Zalaris migliora efficienza, visibilità e coesione nei suoi servizi di busta paga

Con sede in Norvegia, Zalaris offre servizi HR e di busta paga ad aziende in 34 paesi. “Copriamo tutto: dalle funzioni centrali delle risorse umane e dai servizi di retribuzione fino al reclutamento, all‘onboarding, alla definizione degli obiettivi, alla retribuzione e all‘intero ciclo di vita dei dipendenti, dall‘assunzione alla pensione”, afferma Mike Ellis, Global Head of Zalaris Consulting presso Zalaris.

Operazioni compartimentalizzate

Storicamente, Zalaris operava come sette business unit distinte. Ogni regione utilizzava software diversi, rendendo difficile consolidare le informazioni tra le regioni e ottenere aggiornamenti tempestivi e accurati per l‘elaborazione delle buste paga.

Ellis aveva il compito di riunire queste unità sotto un'unica insegna e armonizzare le operazioni in tutta l‘organizzazione. “Mentre ci occupiamo di progetti globali, i nostri clienti hanno bisogno di un‘esperienza coerente”, afferma Ellis. “Con una maggiore coesione, puntiamo anche a realizzare economie di scala, aumentare il valore per gli azionisti e migliorare la redditività.”

Ellis aveva già usato Smartsheet nel suo ruolo precedente. Quindi l‘ha scelto come piattaforma unificata per semplificare i flussi di lavoro, standardizzare i processi e migliorare la collaborazione a livello globale. “Sapevamo per esperienza che Smartsheet avrebbe migliorato l‘efficienza e il controllo dei progetti. Quindi abbiamo iniziato a usarlo localmente nella regione Asia-Pacifico (APAC)”, afferma. Con l‘aiuto del partner Smartsheet Platinum InfoSpark, Zalaris ha iniziato il suo percorso di Smartsheet con una soluzione semplice: uno strumento di stima del prezzi. “Lo strumento è diventato rapidamente una componente critica e, da lì, i team di project management e di consegna hanno iniziato a esplorare tutto ciò che aveva da offrire Smartsheet”, ricorda Ellis.

Talenti corrispondenti alla domanda

Poco dopo, il team APAC ha iniziato a utilizzare Smartsheet per monitorare la capacità del team. “Resource Management è inestimabile da molti punti di vista”, afferma Ellis. “Ad esempio, quando riassegniamo il lavoro, suggerisce automaticamente persone con competenze simili. Identifica anche persone sovrautilizzate o sottoutilizzate, consentendoci di riequilibrare i carichi di lavoro e prevenire il burnout.” Questa funzionalità è essenziale per una società di consulenza in cui i dipendenti sono la spesa più grande e l‘uso inefficiente delle risorse può avere un impatto significativo sui profitti.

“Data la difficoltà di trovare persone con le competenze necessarie, pianificare in anticipo è essenziale. Assumere contractor con breve preavviso è costoso”, afferma Ellis. 

“Smartsheet ci consente di stimare il fabbisogno di personale per i prossimi 90 giorni, a livello di settimana, per ruolo, luogo e competenza.” 

Ciò consente a Zalaris di inserire i requisiti di assunzione nel suo strumento di gestione delle risorse in tempo reale. Ciò offre ai reclutatori abbastanza tempo per trovare i talenti giusti e garantire che il progetto inizi e finisca in tempo.

Ottimizzare le operazioni e il reporting

InfoSpark è riuscita a comprendere rapidamente le esigenze di Zalaris grazie alla propria esperienza, e a tradurle in un‘implementazione efficace di Smartsheet e Smartsheet Control Center come parte di una soluzione completa per semplificare le operazioni, migliorare la governance e garantire la coerenza tra le regioni. Ad esempio, tiene traccia dello stato di tutti i deliverable e i dati, come le scadenze, le percentuali di completamento ed eventuali ritardi, che si aggregano automaticamente in una dashboard di progetto in tempo reale, consentendo al team di rimanere in carreggiata. SCC ha anche aiutato ad automatizzare il reporting su parametri chiave, come il tempo che i team dedicano all‘assistenza clienti, e a garantire che Zalaris rispetti gli impegni dei clienti.

“Smartsheet è stato essenziale per la governance del progetto, dandoci una visione completa dell‘azienda e aiutandoci a valutare i rischi e la salute finanziaria complessiva. Le dashboard forniscono un‘istantanea chiara e imparziale senza complessità non necessarie o interpretazioni soggettive”, afferma Ellis. 

“Con Smartsheet Control Center, invece di limitarci a esaminare i profitti e le perdite, possiamo monitorare se stiamo consegnando ciò che abbiamo promesso nelle nostre stime di vendita, concentrandoci fortemente sull‘utilizzo delle nostre risorse.”

Soluzione flessibile, adozione diffusa

Per facilitare l‘adozione in tutti i suoi uffici globali, Zalaris ha deciso di adattare Smartsheet a diversi scenari. “Ad esempio, Smartsheet Control Center consente ai project manager di creare piani di progetto e report nella lingua locale e di raggrupparli in un portafoglio globale gestito in inglese”, afferma Ellis. Smartsheet ha anche accolto diverse metodologie di gestione dei progetti. “Mentre alcuni moduli seguono un approccio a cascata, altri sono più in stile Agile”, afferma Ellis. “Smartsheet Control Center ci consente di impostare progetti di vari livelli di semplicità a seconda delle esigenze, mantenendo al contempo la standardizzazione su tutta la linea. È piuttosto potente.”

Grazie a questo sforzo, i team Zalaris hanno adottato soluzioni di Smartsheet in tutto il mondo. “La maggior parte della nostra azienda ha preso nota dei vantaggi che abbiamo ottenuto e ha seguito il nostro esempio”, afferma Ellis. “L‘aumento delle nostre licenze negli ultimi 12 mesi è un buon indicatore. Lo si può vedere anche nei sorrisi sui volti delle persone.” Secondo Ellis, InfoSpark è stata fondamentale per aiutare l‘azienda ad adottare Smartsheet a livello globale. “InfoSpark ha capito rapidamente cosa stavamo cercando di ottenere e ha tradotto quella visione in realtà”, aggiunge Ellis.

Migrazione fluida del data center per conformità e scalabilità

Man mano che Zalaris ampliava l‘uso di Smartsheet oltre la regione APAC, l‘azienda doveva garantire la conformità con le rigide normative europee sui dati. Per soddisfare i requisiti del GDPR e rinforzare la sovranità dei dati, Zalaris è migrata dal data center statunitense di Smartsheet al data center dell‘UE, una mossa fondamentale per allinearsi agli standard del settore e mantenere il pieno controllo sull‘accesso ai dati.

Gli esperti di Smartsheet di Zalaris e InfoSpark hanno lavorato a stretto contatto per formulare un piano per modernizzare le soluzioni di Smartsheet, garantendo al contempo una migrazione senza intoppi in Europa. L‘esecuzione presentava un uso intenso di strumenti automatizzati, flessibilità di pianificazione e processi di garanzia della qualità diligenti; Zalaris ha potuto mantenere la continuità aziendale e sbloccare nuove funzionalità. La transizione ha inoltre consentito all‘azienda di attivare Smartsheet Control Center, standardizzando ulteriormente la gestione dei progetti e i processi di reporting nelle sue operazioni globali. Con questo cambiamento strategico, Zalaris si è assicurata di poter sfruttare appieno le funzionalità di Smartsheet, rispettando al contempo i requisiti normativi.

Un quadro completo e in tempo reale

Oggi, Smartsheet fornisce a tutti gli uffici regionali di Zalaris una soluzione unificata, offrendo una visibilità in tempo reale che consente ai team di prendere decisioni aziendali informate e accurate. “In passato, il reporting era in gran parte manuale. Gestire le risorse in modo efficace, stimare la capacità dei dipendenti o generare processi significativi erano tutti punti dolenti”, afferma Ellis. 

“Oggi conduciamo revisioni settimanali di progetto, regionali e globali con dashboard in tempo reale. Posso analizzare qualsiasi progetto e valutare rischi e problemi. I team regionali hanno dashboard integrate nei loro gruppi Microsoft Teams, che consentono loro di vedere a cosa lavoreranno nei prossimi 90 giorni. È un punto di svolta.”

“Abbiamo assistito a una migliore collaborazione tra i team”, afferma Ellis. I processi standardizzati, i modelli preconfigurati e la maturità del reporting portano anche maggiore coesione e rendono persino più facile l‘inserimento di nuovi membri nel team. “Il sistema guida i nostri dipendenti attraverso le fasi specifiche necessarie per gestire uno dei nostri progetti”, aggiunge Ellis.

99% in più di efficienza nei tempi di configurazione del progetto

Ma il vantaggio più importante è rappresentato da maggiore efficienza e risparmio di tempo nella gestione dei progetti. “In passato, potevano essere necessarie da una a due settimane per impostare completamente un progetto e consegnarlo al cliente. Con Smartsheet Control Center, possiamo farlo in meno di 30 minuti, o il 99% più velocemente. Dobbiamo solo aggiornare il logo, impostare la data di inizio, modificare il piano di progetto e il workspace è pronto”, afferma Ellis.

Zalaris ha grandi progetti in vista. “Vogliamo integrare la soluzione Resource Management con i nostri sistemi HR e di fogli presenze. Questo ci darà una visibilità completa della nostra forza lavoro”, afferma Ellis. È entusiasta delle future funzionalità di Smartsheet. “Non vedo l‘ora di utilizzare l‘IA per fornire un supporto alle formule. Anche Resource Management ha un grandissimo potenziale”, conclude Ellis. 

“Sono un grande sostenitore di Smartsheet. È un‘ottima soluzione e la consiglio a chiunque. È il mio strumento preferito.”