Con Smartsheet, Künz eleva lo standard di efficienza globale di gestione dei progetti

Künz è onnipresente in qualsiasi scalo marittimo o container terminal di rilievo. Quest'azienda austriaca a conduzione familiare fondata nel 1932 è leader globale nella creazione di soluzioni all'avanguardia per la movimentazione dei container. Dalle gru innovative alle attrezzature portuali specializzate, l'azienda offre prodotti efficienti e all'avanguardia in ogni momento.

"La sede di Künz è vicino al Lago di Costanza in Austria, e l'azienda ha diverse filiali in Italia, Svizzera, Slovacchia, Paesi Bassi e Polonia", afferma Christian Hainzl, Head of System Commissioning di Künz. "Io gestisco il reparto collaudi dal centro nevralgico dell'azienda e guido i team di tutto il mondo nello sviluppo di software di automazione per gru, nei collaudi in loco e nella consegna delle gru ai clienti".

Documentare le attività in tempo reale

Hainzl cercava una soluzione centralizzata per gestire in modo efficiente i team di Künz dislocati in varie sedi. "In passato usavamo una piattaforma di collaborazione molto diffusa per registrare le fasi e i problemi del progetto, ma la trovavamo poco efficiente", afferma. Mantenere un documento aggiornato e allineato con così tante persone 'a bordo' non era affatto semplice. Man mano che la documentazione aumentava, il personale in loco passava sempre più tempo a gestirla. "Documentare il nostro lavoro è fondamentale, ma per i team in loco dovrebbe trattarsi di un compito semplice, da eseguire in background", sottolinea Hainzl. 

Non contenta degli strumenti di collaborazione esistenti, l'azienda si è rivolta a Smartsheet, dietro suggerimento di un cliente. Poi Nanga Systems, un partner di Smartsheet, ha avviato un proof of concept. "Il nostro obiettivo era semplificare attività quali monitoraggio dei problemi, checklist e report giornalieri", afferma Hainzl. 

"Il fascino di Smartsheet risiede nelle sue funzioni di collaborazione in tempo reale e nel tracciamento integrato dei problemi, che soddisfano il nostro obiettivo primario."

"Nei progetti ingegneristici complessi e critici per la sicurezza, monitorare e registrare le segnalazioni in modo meticoloso è fondamentale per garantire la massima qualità del progetto e l'esecuzione tempestiva", spiega Hainzl. "Il mio ruolo prevede la raccolta di informazioni sul sito e la preparazione di report giornalieri per i responsabili di progetto, cercando di ridurre al minimo le interruzioni per il personale in loco." Per semplificare l'accesso a progetti e dati, si affida alle dashboard Smartsheet. "Grazie alle dashboard, posso valutare rapidamente l'avanzamento del progetto e identificare le questioni in sospeso", osserva. "Ad esempio, se un collega austriaco chiede informazioni sullo stato dei lavori in Italia, posso aprire la dashboard e fornirgli istantaneamente aggiornamenti".

Risoluzione delle questioni in sospeso

La funzione di report di Smartsheet semplifica il monitoraggio e la comunicazione delle questioni in sospeso ai vari team. "Posso andare sul posto, scattare una foto con lo smartphone per documentare i punti irrisolti, aggiungerli a una nota Smartsheet, e condividerli con il team". Questo approccio collaborativo in tempo reale aiuta Künz a semplificare anche la consegna delle gru ai clienti. "In precedenza, circa il 10% delle attività di collaudo rimaneva irrisolto e richiedeva un riesame ulteriore prima del passaggio di consegne", ammette Hainzl. 

"Ora, grazie alle checklist automatizzate Smartsheet, i nostri dipendenti sanno esattamente quali sono le attività da concludere prima di consegnare una gru al cliente."

Spostare la segnalazione e la risoluzione dei problemi online ha ridotto la necessità di trasferte ripetute in loco. "Una volta risolti tutti i problemi, posso aggiornare rapidamente la documentazione e inviarla al responsabile di progetto per l'approvazione finale, senza dovermi recare un'altra volta sul sito. Questo ci consente di risparmiare un sacco di tempo e denaro".

"In tutta l'azienda, 23 responsabili di progetto fanno affidamento alle dashboard Smartsheet per restare al corrente sui progetti", spiega Hainzl. Date le condizioni meteorologiche in loco spesso difficili, è fondamentale poter accedere rapidamente ai dati chiave sui dispositivi mobili. "In questo modo, possono registrare i problemi, prendere appunti o compilare moduli base in modo rapido, e poi aggiungere informazioni più dettagliate tramite la versione per browser web una volta rientrati in ufficio". Se un problema esistente viene aggiornato o se ne viene creato uno ex novo, l'automazione garantisce che tutte le parti coinvolte vengano informate tempestivamente.

Un percorso rapido dal tirocinante al personale in loco

Smartsheet non semplifica solo la gestione dei progetti di Künz, ma svolge anche un ruolo cruciale nella formazione e nell'onboarding. "Parte del mio lavoro è garantire che i nostri dipendenti siano adeguatamente formati. Una volta, sfogliando il Centro soluzioni alla ricerca di informazioni sull'utilizzo di Smartsheet, mi sono imbattuto nei modelli di onboarding e li ho poi personalizzati per soddisfare le nostre esigenze", ricorda Hainzl.

Tramite Smartsheet, Hainzl evidenzia gli argomenti critici e indirizza i dipendenti ai manuali dell'intranet aziendale. "Con la documentazione sparsa nelle varie sedi, avere un approccio centralizzato è davvero prezioso", osserva. Gli fa risparmiare tempo nell'affrontare le richieste minori e nell'indirizzare i membri del team verso i file pertinenti. E aggiunge: "Ora imparano per lo più autonomamente. Io mi limito a organizzare dei meeting brevi solo per assicurarmi che sia tutto chiaro e per affrontare questioni complesse".

Hainzl può finalmente monitorare la durata di ogni fase di formazione, con una migliore comprensione della timeline di onboarding, per lui e per gli altri manager. "Mi chiedono spesso quanto tempo ci vuole per formare un nuovo assunto affinché sia in grado di operare in modo indipendente sul sito, per cui questo aspetto è davvero inestimabile per il nostro management", afferma.

Il reparto risorse umane sfrutta le funzioni di Smartsheet per affinare il pool di potenziali candidati. "Organizziamo incontri di reclutamento nelle scuole per attirare i futuri laureati. Tuttavia, per la tutela della privacy, non abbiamo accesso alle informazioni personali dei partecipanti direttamente dalla scuola", spiega Hainzl. "Quindi, creiamo un modulo collegato a un codice QR per i futuri candidati. Possono scansionarlo, condividere i loro dettagli di contatto e ricevere e-mail dalle risorse umane sulle offerte di lavoro al termine del percorso scolastico. Questo processo è pienamente conforme alle normative sulla riservatezza dei dati".

Intuitivo e scalabile 

Attualmente, oltre 230 utenti di vari reparti utilizzano Smartsheet. "Uno dei maggiori vantaggi di Smartsheet, oltre alla centralizzazione, è la facilità d'uso", sottolinea Hainzl. 

"A differenza di altre piattaforme di collaborazione, che spesso richiedono competenze specifiche per poter essere personalizzate, Smartsheet offre modelli intuitivi su misura per le nostre esigenze."

Soddisfatta dei risultati, l'azienda prevede di ampliare l'utilizzo di Smartsheet per includere, ad esempio, lo sviluppo di modelli per i progetti idroelettrici di Künz. "Il viaggio digitale con Smartsheet è stato estremamente gratificante", riassume Hainzl. "E intendiamo continuare su questa strada".