Brightview Senior Living riunisce le sue 47 comunità con dati in tempo reale

Fondata nel 1999, Brightview Senior Living ha creato e gestisce quasi 50 comunità di anziani negli Stati Uniti. "I nostri servizi e programmi incoraggiano i residenti a rimanere attivi e in salute", ha dichiarato Tesh Patel, Corporate Director of Business Operations. "Ci basiamo sull'idea che un ottimo posto di lavoro sia un ottimo posto in cui vivere, quindi cerchiamo di dare ai nostri 5.500 associati strumenti, opportunità e incoraggiamento per sviluppare e far crescere le loro carriere".

Alla ricerca di una soluzione scalabile e intuitiva

Quando Brightview ha iniziato a crescere, ha faticato a mantenere aggiornati e allineati i suoi associati e la sua rete dispersa di comunità. "Condividiamo vari dati sia con i team interni che con i clienti esterni e i classici fogli di calcolo ci impedivano di controllare completamente e facilmente gli accessi. C'erano numerosi processi individuali disparati all'interno di ogni comunità. Non esisteva un modo efficiente per consolidare tutti questi dati. Quindi, avevamo bisogno di un'architettura più scalabile per garantire la continuità aziendale", ha aggiunto Patel.

Brightview ha iniziato perciò a cercare una soluzione. 

"Volevamo una piattaforma che fosse facile da mantenere o utilizzare e che ci permettesse di accogliere rapidamente più utenti, nonché di vedere il quadro generale e pianificare la nostra roadmap in modo efficace", ha spiegato Phyllis Collins, IT PMO Manager di Brightview. 

Per raggiungere questo obiettivo, Brightview ha cercato un partner affidabile che li aiutasse in questo viaggio.

Un tuffo più profondo in Smartsheet

Brightview usava Smartsheet già da qualche anno, per alcuni dei suoi processi operativi già presenti all'interno di Smartsheet. L'azienda ha quindi collaborato con Invoka Consulting per massimizzare l'uso delle app premium di Smartsheet e renderle più efficienti e scalabili. Brightview ha deciso di usare Smartsheet in un registro dei vaccini COVID-19 per monitorare le vaccinazioni tra i suoi residenti e i collaboratori. "Per tracciare i dati di ogni comunità, avevamo bisogno in tempi brevi di un meccanismo per raccogliere una grande fonte di dati in un formato coerente", ricorda Collins.

Control Center era la soluzione più ovvia, per generare viste simili per ogni comunità e aggregare i dati in un unico report. "Questo ci ha permesso di analizzare e organizzare i nostri dati e di fornire autorizzazioni basate sui ruoli a determinati fogli. Siamo stati in grado di acquisire facilmente i dati e supervisionare l'intera organizzazione a colpo d'occhio con dashboard esecutive", ha affermato Collins.

Grazie all'implementazione di Data Shuttle, il lungo processo di migrazione dei dati, che sarebbe durato un paio di giorni, è stato notevolmente ottimizzato e ridotto a poche ore. Brightview ha anche usato la Pivot App per condividere i report con le dashboard di Power BI, rendendo più accessibili gli insight. 

"Siamo rimasti colpiti dalla qualità dell'intera implementazione. Abbiamo anche riscontrato un risparmio di tempo e una migliore visibilità e risultati", ha aggiunto Collins.

Visibilità che stimola il miglioramento

Il progetto successivo era una soluzione per il monitoraggio dell'assicurazione qualità (Quality Assurance, QA) e della conformità a una serie di normative statali e interne. "Questi regolamenti cambiano nel tempo e dobbiamo aggiornare rapidamente e costantemente i nostri sondaggi per allinearli ai cambiamenti delle normative", ha spiegato Patel. "Dobbiamo anche valutare tutti, dal personale di sala al dipartimento di salute e benessere e condividere i risultati con loro in modo semplificato per permettere di apportare miglioramenti tempestivi. Farlo con fogli di calcolo regolari era un'operazione troppo lunga e imprecisa."

Pertanto, Brightview si è affidata a WorkApps per fornire ai suoi team vari livelli di accesso, consentendo ai responsabili del reparto QA di modificare i punteggi di conformità in diverse categorie e consentendo al resto del team di visualizzare in anteprima dati e approfondimenti. 

"Con un feedback chiaro e in tempo reale, il nostro personale può individuare rapidamente le aree di miglioramento e agire", ha aggiunto Patel. 

Brightview ha utilizzato Smartsheet Control Center per aggiornare facilmente le modifiche normative in tutte le comunità. Si è inoltre affidata a DataMesh per risolvere i limiti tecnici e alla Pivot App per elaborare nuove metriche per creare confronti significativi e individuare nuove tendenze.

Illuminare le giornate di tutti

Successivamente, Brightview si è affidata a Smartsheet per generare e condividere i cosiddetti Bright Moments, contenuti che descrivono vari eventi nella vita dei residenti, come concerti e visite dei nipoti. "In questo modo, possiamo facilmente tenere aggiornati le loro famiglie e i loro cari attraverso una newsletter o anche un post sui social media", ha condiviso Collins.

Infine, Brightview ha deciso di affidarsi a Smartsheet per la pianificazione del budget degli investimenti. "Tutte le nostre 47 comunità avranno bisogno di un qualche tipo di manutenzione o ristrutturazione nei prossimi anni", ha spiegato Patel. "Come può una persona raccogliere realisticamente tutte queste informazioni, assegnare le priorità e riferire tutto agli azionisti e ai dirigenti?"

Oggi, invece di usare semplici fogli di calcolo, Brightview raccoglie i dati sulle esigenze di bilancio tramite moduli Smartsheet e aggrega gli invii tramite Dynamic View. "In questo modo, otteniamo un quadro chiaro a cinque anni di ciò che le nostre comunità richiedono", ha aggiunto Patel.

Alla ricerca di infinite possibilità

Guardando indietro al successo dell'implementazione, Collins attribuisce il merito al partner di Brightview Invoka Consulting per aver gettato solide basi. "Invoka si è presa il tempo di comprendere la nostra attività e raccomandare le configurazioni", ha affermato Collins. "Ha fornito best practice e raccomandazioni e ha continuato a essere un partner forte. La sua conoscenza del sistema è eccezionale."

Patel è d'accordo e afferma: "Invoka ci ha davvero aiutati a creare un processo molto completo. Attraverso moduli, dashboard e report, abbiamo stabilito un processo per il capitale molto più trasparente. Quest'anno, la pianificazione del budget è stata notevolmente più semplice rispetto agli anni precedenti. La nostra trasformazione è stata notevole."

Oggi, Brightview sta valutando la possibilità di gestire i progetti richiesti all'interno di Smartsheet, portando maggiore trasparenza in tutta l'organizzazione. "Stiamo anche pensando di calcolare automaticamente le previsioni su quando le comunità potranno aspettarsi l'implementazione dei progetti", ha osservato Collins.