Caravel migliora personale e gestione dei progetti ottimizzando l’allocazione delle risorse in Smartsheet

Caravel, BPM Technology Solutions, parte del gruppo di servizi tecnologici della società di contabilità BPM LLP, aiuta le aziende a distribuire soluzioni software per la contabilità, fornendo al contempo servizi di consulenza e assistenza end-to-end. Gli oltre 1300 dipendenti dell’azienda lavorano in quattro centri di consegna globali per aiutare i clienti a implementare NetSuite, Salesforce e altre tecnologie.

Caravel si concentra sull’accelerazione della crescita aziendale e aveva bisogno di trovare strumenti di gestione dei progetti migliori per supportare questo obiettivo. “Vogliamo continuare a crescere e scalare a tutti i livelli, attraverso la nostra offerta di servizi, nuovi prodotti, sviluppo IT o innovazione”, afferma Tai Valenzuela, Senior Managing Director, Delivery and Operations presso Caravel. Tuttavia, raggiungere questi obiettivi di crescita e scalabilità è stato impegnativo, perché l’azienda ha utilizzato un mix di software per la produttività e la gestione dei progetti che rendeva difficile la gestione delle risorse. “Determinare l’allocazione delle risorse per i progetti non è stato facile perché non avevamo gli strumenti giusti per garantire consegne coerenti ai nostri clienti”, afferma Evan Jackson, Senior Director del PMO presso Caravel. “Assicurarci di aver scelto le persone giuste per il lavoro era complicato.”

L’azienda voleva anche dare ai leader senior una migliore visibilità sui progetti di implementazione. “Avevamo funzionalità di reporting molto limitate, quindi non era facile mostrare come stavano procedendo i progetti”, afferma Valenzuela. “Usavamo fogli di calcolo basilari per creare report sui progetti. Nel complesso, la nostra capacità di scalare e crescere era limitata”.

Monitoraggio delle implementazioni e gestione delle risorse con Smartsheet 

Per semplificare la gestione dei progetti di implementazione, Caravel ha adottato Smartsheet per usarlo sia internamente che esternamente. L’azienda utilizza le dashboard di progetto di Smartsheet per gestire l’implementazione di ogni cliente, offrendo ai consulenti e ai clienti Caravel una posizione centralizzata per visualizzare lo stato e i report del progetto.

Quando avviano l’implementazione di un nuovo cliente, i project manager di Caravel cliccano su un pulsante per accedere a un blueprint che contiene fogli con informazioni sul progetto, sul piano, sugli elementi d’azione, sui rischi, sulle modifiche, sulle liste di controllo e sulla data di pubblicazione. “Usiamo il blueprint e le dashboard internamente ed esternamente ogni giorno”, afferma Valenzuela. “Man mano che completiamo ogni attività dell’implementazione, ci aspettiamo che i fogli pertinenti vengano aggiornati per mostrare i nostri progressi verso la pubblicazione live e mantenere tutto in carreggiata.”  

Caravel utilizza anche Resource Management di Smartsheet, una soluzione di pianificazione delle risorse e del portafoglio di progetti, per identificare le risorse necessarie per ogni progetto e gestire la capacità, così da garantire la migliore allocazione possibile. “Per ogni progetto, abbiamo un progetto corrispondente in Resource Management, che suddividiamo per attività”, spiega Jackson. “I nostri consulenti e project manager lo usano per inserire le ore dedicate al progetto e anche per esaminare le programmazioni così da evitare conflitti e regolare risorse, tempistiche o ore, se necessario.”

I flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet aiutano Caravel a gestire gli elementi d’azione e a inviare promemoria sulle date di scadenza agli stakeholder del progetto, e l’azienda si affida a Smartsheet per gestire fino a 175 progetti di implementazione contemporaneamente. “Stiamo anche monitorando i servizi di assistenza in corso su Smartsheet, in modo che il numero di progetti possa diventare ancora più alto”, afferma Jackson.

Assegnare il personale ai progetti più velocemente ottimizzando l’allocazione delle risorse 

Utilizzando Resource Management, Caravel può garantire che i suoi progetti di implementazione dispongano sempre di risorse adeguate. “Con Resource Management di Smartsheet, abbiamo uno strumento per rivedere l’allocazione delle risorse del team e capire dove potremmo avere personale in eccesso o in difetto, così da comprendere se abbiamo bisogno di formazione incrociata o di apportare altre modifiche”, dice Jackson. “Questo ci ha aiutato a ridurre di circa quattro settimane la nostra timeline per assegnare il personale ai nuovi progetti, il che ci permette di ottenere più lavoro ed entrate e clienti più felici.” Utilizzando Resource Management, Caravel ha aumentato l’utilizzo dei progetti del 25% grazie a una migliore comprensione della disponibilità del personale. 

Utilizzando Resource Management, l’azienda può anche anticipare in modo più efficace potenziali ostacoli al progetto. “A volte diventa evidente che in un progetto si presenterà una sfida se una data cambia, e sappiamo che la pubblicazione live è a rischio”, afferma Jackson. 

“Resource Management ci aiuta a pianificare queste sfide perché i dati sull’allocazione delle risorse sono molto chiari e visibili a tutti i membri del progetto.” 

Con Resource Management, Caravel ha migliorato anche le sue capacità di assunzione. “Esaminando le nostre previsioni e le ore previste per i progetti, possiamo capire quali posizioni potrebbero restare scoperte o se servono ruoli specifici, come un consulente junior rispetto a un consulente senior, o un project manager invece di uno sviluppatore”, dice Jackson.

Più tempo per la personalizzazione dei progetti e il servizio clienti 

Caravel ha aumentato la sua efficienza complessiva utilizzando Smartsheet, che aiuta i project manager a dedicare meno tempo al lavoro manuale e più tempo al miglioramento dei progetti. 

“Smartsheet fa risparmiare un bel po’ di tempo ai nostri project manager, in modo che possano concentrarsi sulla personalizzazione dei progetti piuttosto che ricominciare ogni volta da zero”, afferma Valenzuela. “Con Smartsheet, abbiamo risparmiato fino a 1400 ore a settimana in totale, e possiamo dedicare questo tempo al lavoro con i clienti e a coinvolgere più persone nei progetti.”

L’azienda può anche continuare a fornire un servizio clienti di fascia alta pur accettando più lavoro, perché i suoi project manager sono più produttivi grazie a Smartsheet. “Man mano che usiamo Smartsheet, siamo in grado di affrontare sempre più progetti a livello di risorse senza perdere la nostra capacità di offrire un servizio impeccabile, grazie all’automazione e alla maggiore efficienza”, dice Jackson. “Smartsheet ci consente di fare di più con meno e di sfruttare al meglio le nostre risorse.”

Accelerare la crescita di ricavi e organico

Da quando ha adottato Smartsheet, Caravel ha rapidamente scalato la sua attività. L’azienda ha registrato una crescita del 500% dell’organico in cinque anni dall’implementazione di Smartsheet, insieme a un aumento del 20% dei margini lordi. “Smartsheet ci ha sicuramente dato l’opportunità di scalare e crescere, sia in termini di fatturato che di dimensioni complessive del team”, dichiara Valenzuela.

 “Con Smartsheet, possiamo creare pacchetti basati su modelli per semplificare le implementazioni per i nostri clienti, e questo ci ha anche aiutato a chiudere le trattative più facilmente perché i nostri venditori possono ad esempio utilizzare demo di dashboard come parte del piano di progetto che condividono con i nuovi clienti.”

L’organizzazione si è posta l’obiettivo di crescere insieme a Smartsheet. “Facciamo parte del Programma Early Adopter di Smartsheet, quindi abbiamo visibilità sulle nuove funzionalità e sui miglioramenti tecnologici”, afferma Jackson. “Non vediamo l’ora di vedere cosa succederà.”

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