Bavitech porta chiarezza in ogni vendita e progetto, garantendo continuità ed efficienza

Con sede in Vietnam, Bavitech Corporation offre servizi di progettazione e ingegneria per settori quali la produzione di acciaio, alimenti e bevande e trattamento delle acque e delle acque reflue. "Il nostro obiettivo principale è fornire soluzioni di automazione industriale su misura per questi settori", spiega Hoang Hai, Chief Executive Officer di Bavitech. "Ad esempio, forniamo software per monitorare il settore idrico o sistemi per impianti di trattamento."

La ricerca di maggiore chiarezza e agilità

Con un portfolio molto diversificato, Bavitech aveva bisogno di una soluzione affidabile e versatile per gestire le sue operazioni commerciali. Durante la pandemia da COVID-19, l'azienda ha dovuto adattarsi anche al lavoro da casa dei dipendenti, il che ha accelerato ulteriormente la necessità di un prodotto digitale flessibile.

"Avevamo già sviluppato software per le approvazioni, ma i nostri sviluppatori erano lenti nell'adattarsi alle nostre esigenze e l'aggiunta di nuove funzionalità spesso significava più spese", ricorda Hai. "Ci siamo anche resi conto che avevamo bisogno di una funzione di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per controllare i dati dei clienti all'interno del nostro sistema."

Il team Bavitech si è rivolto a Gia Thinh Technology per creare una possibile soluzione basata su Smartsheet. "Poiché avevamo già usato software simili, abbiamo compreso le procedure e le regole, il che ci ha permesso di personalizzare rapidamente Smartsheet per soddisfare le nostre esigenze", afferma Hai. "Il nostro team IT non è stato nemmeno direttamente coinvolto nello sviluppo, il che lo ha liberato per il lavoro a contatto con i clienti. Abbiamo semplicemente stabilito la struttura e le procedure necessarie per ogni reparto e le abbiamo implementate in Smartsheet".

Con una visione chiara di ciò di cui aveva bisogno, Bavitech ha iniziato ad affidarsi a Smartsheet per gestire i processi di vendita. "Non appena un lead si trasforma in una vendita, i team utilizzano la soluzione per tenere traccia delle opportunità, seguire i preventivi inviati e registrare quando un affare viene chiuso", spiega Thinh Huynh, CEO di Gia Thinh Technology. "Queste informazioni vengono quindi collegate al rispettivo venditore, che può tenere traccia dei progressi delle vendite ogni mese o trimestre". 

Migliore visibilità e continuità del business 

Oltre al monitoraggio delle vendite, Smartsheet è diventato anche lo sportello unico per l'archiviazione delle informazioni relative ai clienti. "Tiene traccia non solo dei dettagli dei venditori, ma anche di tutti i documenti relativi a ciascun cliente. Ciò include informazioni sui clienti, preventivi generati in Smartsheet, dettagli del contratto e documenti pertinenti come informazioni sulla consegna, manuali, approvazioni dei clienti e prove di consegna. Sono tutti memorizzati in un flusso di lavoro consolidato in Smartsheet, in modo da poter individuare facilmente tutte le informazioni relative a una vendita", aggiunge Hai.

"I nostri progetti possono durare da diversi mesi a un anno. Durante questo periodo, diversi ingegneri lavorano al progetto e devono capire cosa hanno fatto i loro predecessori", chiarisce Hai.

"Questo rende ancora più importante avere tutto in un unico posto e consentire ai nostri compagni di team di riprendere da dove gli altri avevano lasciato senza influire sui clienti. Smartsheet è perfetto per noi in questo senso."

Un team più efficiente e basato sui dati

Una volta archiviate tutte le informazioni, Bavitech crea viste dashboard per tenere traccia dei suoi processi, consentendo al team di prendere decisioni informate sui dati e apportare miglioramenti ai suoi flussi di lavoro. "Riassumiamo i dati in base alle nostre esigenze, monitorando cose come le vendite, il numero di preventivi inviati, le conversioni di vendita di successo e le prestazioni di vendita trimestrali e annuali", osserva Hai.  

Con maggiore automazione e flessibilità, il team Bavitech ha registrato una maggiore efficienza, risparmio di tempo e agilità. "In precedenza, ci sarebbero voluti circa tre mesi per preparare i rapporti manuali. Con Smartsheet, possiamo generare dashboard al volo", osserva Hai. "Il nostro team ha anche un maggiore controllo su come e dove lavorare, con il 70% delle approvazioni fatte al telefono. È difficile da calcolare, ma è probabile che l'uso di Smartsheet offra risparmi in termini monetari."

Con processi semplificati e relazioni con i clienti in un unico posto ordinato, Bavitech è pronta a scalare ulteriormente. "Siamo tutti pronti con un sistema chiaro e organizzato e spero che possiamo contribuire in modo più efficiente al mondo della produzione di macchinari per l'automazione", conclude Hai.