Johnson & Johnson velocizza drasticamente la revisione dei contenuti con Smartsheet

Negli ultimi 130 anni, Johnson & Johnson ha portato idee, prodotti e servizi innovativi per promuovere la salute e il benessere delle persone. Come azienda sanitaria diversificata, è specializzata in tutto, dai dispositivi medici ai prodotti farmaceutici e ai farmaci da banco. Con oltre 134.000 dipendenti in 265 aziende in 60 paesi, Johnson & Johnson si pone l'obiettivo di avere un impatto positivo sulla salute umana attraverso l'innovazione. 

Ogni contenuto educativo che Johnson & Johnson crea per consumatori o medici deve passare attraverso un rigoroso processo legale, normativo e di revisione medica disciplinato dalla Food and Drugs Administration degli Stati Uniti d'America. Colleen Hulshof, Editorial Compliance Specialist for Global Learning & Development di Johnson & Johnson Surgical Vision, è la persona responsabile della gestione del processo di revisione. 

Quando Hulshof ha assunto la posizione, è stata incaricata di identificare e gestire gli ostacoli nel processo di revisione e rispettare le scadenze aziendali.

"Avevo bisogno di un meccanismo di tracciamento per quello che faccio", afferma Hulshof. "Volevo analizzare facilmente il tempo necessario per ogni fase del processo di revisione e vedere il motivo di eventuali ritardi." 

Creazione di uno sportello unico

Sei mesi fa, Hulshof ha deciso di rivolgersi a Smartsheet per tenere traccia del processo di revisione dei contenuti. "Mi sono imbattuta in Smartsheet quando un altro collega lo ha usato per la gestione dei progetti", afferma. "Ho pensato che sembrava molto eccitante, l'ho chiamato un 'foglio di calcolo su steroidi' in quanto ha molte più capacità. Ho trovato tutto: informazioni, commenti e allegati. In breve tempo mi sono iscritta alla conferenza per i clienti ENGAGE 2022, dove ho imparato a utilizzare Smartsheet per essere più efficiente."

Hulshof ha iniziato recuperando informazioni sui contenuti didattici dagli autori e caricando tutti i dettagli in Smartsheet, dal pubblico di destinazione ai prodotti identificati e alla storia che c'era dietro. Da qui, Hulshof poteva facilmente tenere traccia delle date di scadenza per ogni sezione del processo di revisione, inviando note ai rispettivi revisori medici, legali e normativi in caso di ritardi. Per garantire che tutti rimanessero informati, tutti gli esperti in materia hanno ricevuto notifiche automatizzate per ogni fase del processo di revisione. 

Visibilità e controllo

Il risultato è stato un foglio olistico in cui Hulshof ha potuto ottenere chiarezza sull'andamento di ogni fase del processo di revisione e, se necessario, velocizzare le cose.

"Una delle grandi cose di Smartsheet è che si può ottenere visibilità su chi sta facendo cosa e lavorare per una soluzione", afferma. "Mi piace che sia uno sportello unico, un'unica fonte di verità. E l'automazione è sicuramente la mia parte preferita del processo, perché mi consente di risparmiare tempo."

Grazie a maggiore chiarezza e controllo sul processo di revisione, Johnson & Johnson ha eliminato i ritardi.

"Smartsheet mi aiuta a prevenire le crisi e a velocizzare il processo di revisione dei contenuti", dice Hulshof. "In passato impiegavamo 72 giorni per completare tutto, ma ora impieghiamo in media solo 32 giorni."

Ad esempio, la revisione iniziale richiede ora 4 giorni in meno e la revisione e la ripresentazione dei materiali vengono completate con 30 giorni in meno. 

Dare l'esempio

Con una maggiore efficienza, il team di Hulshof ha guadagnato anche la fiducia e il rispetto di altri reparti. "Ho ricevuto così tanti premi interni, quattro o cinque solo negli ultimi sei mesi", afferma Hulshof. "Tutti nella nostra organizzazione sono così contenti che il contenuto venga esaminato in modo più efficiente." 

In futuro, Johnson & Johnson condividerà le informazioni raccolte dalla soluzione con l'organizzazione in generale. "Smartsheet mi consente di essere più granulare nel tracciare eventuali ostacoli e sfide", afferma Hulshof. "Vogliamo fornire i nostri risultati ad altri stakeholder come i fornitori e i coordinatori. Tutti hanno un interesse in questo complesso processo di revisione e dovrebbero avere chiarezza su cosa funziona e cosa no. Canto sempre le lodi di Smartsheet e incoraggio tutti a salire a bordo perché li porterà dove devono andare."