L’Oregon Department of Human Services usa Smartsheet per amministrare programmi critici con monitoraggio centralizzato e reporting accurato

L’Oregon Department of Human Services (ODHS) è la principale agenzia dell’Oregon per aiutare gli abitanti di questo stato a raggiungere il benessere e l’indipendenza. In qualità di agenzia più grande dello stato, l’ODHS determina l’idoneità delle persone che richiedono e ricevono aiuti. L’ODHS estende i suoi servizi a più di un milione di persone, attraverso programmi per anziani e persone con disabilità, servizi sociali, servizi per le disabilità nello sviluppo, programmi di autosufficienza, reinserimento lavorativo e la partnership dell’Oregon per l’idoneità.

La tecnologia svolge un ruolo chiave nel lavoro quotidiano dell’agenzia e l’ODHS voleva trovare una soluzione sicura ed economica per gestire i suoi programmi e semplificare la creazione dei report. “I costi sono importanti per qualsiasi agenzia governativa, poiché i flussi di finanziamento possono essere limitati e il denaro non è sempre garantito”, afferma Joey Razzano, Performance System Administrator presso l’ODHS. “Inoltre, dobbiamo proteggere i dati personali identificabili, ovvero le informazioni riservate e sensibili sulle persone.”

Razzano aveva usato Smartsheet nel suo precedente ruolo presso l’Oregon Health Authority e ha contribuito ad adottare la piattaforma presso l’ODHS. “Sapevo che Smartsheet non era solo facile da usare, ma anche scalabile e flessibile”, afferma. Razzano è diventata rapidamente l’esperta di Smartsheet dell’agenzia e diversi team all’interno dell’ODHS l’hanno contattata per assistenza nella creazione di soluzioni su Smartsheet. Uno di questi team era quello dedicato al reinserimento lavorativo, un programma finanziato a livello federale che fornisce servizi alle persone con disabilità per aiutarle a trovare lavoro. Il team aveva bisogno di una soluzione che aiutasse a monitorare e coordinare meglio i servizi con tutti i distretti scolastici e i collaboratori, in modo che potessero riferire accuratamente al governo federale.  “Il programma rischiava di perdere i finanziamenti federali perché non stavamo effettuando il reporting correttamente”, spiega Razzano.

Gestione dei processi per il reinserimento lavorativo in Smartsheet

Il team per il reinserimento lavorativo non disponeva di funzionalità di reportistica centralizzate e voleva aumentare la collaborazione tra i dipendenti. “Siamo tenuti a riferire alle agenzie governative statali e federali riguardo le nostre entità di gestione dei casi, ma farlo era difficile, perché non riuscivamo a far comunicare tra loro sistemi diversi”, afferma Razzano. L’organizzazione aveva anche bisogno di semplificare la gestione dei progetti. “Abbiamo persone che utilizzano software e strumenti di monitoraggio diversi, quindi non riuscivano a collaborare in modo efficace perché lavoravano in silos”, spiega Razzano.

Dopo che uno degli appaltatori non è riuscito a consegnare, Razzano è stata in grado di aiutare il team a creare rapidamente una soluzione per gestire meglio il programma di reinserimento lavorativo in Smartsheet. “Quando il mio manager ha descritto la funzionalità di cui aveva bisogno, sapevo che Smartsheet aveva le giuste funzionalità”, afferma. Con Smartsheet, il team può monitorare più facilmente le fasi di approvazione con decine di distretti scolastici in tutto lo stato, fornire report in tempo reale ogni mese per la fatturazione e fornire report accurati alle agenzie federali ogni trimestre. “Monitoriamo ogni fase e mostriamo chiaramente chi ha bisogno di servizi, le informazioni pertinenti e se soddisfa i requisiti”, afferma Razzano. Smartsheet esporta quotidianamente i dati, compresi i numeri di identificazione principali, da un sistema diverso per garantire un monitoraggio coerente delle segnalazioni ed eliminare l’inserimento manuale dei dati. Per fornire visibilità ai coordinatori regionali e ai distretti scolastici, l’ODHS ha anche creato varie dashboard con visualizzazioni di alto livello di scuole, collaboratori e statistiche di riepilogo per ogni caso, usando Dynamic View per mostrare solo le informazioni di fatturazione pertinenti.

Una soluzione intuitiva e facile da usare per la gestione dei casi  

L’ODHS ha creato rapidamente un sistema completo per il monitoraggio e il reporting sul programma per il reinserimento lavorativo. “Grazie all’intuitività e alla facilità d’uso offerte da Smartsheet, ho creato la soluzione di monitoraggio per l’approvazione del programma per il reinserimento lavorativo in sole due settimane”, afferma Razzano. Una volta che la soluzione di monitoraggio e reporting è entrata in funzione, Razzano ha appreso che soddisfaceva i requisiti di reporting federali, assicurando così che il programma continuasse a ricevere i finanziamenti necessari. “In effetti, un’agenzia federale ha affermato di aver suggerito a un altro stato di prendere in considerazione la nostra soluzione, perché funziona davvero bene”, afferma Razzano.

Anche l’ODHS ha beneficiato della flessibilità di Smartsheet. “I requisiti continuavano a cambiare man mano che creavamo la soluzione, e siamo stati in grado di apportare le modifiche mentre procedevamo, perché Smartsheet è così flessibile e scalabile”, dice Razzano. Inoltre, le dashboard di Smartsheet aiutano l’ODHS a centralizzare i processi di gestione dei casi per ogni singolo distretto. 

“Abbiamo creato uno sportello unico per ogni distretto, quindi ora c’è un unico posto in cui i coordinatori possono andare per visualizzare segnalazioni, rimborsi e altri moduli”, afferma Razzano. “Molte volte, è necessario visitare più posizione per trovare moduli governativi e altre informazioni. Con Smartsheet, abbiamo potuto incorporare tutti i moduli direttamente nella dashboard, il che rende tutto più facile da trovare e più efficiente per i distretti.”

Consentire ai dipendenti di essere più efficienti

Altri membri del personale ODHS hanno l’autonomia necessaria per creare le proprie soluzioni in Smartsheet, invece di affidarsi al reparto dei servizi informatici dell’agenzia. “In passato, dovevamo aspettare mesi o anche di più perché i servizi informatici creassero una soluzione”, afferma Razzano. “Con Smartsheet è facile creare una soluzione che funziona, ed è anche semplice da imparare per i nostri team. Invece di utilizzare quattro o cinque programmi diversi per fare qualcosa, possiamo fare tutto ciò di cui abbiamo bisogno in un unico posto in Smartsheet.”

Inoltre, Smartsheet fornisce una piattaforma sicura per aiutare ODHS a proteggere meglio i dati personali identificabili delle persone che beneficiano di ciascuno dei suoi programmi. “Non posso sottolineare abbastanza quanto sia importante la sicurezza per noi in qualità di ente governativo statale”, afferma Razzano. 

“I registri pubblici per noi sono cruciali e il Dipartimento di Giustizia deve approvare qualsiasi servizio basato sul cloud che abbia un contratto di utilizzo elettronico. Sappiamo che possiamo soddisfare questi requisiti con Smartsheet. Smartsheet ci rassicura costantemente sulla sicurezza della piattaforma, in modo da poter gestire meglio i rischi. Questo ci dà sicurezza man mano che continuiamo a espandere l’uso di questa tecnologia in ODHS.”

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