La Albany State University semplifica la gestione dei progetti IT con Smartsheet, aumentando l'efficienza operativa e offrendo agli studenti un'esperienza migliore

La Albany State University, situata ad Albany, in Georgia, è un'università pubblica storicamente afroamericana che conta oltre 6.500 studenti. Fondata nel 1903, l'università offre un'ampia gamma di programmi di certificazione, associate degree, lauree triennali e lauree magistrali.

Il Project Management Office for Information Technology (IT) Services dell'università è responsabile della gestione dei principali progetti tecnologici a supporto di studenti, docenti e reparto amministrativo, come la supervisione delle integrazioni software, gli aggiornamenti dell'infrastruttura digitale e la procedura di EDP (Electronic Device Purchasing, acquisto di dispositivi elettronici).

In passato, le approvazioni di EDP per nuovi portatili, computer e altri dispositivi avvenivano manualmente e tramite l'utilizzo di supporti cartacei. Il loro monitoraggio era dispendioso in termini di tempo e richiedeva un notevole sforzo da parte dell'amministrazione per controllare le approvazioni e l'avanzamento. "Avevamo bisogno di un approccio digitale strutturato per semplificare il processo di approvazione e migliorare il monitoraggio dei progetti", afferma Malinda Barron, IT Project Management Analyst II presso il Project Management Office for Information Technology Services della Albany State University.

Oltre all'EDP, anche il monitoraggio dei progetti IT era frammentato tra diversi sistemi, il che poneva dei limiti alla visibilità e al coordinamento all'interno del campus. "Prima di Smartsheet, dovevamo destreggiarci tra molteplici strumenti di gestione, quindi garantire la coerenza di tutti i progetti era più difficile", dichiara Barron.

Gestione dei progetti e processi principali in Smartsheet

Dopo aver adottato con successo Smartsheet in altri dipartimenti universitari, il Project Management Office ha scelto questo strumento anche per potenziare il monitoraggio dei progetti IT. "All'inizio abbiamo creato un modello Smartsheet per la pianificazione di un progetto, ottenendo ottimi risultati. Da quel momento, questa risorsa ha preso sempre più piede", afferma Barron. A quel punto, l'ufficio ha esteso l'uso di Smartsheet alla gestione della procedura di EDP per monitorare gli acquisti di hardware e software, dalle fasi di approvazione e finanziamento fino a quelle di fatturazione e implementazione.

Dall'integrazione di Smartsheet avvenuta nel 2018, il Project Management Office dell'università ha gestito circa 138 progetti, che spaziano da aggiornamenti su larga scala dell'infrastruttura ad attività secondarie di miglioramento dei processi. Ogni anno il team supervisiona 15-20 progetti principali, tra cui miglioramenti tecnologici, operazioni di potenziamento della sicurezza e implementazione di software aziendali. 

"Smartsheet ci aiuta a monitorare tutti i nostri progetti e a completarli in tempo e nel rispetto del budget", dichiara Barron.

Con Smartsheet, il PMO ha visibilità in tempo reale sullo stato di tutti i progetti IT in una piattaforma centralizzata. "Con le dashboard di Smartsheet, possiamo vedere chiaramente ogni fase di un progetto, dalla pianificazione iniziale al completamento", afferma Barron. "Disponiamo anche di dashboard che mostrano quali reparti hanno più interazioni con il nostro ufficio, in modo da poter identificare le aree in cui migliorare la comunicazione."

Miglioramento dei processi in tutto il campus

Prima di Smartsheet, l'intera procedura di acquisto dei dispositivi elettronici richiedeva in genere 30 giorni. Con Smartsheet, il team ha ridotto i tempi di approvazione di oltre il 60%. 

"Smartsheet ci consente di completare la procedura di EDP nel giro di 8-10 giorni, anziché in un mese", afferma Barron. 

Con i flussi di lavoro automatizzati, Smartsheet aiuta a ridurre il carico di lavoro dell'amministrazione e garantisce una maggiore responsabilità nei confronti degli stakeholder. "Non dobbiamo più temere che i moduli vadano persi. Smartsheet consente di monitorare facilmente ogni fase del processo di acquisto, e i richiedenti possono seguire l'avanzamento dell'approvazione in tempo reale."

Gestendo il portafoglio dei progetti IT su Smartsheet, il PMO ha aumentato la produttività, migliorato l'efficienza e rafforzato la collaborazione in modo significativo in tutto il campus. "Smartsheet ha trasformato i nostri processi standardizzando i modelli, in modo da non dover ricominciare da zero all'inizio dei nuovi progetti", afferma Barron. "Grazie a strumenti come dashboard di alto livello e notifiche automatizzate che consentono di mantenere i progetti sotto controllo, Smartsheet ci ha permesso di essere più organizzati e aggiornati in tutti i nostri progetti. Ci ha aiutato a migliorare i processi nell'intero campus e non vediamo l'ora di scoprire dove ci porterà in futuro."

Una migliore esperienza per studenti e docenti

Poiché Smartsheet consente di velocizzare e rendere più efficienti i processi, Barron e il suo team possono dedicare più tempo a sostenere i docenti e gli studenti della Albany State. "Smartsheet accelera i nostri processi e ci aiuta a concentrarci davvero su ciò che conta di più: gli studenti", afferma Barron. 

"Una delle nostre missioni è consentire loro di ricevere la migliore istruzione possibile, e per riuscirci abbiamo bisogno di processi fluidi e impeccabili. Smartsheet ci consente di migliorare la collaborazione e di dedicare più tempo alle decisioni strategiche che hanno un impatto su studenti e docenti."

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