Impact Housing ha colmato il divario tra piani verticali, creando visibilità e titolarità

Nel sud della California, la maggior parte dei costruttori si concentra su case di fascia alta o alloggi con aiuti finanziari per acquirenti a basso reddito. Ma Impact Housing è diversa. L’azienda è specializzata in alloggi non sovvenzionati a prezzi per ​​famiglie a basso e medio reddito, il segmento della popolazione meno servito. Desiderando aiutare le persone ad amare il luogo in cui vivono, indipendentemente dal loro reddito, l’azienda mira ad alleviare gli effetti della crisi immobiliare nel sud della California sviluppando complessi residenziali multifamiliari socialmente responsabili e convenienti su larga scala.

Costruire ponti interdipartimentali

Con sette business unit che collaboravano al completamento di progetti di sviluppo immobiliare, Impact Housing ha capito presto di aver bisogno di un solido strumento di gestione dei progetti. “La chiave era riunire i vari piani verticali dell’azienda, quali architettura, costruzione e produzione, in un’unica piattaforma, aiutando i relativi team a coordinare e collaborare in tempo reale a ogni progetto”, osserva Michelle Choate, Senior Manager of Operations presso Impact Housing.

Dopo alcuni tentativi ed errori, Impact Housing ha scoperto Smartsheet. “Me ne sono innamorato subito”, ricorda Diego Morales, Senior Director of Finance and Operations. 

“Abbiamo istituito un sottocomitato dedicato all’implementazione di Smartsheet in tutta l’azienda, in particolare per il middle management. L’idea era quella di dare voce alle persone che operano in prima linea e capiscono cosa succede all’interno di ogni piano verticale, e che sono costantemente impegnate a migliorare l’efficienza e la collaborazione attraverso la tecnologia.”

Usare una vasta gamma di soluzioni

Ben presto, Impact Housing ha scoperto tutto quello che Smartsheet aveva da offrire. Il team di acquisizione dà il via a ogni progetto dal Control Center di Smartsheet, con diversi reparti che lavorano con documenti chiave come budget, programmazioni e progettazioni, rendendo Smartsheet l’unico punto di riferimento per tutte le informazioni durante il ciclo di vita di un progetto. Utilizzando DataMesh e Data Shuttle, il team sincronizza automaticamente le informazioni interne con programmi esterni. Il team di costruzione si affida a Dynamic View per gestire le fatture, fornendo alle terze parti una visione personalizzata dei soggetti a cui emettere le fatture in ogni ciclo. “Usiamo Dynamic View anche per monitorare lo stato delle note spese durante il processo per la loro approvazione da parte dei manager”, aggiunge Choate, che è la persona di riferimento in azienda per quanto riguarda Smartsheet.

Smartsheet si è fatto strada anche nei cantieri. Lo staff di Impact Housing usa l’app mobile Smartsheet nel proprio lavoro sul campo, semplificando le attività. “Ogni capocantiere ottiene un flusso di lavoro personalizzato progettato in base alle esigenze specifiche del sito”, afferma Choate. “Utilizziamo questo sistema anche per le ispezioni in loco dopo la costruzione. Inoltre, ho creato un ‘Supervisor Toolkit’ per i nuovi supervisori, che possono usare quando iniziano a lavorare con noi. Lo strumento dà loro un accesso unico agli ordini di lavoro, ai report sugli incidenti e al monitoraggio delle presenze.”

Creare un modello di fatturazione pluripremiato

C’era un gap impressionante nel monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione delle operazioni di produzione dell’azienda. “Il nostro nuovo Chief Manufacturing Officer ci ha chiesto di sviluppare uno strumento che lui e altri leader del nostro team di produzione potessero utilizzare durante i meeting quotidiani per monitorare e segnalare gli indicatori chiave di prestazione in vari intervalli di tempo a colpo d’occhio e prevedere le nostre prestazioni in base al mese precedente”, afferma Choate. Per risolvere questo problema, ha creato un modello Smartsheet per il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI). È risultato talmente utile che le ha fatto vincere lo Smartsheet Community Created Template Showcase (Rassegna di modelli creati dalla community Smartsheet).

“Abbiamo classificato i KPI in base a tre livelli, il più alto dei quali era progettato per i nostri dirigenti di livello C”, spiega. “Il livello inferiore mostrava in dettaglio i nostri flussi di lavoro quotidiani: ad esempio, se avevamo superato tutti i test elettrici del giorno.”

Con la nuova dashboard, i dirigenti possono ora vedere come cambiano le cose di settimana in settimana e come tutto si combina. “Ciò ha offerto un livello di comprensione nuovo e più olistico”, aggiunge Choate. “Ora possono concentrare l’attenzione dell’azienda dove necessario.” Ad esempio, il team ha notato un alto livello di ricambio di dipendenti nel neonato team di produzione durante il suo primo anno di attività. L’azienda ha deciso di concentrarsi sull’onboarding dei talenti, sulla fidelizzazione e sulla soddisfazione dei dipendenti. Di conseguenza, il ricambio di dipendenti è diminuito notevolmente. Se sei interessato a implementare il pluripremiato Multi-Category KPIs template (modello per KPI multicategoria) di Choate, puoi scaricarlo subito dalla galleria di modelli di Smartsheet!

Essere padroni di ogni attività

Grazie a Smartsheet, il team di Impact Housing ora comprende e porta a termine più facilmente le proprie attività. “Ogni mattina ci riuniamo, vediamo tutti i nostri elementi di lavoro in un unico posto e ci concentriamo sulle attività più urgenti. Esaminiamo le tendenze e individuiamo le vie di miglioramento”, osserva Choate.

Questo sistema ha promosso un senso di titolarità in tutta l’azienda, che in ultima analisi consente ai dipendenti di lavorare in modo più indipendente. “Con una soluzione come Smartsheet, potremmo dare ai nostri dipendenti maggiore autonomia, consentendo loro di espandere la loro creatività”, afferma Morales.

Col tempo, anche i team di produzione e progettazione hanno completato i corsi di certificazione Smartsheet, il che ha consentito loro di creare soluzioni in modo indipendente. “Ogni singola persona si sente in grado di risolvere i propri problemi, innovare e crescere professionalmente”, aggiunge Choate. “L’intero reparto di progettazione crea strumenti propri. Ad esempio, ha sviluppato un’applicazione per lo studio temporale per i supervisori, che ci consente di osservare e registrare il tempo necessario a un dipendente per completare un lavoro a un livello predefinito di prestazioni. Potremmo anche monitorare il numero di studi temporali condotti da ciascun manager e stimolare un po’ di sana competizione tra di loro.”

Collaborare come una macchina ben oliata

Anche le soluzioni Smartsheet come il modello di tracciamento dei KPI hanno portato a vantaggi inaspettati. “Raccogliamo costantemente capitali per la società e i nostri investitori vogliono capire come funzionano le cose”, spiega Morales. “Con Smartsheet, siamo stati in grado di mostrare loro dashboard con informazioni in tempo reale. Sono rimasti molto colpiti. Abbiamo dimostrato come un’azienda relativamente piccola, ma con complessi piani verticali interconnessi, possa lavorare in modo così fluido favorendo la comunicazione e la collaborazione tra i reparti, a patto che lo strumento di collaborazione principale sia solido e agile come Smartsheet.”

Impact Housing continua a sfruttare la tecnologia per soddisfare le esigenze dei suoi reparti, usando Smartsheet come hub centrale. 

“Se abbiamo bisogno di una nuova soluzione, la prima domanda che ci poniamo è se si integra con Smartsheet”, osserva Morales.

Per Choate, il segreto è incoraggiare i team a lavorare di concerto. “Adoro la natura collaborativa di Smartsheet, la possibilità di costruire insieme le cose e aiutare le persone a pensare a ciò che vogliono ottenere”, conclude. “È una delle mie più grandi passioni: aprire una strada che le persone possano percorrere per raggiungere i loro obiettivi più facilmente ed esprimere la loro dedizione.”

Guarda il video Pro Story con Choate per saperne di più!