Knight Frank India consolida i progetti in Smartsheet, ottenendo un’unica fonte di verità con l’aiuto di Agilifly

Fondata a Londra oltre 128 anni fa, Knight Frank è diventata una delle principali società di consulenza immobiliare indipendenti al mondo, con oltre 27.000 dipendenti in 50 paesi. Knight Frank aiuta chiunque, dai privati interessati all’acquisto di una casa ai grandi operatori, a orientarsi nelle decisioni immobiliari. In India, l’azienda opera dal 1995 e conta oggi più di 1.900 specialisti tra Mumbai, Delhi - NCR, Bengaluru, Hyderabad, Chennai, Pune, Ahmedabad e Kolkata, servendo oltre 50 località in tutto il Paese. I suoi servizi spaziano dalla consulenza alle valutazioni e alle transazioni, fino alle strutture e alla gestione dei progetti, il tutto supportato da approfondite ricerche di mercato.

Con l’accelerare della crescita dell’azienda, è emersa la necessità di adottare un approccio basato su sistemi. “All’epoca generavamo report basati su processi esistenti, per lo più manuali, e condividevamo insight con i clienti. Ci siamo presto resi conto che non stavamo utilizzando appieno i nostri dati per comprendere il nostro business”, afferma Prashant Sharma, Associate Director of Strategy & Initiatives, Project Management Services.

Il team voleva inoltre offrire ai clienti una visibilità in tempo reale e su richiesta dei loro progetti. Per farlo, era necessario un sistema di reportistica più efficiente e coerente che sostituisse il processo manuale esistente. 

“Dovevamo acquisire un vantaggio competitivo, attraverso un miglior servizio clienti, operazioni più efficienti e una formazione potenziata. Abbiamo quindi iniziato a esplorare gli strumenti disponibili che ci aiutassero a raggiungere questo obiettivo”, aggiunge Deben Moza, Senior Executive Director e Head of Project Management Services presso Knight Frank India.

Trovare una piattaforma agile e scalabile

Il team aveva bisogno di una piattaforma semplice da usare e abbastanza flessibile da supportare la sua vasta gamma di progetti. Cercava inoltre una soluzione che potesse scalare tra le diverse regioni e offrire ai clienti un’esperienza coerente in tutto il mondo. Alcuni partner dell’azienda hanno consigliato Smartsheet. 

“Siamo rimasti sorpresi nello scoprire che un’unica soluzione fosse abbastanza agile da soddisfare tutti i nostri requisiti”, afferma Moza.

Per garantire che Smartsheet si allineasse ai flussi di lavoro esistenti di Knight Frank India e aiutare il team a trarre il massimo dalla piattaforma, Smartsheet li ha messi in contatto con Agilifly Digital Transformations, un partner Platinum. “Il cliente voleva procedere velocemente e portare il maggior numero possibile di processi in Smartsheet. Abbiamo quindi adottato un approccio più agile: iniziando con un progetto pilota, mostrando come poteva apparire la soluzione, e sviluppandola in modo incrementale con sprint settimanali. Abbiamo avuto conversazioni aperte e costruttive durante tutto il percorso, il che ha creato un forte senso di fiducia”, spiega Isheeta Bali, Chief Executive Officer di Agilifly.

Un’adozione di successo

Con circa 900 persone nel team, l’adozione era un’altra sfida. Knight Frank India e Agilifly hanno sviluppato congiuntamente un piano di gestione del cambiamento su più fronti. Hanno iniziato creando interesse con una campagna e-mail di quattro mesi intitolata “Smartsheet sta arrivando”, annunci a livello aziendale e aggiornamenti da parte della leadership negli uffici globali. Agilifly ha fornito supporto con video Loom, webinar e formazione su misura: sessioni brevi e semplici per gli utenti standard, onboarding approfondito per i project manager e i responsabili di processo, e formazione tecnica dettagliata per gli amministratori.

Knight Frank India gestisce ora l’intero ciclo di vita del progetto in Smartsheet, dalle prime fasi di sviluppo commerciale fino all’esecuzione e alla consegna. “Durante l’esecuzione, Smartsheet raccoglie tutto in un unico posto: pianificazioni, osservazioni su qualità e sicurezza, rischi, problemi, ordini di acquisto e altro ancora”, osserva Sharma. I team sul campo e i subappaltatori utilizzano i moduli Smartsheet per inviare aggiornamenti in tempo reale dai loro telefoni, mentre Data Shuttle mantiene le informazioni sincronizzate e precise in tutto il sistema. 

“Smartsheet è diventato di fatto il nostro sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), aiutandoci a tracciare le interazioni con loro ed evitare duplicazioni nei contatti”, spiega Moza.

Completa trasparenza dei progetti

Knight Frank India utilizza le dashboard di Smartsheet per monitorare tutto, dai singoli progetti alle operazioni nazionali. Ogni progetto dispone di una propria dashboard attiva con aggiornamenti in tempo reale su attività, controlli di qualità, osservazioni sulla sicurezza e dettagli commerciali. Le dashboard di portafoglio aggregano i dati delle varie regioni per offrire ai team una visione chiara dello stato di avanzamento complessivo. Il team utilizza le dashboard anche per lo sviluppo commerciale, il tracciamento dei documenti, le previsioni dei ricavi e la reportistica sulla sicurezza. 

“Ad esempio, il nostro responsabile della sicurezza può tracciare le ore lavorate e i dati sugli incidenti in tutti i 250 progetti in tempo reale, aiutandoci a mantenere standard di sicurezza coerenti”, afferma Moza. Knight Frank India condivide istantaneamente i report con clienti e collaboratori, garantendo la protezione dei dati sensibili grazie all’accesso basato sui ruoli.

Con un sistema integrato e dashboard in tempo reale, Knight Frank India dispone ora di un’unica fonte di verità. “Non ci sono dati nascosti. La trasparenza è notevolmente migliorata, sia internamente che esternamente”, afferma Moza. Ciò consente al team di prendere decisioni più rapide e informate. 

“Prima di Smartsheet, mi affidavo a chiamate e report frammentati che non sempre riflettevano la realtà dei fatti. Ora posso visualizzare lo stato dei progetti nelle diverse aree geografiche in tempo reale e individuare i problemi precocemente, prima che si aggravino”, aggiunge. Per Sharma, le dashboard forniscono sia dettagli che contesto. “I dati centralizzati e in tempo reale ci permettono di avere una visione d’insieme e comprendere cosa accade a livello di clienti, team e progetti. Ciò ha reso il processo decisionale molto più efficiente, proprio come speravamo”, spiega.

Creare fiducia tra i clienti

Con Smartsheet operativo in background, Knight Frank India ha ridotto significativamente il tempo impiegato a rincorrere gli aggiornamenti, preparare report o tenere riunioni non necessarie. I team possono ora inserire e consultare i dati ovunque si trovino, mantenendo tutto aggiornato senza sforzi aggiuntivi.

La reportistica automatizzata, rapida e coerente ha rappresentato un grande successo per i clienti, offrendo a Knight Frank India il vantaggio competitivo che cercava. “I clienti non devono più cercare gli aggiornamenti: è tutto lì, sulla piattaforma”, afferma Moza. “Smartsheet garantisce trasparenza, mantiene tutti allineati e ci aiuta a gestire le aspettative dei clienti segnalando eventuali modifiche che potrebbero incidere su costi o timeline”.

Sostenitori di Smartsheet

Ispirati dal successo ottenuto in India, anche altri uffici di Knight Frank stanno esplorando soluzioni avanzate basate su Smartsheet. “Knight Frank India è diventata un vero promotore globale, presentando questa soluzione ad altre aree geografiche, il che è fantastico”, dice Bali. “È stato un vero piacere lavorare con il loro team: stanno fissando nuovi standard di settore su larga scala e siamo orgogliosi di sostenerli in questo percorso”.

Guardando al futuro, Knight Frank prevede di espandere la soluzione aggiungendo funzionalità come la gestione delle risorse di progetto, modelli personalizzati per diverse tipologie di progetto e WorkApps di portafoglio per migliorare la collaborazione ovunque ci si trovi. L’azienda sta inoltre lavorando all’integrazione del proprio sistema di approvvigionamento, affinché le richieste di acquisto, gli ordini e i dati di gara confluiscano senza problemi in Smartsheet. Il team ha fiducia nella capacità del partner di guidarlo attraverso queste prossime fasi. 

“Agilifly è stata di grande supporto durante tutto il percorso”, afferma Sharma. “Ogni volta che sorgono domande tecniche o necessitiamo di formazione supplementare, sono sempre pronti con la soluzione giusta. Non si limitano a dire ‘ecco il software, buona fortuna’; sono flessibili, reattivi e si impegnano realmente affinché tutto funzioni al meglio per noi.”

Fiducia completa nei partner

Per Moza, l’innovazione costante è essenziale: senza di essa, le aziende rischiano di diventare irrilevanti. “Dobbiamo continuare a trovare modi migliori e più convenienti per servire i nostri clienti”, dichiara. “È rassicurante sapere di avere una soluzione che continuerà a evolversi e un partner pronto a crescere con noi, adattando la piattaforma per soddisfare le mutevoli esigenze dei nostri clienti”.