Palfinger porta chiarezza, struttura e automazione in oltre 450 progetti grazie a Smartsheet

Fondata oltre 90 anni fa, Palfinger è diventata leader globale nelle soluzioni di gru e sollevamento. Con sede in Austria, oltre 12.000 dipendenti e 30 siti di produzione in tutto il mondo, l’azienda è nota soprattutto per le sue iconiche gru da carico, spesso montate su camion, navi e treni. Nel corso degli anni, l’azienda ha ampliato la sua gamma per includere di tutto: da caricatori a gancio e carrelli elevatori montati su camion fino a sistemi di movimentazione marittima e piattaforme di lavoro aeree.

Gestione dei progetti in fogli di calcolo sparsi

In qualità di Head of PMO Global Operations presso Palfinger, Nadir Doudou è responsabile di garantire che i progetti operativi chiave, dalle iniziative di produzione alla logistica interna e agli acquisti, procedano senza intoppi e forniscano un valore reale. Quando ha iniziato a ricoprire tale ruolo, ha scoperto che i suoi colleghi di team gestivano i progetti per lo più in fogli di calcolo semplici e disconnessi. 

“Mi sono reso conto che Smartsheet offriva la possibilità di creare flussi di lavoro con semplicità, creare automazioni senza la necessità di assistenza tecnica, il tutto con il vantaggio di disporre di un database comune”, afferma Joy El Houeiss, Head of PMO Sales presso Palfinger.

Una volta che Smartsheet ha superato l’attento processo di screening del team IT, Doudou ha iniziato a implementarlo, cominciando a usarlo lui stesso come primo utente. “Mi sono sbizzarrito con report, dashboard e automazioni, e ho iniziato a sfogliare la libreria di modelli Smartsheet”, ricorda. “È lì che ho trovato il modello Project Management Office: mi ha chiarito da dove iniziare e mi ha aiutato a creare un set di strumenti standard per i project manager.” La configurazione si è evoluta nel tempo, ma funge ancora da solida struttura di base.

Scalabilità agevole

Il reparto di Doudou ha adottato tempestivamente la soluzione, configurando oltre 50 progetti in tre mesi pur avendo ricevuto una formazione minima. Presto altri reparti hanno seguito l’esempio. “È stato molto facile modificare il sistema e adattarlo ai requisiti di ogni reparto o project manager”, spiega Doudou. In poco tempo, Smartsheet è diventata la piattaforma di riferimento per la gestione di progetti e portafogli in tutta Palfinger, con circa 500 progetti attivi in tutta l’azienda.

Man mano che più persone hanno iniziato a utilizzare la soluzione, l'azienda ha ricevuto più feedback degli utenti. “Ogni volta che volevamo modificare una colonna o aggiungere una nuova funzione, dovevamo esaminare tutti i 100 progetti per applicare l’aggiornamento”, ricorda Doudou. È stato allora che il team ha scoperto Smartsheet Control Center, che ha consentito loro di apportare modifiche e creare nuovi progetti in blocco.

Esplorare le potenzialità di Smartsheet

Man mano che l’uso di Smartsheet aumentava, Palfinger ha iniziato ad aggiungere altre funzionalità al mix. “Dynamic View ci consente di condividere le informazioni giuste con le persone giuste, senza dover dare accesso a fogli di calcolo completi”, afferma Doudou. Ciò è stato particolarmente utile per la gestione dei dati sensibili. Da dietro le quinte, Data Shuttle mantiene i dettagli del progetto sincronizzati tra i portafogli, in modo che i team non debbano eseguire gli stessi aggiornamenti più e più volte. Inoltre, usano Resource Management per tenere d’occhio i carichi di lavoro e assicurarsi che le persone non siano oberate.

Con il tempo, i dipendenti hanno anche iniziato a creare soluzioni Smartsheet personalizzate come sistemi di ticketing e dashboard. “Con qualsiasi altra piattaforma sono necessari programmazione e supporto personalizzati per apportare modifiche, e ogni piccola modifica può costare una fortuna”, afferma Doudou. 

“È qui che Smartsheet eccelle. Ci consente di creare un ambiente in maniera autonoma, e l’intero processo è molto piacevole, comodo e facile.”

Più trasparenza con meno fatica

Dopo essere passata da fogli di calcolo sparsi a un sistema centralizzato, Palfinger può ora godere di una visione chiara delle prestazioni dei suoi progetti. “Ogni progetto è assolutamente trasparente, e riusciamo a vedere a colpo d’occhio quanto tempo e quanto impegno ci vogliono per ogni attività”, dichiara Doudou. Questa visibilità aiuta il team a stabilire le priorità in base a dati reali.

Per Doudou, molte piattaforme possono offrire visibilità, ma ciò che distingue Smartsheet è la rapidità con cui può essere messa in atto. “Creiamo circa una dozzina di nuovi progetti ogni settimana e Control Center ci consente di farlo utilizzando un modello standard. Questo ci consente da solo di risparmiare circa due ore a settimana", afferma. “E ora, invece di dover aggiornare centinaia di progetti uno per uno, possiamo modificarli tutti con un solo clic.” Tuttavia, la caratteristica che preferisce è l’automazione, che aiuta a ridurre le attività ripetitive e mantiene tutto in movimento senza un costante follow-up manuale.

Uno slancio da sfruttare

Smartsheet è sempre più utilizzato dalla forza lavoro globale di Palfinger, e Resource Management dovrebbe supportare nel prossimo futuro circa il 10% dei dipendenti. Guardando al futuro, l’azienda prevede di collegare Smartsheet ad altri sistemi chiave per la gestione di fogli presenze, budget e flussi di lavoro di sviluppo Agile. “È più di un nuovo strumento: è un nuovo modo di lavorare unificato, trasparente e allineato”, afferma Doudou. “Ha cambiato il modo in cui lavoriamo e ci sta aiutando ad andare avanti con maggiore chiarezza e sicurezza.”