Securitas utilizza Smartsheet per semplificare la gestione del portafoglio di progetti e aiutare i leader a prendere decisioni strategiche

Più di 10.000 organizzazioni in tutto il mondo si affidano a Securitas per proteggere i propri asset umani, di proprietà e intellettuali. Securitas offre un portfolio completo di tecnologie e servizi specializzati in sorveglianza in loco, da dispositivi mobili e da remoto, sicurezza elettronica, antincendio, e gestione dei rischi aziendali.

Il PMO di Securitas usa Smartsheet per gestire tutti i processi di gestione dei progetti e dei portafogli (project and portfolio management, PPM) all’interno dell’organizzazione. “Smartsheet mette tutto insieme al posto nostro”, afferma Frank Chiocco, direttore, PMO di Securitas Security Services USA, Inc. 

“Per gli utenti è facile interagire e creare cose con esso, ma consente anche la creazione di funzionalità e report complessi.”

Diversi anni fa, prima di adottare Smartsheet, Securitas ha intrapreso un’iniziativa di trasformazione aziendale che includeva un aggiornamento dei sistemi e dei processi di back-end per aree critiche come buste paga, finanza e reclutamento. Di conseguenza, il PMO dell’organizzazione è stato inondato da nuovi progetti. “All’improvviso avevamo 40 nuovi progetti nel nostro portfolio da gestire”, afferma Larisa Zakharchuk, vice-presidente e IT business management di Securitas Security Services USA, Inc. “Ciò significava che dovevamo organizzare ogni progetto, mapparlo su un obiettivo strategico e trovare le risorse giuste per realizzare tutto”. Tuttavia, l’azienda non aveva gli strumenti per tenere facilmente traccia di tutti i progetti in un unico posto. 

“Tutti i nostri project manager tenevano traccia delle cose in diversi fogli di calcolo e software di project management, e nessuno di questi collegava bene le informazioni”, afferma Chiocco. “Avevo anche bisogno di un modo migliore per presentare un report olistico su tutti i progetti alla direzione, in modo che potesse prendere decisioni strategiche.”

Inoltre, il team dell'IT Center of Excellence and Reporting (Centro di eccellenza e reporting IT) dell’azienda voleva un modo più efficiente per gestire processi come l’audit semestrale di ricertificazione degli utenti, che conferma che i dipendenti dispongono degli strumenti giusti per svolgere con successo il proprio lavoro. “Abbiamo utilizzato vari strumenti software per eseguire la ricertificazione degli utenti per l’audit, e ci volevano sei mesi per completarne due all’anno: troppo tempo”, afferma Gladys Liley, Center of Excellence & Reporting Director, IT di Securitas. “Abbiamo anche dovuto acquistare software esterno per i sondaggi, e volevamo ridurre tali costi.

L’azienda voleva inoltre migliorare la governance generale e introdurre maggiore coerenza nella gestione dei progetti. “Dovevamo maturare come PMO e gestire meglio un progetto dall’inizio alla chiusura, fornendo aggiornamenti in tempo reale sui progressi”, afferma Chiocco.

Perché Smartsheet?

Il PMO di Securitas ha scelto di adottare Smartsheet per la sua flessibilità e scalabilità. “C’erano già alcuni team che usavano Smartsheet, quindi ho iniziato a esplorarlo un po’ e presto ho capito che potevo usarlo per fare tutto in termini di gestione dei progetti”, afferma Chiocco. “Inoltre, se abbiamo bisogno di espanderne l’utilizzo, è in grado di operare in scala tanto quanto ne abbiamo bisogno”.

Securitas ora usa Smartsheet per gestire i suoi portafogli di progetti in espansione e utilizza in particolare Smartsheet Control Center per monitorare ogni progetto dall’inizio alla fine. “Smartsheet Control Center è in grado di semplificare tutto per chiunque abbia una certa esperienza di sviluppo ma non molta esperienza di programmazione”, afferma Chiocco. “Trattandosi di uno strumento low-code/no-code, ho potuto usare i modelli per sviluppare rapidamente un’intera soluzione PPM che soddisfacesse perfettamente le nostre esigenze”.

Rendere operativi gli obiettivi strategici

Securitas usa Smartsheet per rendere operativi gli obiettivi strategici dell’azienda. Ad esempio, Securitas ha recentemente lanciato un portale rivolto ai clienti che supporta l’obiettivo strategico di digitalizzazione dei clienti dell’azienda. “Abbiamo cinque regioni negli Stati Uniti e ognuna funziona in modo leggermente diverso, quindi vogliamo avere un modo standardizzato di comunicare con i clienti”, afferma Zakharchuk. “Il portale offre ai clienti un posto dove vedere il programma e quali guardie lavoreranno in una posizione specifica, per una migliore visibilità”. Con i dati di progetto aggiornati nelle dashboard Smartsheet, gli stakeholder e i dirigenti di Securitas possono prendere decisioni aziendali più facilmente. Ogni settimana, il team PMO invia viste di progetto a livello di portfolio ai leader senior per monitorare l’avanzamento di 40 progetti. 

“Grazie alle informazioni di progetto in tempo reale a portata di mano in Smartsheet, i nostri team dirigenti possono prendere più facilmente decisioni strategiche su come priorizzare i progetti, o per evitare che l’azienda vada sotto stress svolgendo troppe attività”, afferma Chiocco.

Securitas si affida anche all’automazione dei flussi di lavoro in Smartsheet per inviare milestone del progetto e promemoria ai principali stakeholder del PMO. Securitas garantisce la piena visibilità dei portfolio di progetti attraverso report e dashboard automatizzati e centralizzati. Smartsheet ottimizza inoltre l’efficienza eliminando la raccolta manuale dei dati e automatizzando il tracciamento e il reporting su progetti e portfolio. I leader senior utilizzano le dashboard per vedere lo stato di ogni progetto e intervenire in caso di ostacoli.

Il team dell'IT Center of Excellence and Reporting usa inoltre le dashboard Smartsheet per fornire visibilità completa ai team dirigenti e ai partner commerciali. “Le dashboard Smartsheet ci offrono un’unica fonte di verità, con informazioni e parametri in tempo reale”, afferma Liley. “Questo fornisce funzionalità self-service ai membri del nostro team”.

Il PMO usa Smartsheet anche per consentire ai proprietari dei progetti di accedere a informazioni specifiche per la modifica. “Smartsheet è utile perché i project manager possono utilizzarlo per aggiornare le proprie attività individuali, piuttosto che vedere tutto ciò che riguarda il progetto”, afferma Chiocco. Chiocco usa anche Data Shuttle, una funzionalità che gli consente di caricare dati da diversi database in Smartsheet.

Centralizzazione degli audit semestrali e dei processi aziendali chiave

Il team dell'IT Center of Excellence and Reporting di Securitas usa ora Smartsheet per centralizzare e semplificare gli audit semestrali di ricertificazione degli utenti. Il reparto usa Smartsheet anche per gestire le applicazioni aziendali e i relativi budget. 

Le operazioni sul campo di Securitas usano Smartsheet per gestire il processo di colloquio con i candidati per le risorse umane. Ora, quando un candidato invia una candidatura online, un flusso di lavoro automatizzato in Smartsheet invia un’e-mail per presentare le opzioni di programmazione del colloquio.

I team di Securitas Technology e Remote Guarding si affidano a Smartsheet per gestire servizi tecnologici quali la tecnologia mobile e i servizi di guardia in sede, monitorando i progetti dall’inizio alla consegna e durante la manutenzione continua.

Gestione end-to-end dei progetti semplificata e snellita

Con Smartsheet, il PMO di Securitas ha automatizzato e semplificato i suoi processi di gestione dei progetti, agevolando il monitoraggio centralizzato di 40 progetti dall’inizio alla fine invece di utilizzare fogli di calcolo multipli e altri strumenti. “Smartsheet Control Center automatizza tutto, quindi quando un nuovo progetto arriva e viene approvato, tutte le informazioni collegate a quel progetto passano automaticamente a una visualizzazione a livello di portfolio”, afferma Chiocco.

Semplificando la gestione dei progetti in Smartsheet, Chiocco e il suo team dedicano meno tempo alla raccolta di dati di progetto e al monitoraggio dei budget. 

“Quando gestisci 40 progetti, aggiornare una scadenza o le informazioni di contatto può richiedere molto tempo. Ora, se necessario, possiamo apportare una modifica rapida a un modello di Control Center, e ciò si ripercuoterà su tutti i progetti esistenti”, dichiara Chiocco. “Bastano pochi minuti, e non devo più modificare tutti i 40 progetti per aggiornare lo stato.”

Audit completati nella metà del tempo 

Il team Application Security Administration di Securitas può completare gli audit semestrali molto più velocemente grazie a Smartsheet. 

“Ora completiamo un audit in circa un mese e mezzo: prima ci volevano tre mesi”, afferma Liley. “Una volta completato, possiamo iniziare a creare immediatamente report sui parametri grazie all’automazione e alle dashboard di Smartsheet.”

Oltre ad aumentare l’efficienza del processo di audit, lo strumento aiuta Liley e il suo team a risparmiare quei soldi che precedentemente venivano spesi per il software di audit esterno. “Non abbiamo trovato sul mercato un altro strumento come questo che potesse offrirci queste capacità”, afferma.

Maggiore visibilità per far avanzare i progetti 

Con Smartsheet, il PMO di Securitas ha una maggiore visibilità dei dettagli dei progetti, aiutando i project manager a garantire che i progetti rimangano sempre in carreggiata. 

“Ogni volta che un project manager aggiorna lo stato di un progetto in Smartsheet, le informazioni vengono acquisite automaticamente come flusso di lavoro e confluiscono in un foglio separato in cui posso vedere i dati più recenti e la cronologia completa in una dashboard”, afferma Chiocco. “Questa visibilità significa che posso vedere se un progetto passa da verde a rosso, parlare con il proprietario del progetto per scoprire perché le cose sono rallentate e quindi agire per far muovere le cose più velocemente.”

Securitas sta ora valutando l’espansione di Smartsheet in altre aree dell’organizzazione che potrebbero aver bisogno di una maggiore governance e visibilità dei processi. “Attualmente stiamo pensando a progetti che non rientrano nel mondo tradizionale del PMO e a come Smartsheet potrebbe essere d’aiuto”, afferma Chiocco. “Questa soluzione ci ha aiutato a essere flessibili e produttivi e può essere facilmente scalabile in modo da adattarsi a molti più casi d’uso man mano che cresciamo”.

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