarla o rifiutarla, aggiungere commenti e quindi procedere con l’invio. I clienti adorano questa funzione”, afferma Charles Prudente, Global PMCC Lead, Project Management Center of Excellence presso Infosys. “Mostra la potenza delle automazioni e dei flussi di lavoro in Smartsheet”.

Inoltre, Infosys utilizza le dashboard Smartsheet per consolidare milestone, deliverable e rischi in un’unica visualizzazione destinata all’uso interno e ai clienti. 

“Le dashboard colpiscono davvero i clienti. In 10 minuti, possiamo mostrare loro come tutto è accessibile in tempo reale. Ciò rinforza e infonde fiducia nel nostro modello e negli strumenti di consegna dei programmi”, afferma Prudente. 

Il PMCC di Infosys sfrutta inoltre le funzionalità premium di Smartsheet, tra cui Data Shuttle, Bridge, Dynamic View e Calendar, per offrire un ecosistema completo di gestione dei programmi.

Progetti pronti sin dal primo giorno

Grazie all’approccio preconfigurato offerto dalla soluzione PMCC, Infosys può velocizzare il lavoro avviando i progetti principali più rapidamente, riducendo i ritardi e migliorando la fiducia dei clienti. “L’approccio adottato per questo strumento è questo: procedere correttamente in modo da predisporre il tutto per essere operativi fin dal primo giorno del progetto. I consulenti hanno i loro registri RAID, il loro piano di progetto di alto livello, un tracker delle richieste di modifica... tutto pronto”, afferma Prudente. “Partendo dal presupposto che il cliente non abbia molte esigenze specifiche e sia disposto ad accettare i nostri processi già definiti, diventiamo operativi molto rapidamente. Il progetto viene eseguito fin dal primo giorno in modo molto più efficiente rispetto a cercare di far funzionare le cose e di decidere quale strumento utilizzare”.

Promuovere la coerenza tra programmi e aumentare i tassi di successo

Con il PMCC, Infosys dispone di un’unica piattaforma unificata e standardizzata che offre ai dipendenti una maggiore coerenza tra i diversi programmi, in modo che possano concentrarsi sulla gestione del lavoro e sulla consegna dei progetti anziché cercare di trovare i dati di cui hanno bisogno in più strumenti. Grazie a questa unica fonte di verità per i progetti, i consulenti Infosys sono più produttivi ed efficienti. “Quando sono entrato in Infosys, c'era meno standardizzazione. Dovevo entrare nel mio disco rigido, trovare un’opzione o due, parlare con un collega e farmi un’idea all’inizio del progetto”, afferma Prudente. 

“Con questo approccio in Smartsheet, stiamo standardizzando il processo. I nostri team hanno accesso al portale del Centro di eccellenza per PM, dove possono avvalersi di uno sportello unico per tutti i metodi rispetto alla gestione dei programmi. Se hanno lavorato con il nostro strumento su un progetto precedente, sapranno come utilizzarlo nel progetto successivo. Sta davvero portando l'efficienza nel modo in cui i nostri team lavorano.”

Integrando i suoi strumenti di gestione dei progetti in un’unica soluzione, l’azienda ha anche aumentato la visibilità. “Il PMCC, oltre a offrirci un ecosistema di gestione dei programmi, ci consente di osservare il ciclo di vita dello sviluppo dei nostri sistemi, permettendoci di vedere test e sviluppo, gestione della qualità, gestione dei requisiti e tracciabilità”, afferma Keller. “Grazie a Smartsheet abbiamo maggiore visibilità e possiamo condividere ciò che accade ‘in tempo reale’ con gli stakeholder senior dei nostri clienti, compresi quelli di livello dirigenziale, in un formato facilmente utilizzabile”.

Di conseguenza, Infosys sta guadagnando un vantaggio competitivo. “Stiamo assistendo a un miglioramento dei tassi di successo e dell’esecuzione dei programmi sui progetti legato all’uso della soluzione Smartsheet. I clienti preferiscono il nostro strumento alla concorrenza, e questo ci aiuta a creare slancio e credibilità sul mercato”, afferma Andrew Brader, Managing Partner e Global Delivery Excellence Leader for the Digital Platforms practice presso Infosys Consulting. Inoltre, la versatilità di Smartsheet aiuta Infosys a rispondere meglio alle esigenze dei suoi clienti. 

“Smartsheet è molto versatile e facile da personalizzare e aggiornare, e tale versatilità trova poi riscontro presso i nostri clienti e i nostri team perché ti consente di fare praticamente tutto”, afferma Prudente. “Ciò significa che i nostri team sono altamente reattivi alle esigenze dei clienti e possiamo soddisfare le loro esigenze rapidamente.”

Innovare con l’IA 

Nel portare avanti il suo percorso con Smartsheet, Infosys sta sperimentando l’IA per creare nuove funzionalità innovative. Prudente spiega: “Abbiamo creato un focus group per esplorare l’IA. È stato sorprendente il risultato ottenuto da quel gruppo: lo sviluppo di widget e prompt basati sull’IA che estendono le capacità di Smartsheet”, afferma Prudente. “Stiamo sfruttando questo lavoro per estendere le funzionalità ai nostri progetti”.

Infosys prevede di continuare a collaborare strettamente con Prodactive in futuro. “La cosa fantastica del team Infosys è il livello di innovazione. Ha davvero accolto positivamente lo strumento, chiedendosi costantemente in che modo sfruttarlo e ampliando i confini del possibile”, afferma Rich Coles, Managing Director e Founder di Prodactive. Aggiunge Brader: “Smartsheet è una piattaforma leader del settore che ci dà la possibilità di sfruttare piuttosto che creare da zero. Sebbene operiamo nel settore software, non rientriamo nel settore software di piattaforme di gestione del lavoro: ci occupiamo di fornire valore ai nostri clienti. Smartsheet ci consente di farlo su larga scala”.

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