Precision BioSciences usa Smartsheet per ottimizzare le risorse di progetto e favorire i progressi dell’editing genetico

Fondata nel 2006, Precision BioSciences è un’azienda di editing genetico in fase clinica che utilizza la sua piattaforma proprietaria ARCUS per sviluppare terapie di editing genetico in vivo per malattie ad alto bisogno insoddisfatto. 

Nonostante Precision BioSciences operi con un piccolo team di meno di 100 dipendenti, gestisce programmi complessi che spaziano dalle prime fasi cliniche a quelle precliniche. Man mano che la pipeline dei programmi dell’azienda maturava e avanzava verso le richieste di approvazione normativa, tracciare le timeline tramite griglie Smartsheet separate gestite dai singoli gruppi diventava più difficile.  Le lacune comunicative tra i dipartimenti richiedevano ai Program Manager di incrociare varie griglie individuali e gestire tutte le timeline. “Se era necessario programmare uno studio preclinico, i nostri team non clinici, normativi e di produzione dovevano essere tutti informati e allineati”, racconta Pete Broglie, Associate Director for Program and Process Management presso Precision BioSciences. “Il mio ruolo di Program Manager consiste nell’assicurarmi che tutti i team comunichino tra loro e che abbiamo aspettative realistiche sulla timeline”.

Semplificare la gestione dei programmi e delle risorse con Smartsheet 

Smartsheet, la piattaforma intelligente per la gestione del lavoro, era già in uso quando Broglie è entrato in Precision BioSciences, e lui ne ha subito intuito il potenziale. “Ho subito approfittato di tutti i corsi di formazione Smartsheet, che sono ampiamente disponibili e incredibilmente validi”, racconta. “Mi sono tuffato a capofitto in SmartU, ho utilizzato il canale YouTube e ho assimilato quante più informazioni possibili”. E ho sentito che le mie capacità di Program Manager sono cresciute in modo esponenziale”. 

Smartsheet è diventato presto la spina dorsale della gestione dei programmi dell’azienda. L’azienda si affida a Smartsheet per tracciare le informazioni relative alle diverse parti di tutti i programmi (inclusi Ricerca, Normative e Clinica), compresi il personale e le strutture. La flessibilità della piattaforma ha permesso ai Program Manager di Precision di creare timeline interconnesse per diverse funzioni e programmi, collegando le dipendenze e automatizzando gli aggiornamenti tramite flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet. Smartsheet ottimizza anche il tracciamento dei materiali, specialmente per i programmi con fornitori esterni. La soluzione traccia in modo specifico le forniture, le date di scadenza e i certificati di analisi mediante avvisi automatici e formattazione condizionale, per evitare potenziali ritardi nella consegna dei dati. 

Le dashboard e i report di Smartsheet sono centrali per la comunicazione dell’azienda. I dati di progetto aggiornati sono accessibili a tutti i membri del team, in modo che abbiano piena consapevolezza delle milestone e dello stato di avanzamento di ogni progetto. 

Per gestire i progetti in modo più efficiente, Precision BioSciences usa Resource Management di Smartsheet, che aiuta a bilanciare i carichi di lavoro e a favorire un’allocazione delle risorse più efficace. Le funzionalità avanzate di reportistica della soluzione collegano i dati delle risorse all’app principale, creando dashboard e griglie basate sulle ore inserite dai membri del team.

Gestire e prevedere accuratamente le risorse di progetto 

Resource Management di Smartsheet ha permesso a Precision BioSciences di allocare le risorse in modo intelligente. Ciò offre all’azienda una migliore visibilità su chi è disponibile e su ciò a cui stanno lavorando i dipendenti in qualsiasi momento, aiutando a bilanciare i carichi di lavoro e a migliorare la produttività, e promuovendo al contempo trasparenza e fiducia. 

“Usando Resource Management, se l’impiego di una persona supera il 100%, ricevo un avviso sulla dashboard; in questo modo posso contattarla per assicurarmi che non sia sovraccarica, verificare se ha bisogno di aiuto o se è necessario spostare risorse da un’altra area dell’organizzazione”, afferma Broglie. “Viceversa, se qualcuno registra meno di 40 ore, ne discutiamo insieme: magari possiamo impiegare quelle 4-6 ore libere per assegnare la persona a un altro progetto o utilizzarla come risorsa di supporto per un altro team.”

Precision BioSciences sta lavorando per utilizzare Resource Management al fine di prevedere in modo proattivo i carichi di lavoro e le esigenze di personale, colmando eventuali lacune di competenze. Spiega Broglie: “Stiamo lavorando alla creazione di modelli di previsione. In questo modo, se il nostro team dirigenziale individua l’opportunità di avviare un progetto di editing genetico e necessita di un numero specifico di FTE (ETP) per la ricerca e un altro per la produzione, possiamo assicurarci di pianificare di conseguenza. Possiamo anche garantire di non sovraccaricare il team, evitando che passi dal 100% al 160% di utilizzo; inoltre, se prevediamo di aver bisogno di aiuto, possiamo concentrarci sull’assunzione delle persone giuste con le competenze adeguate. Oppure, se si avvicina una scadenza importante, possiamo allocare le risorse in anticipo per non dover cercare persone affannosamente all’ultimo secondo”.

Accelerare le operazioni di laboratorio 

I flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet stanno aiutando Precision BioSciences a ridurre le attività manuali. “Nella mia azienda precedente, per realizzare una dashboard mi servivano circa 6 mesi. Con Smartsheet, mi è bastata circa una settimana e mezza”, racconta Broglie. L’azienda trae inoltre vantaggio dagli avvisi automatici di scadenza dei materiali, che garantiscono la continuità delle operazioni di laboratorio. “Grazie all'automazione di Smartsheet, tracciamo tutte le date di scadenza e non subiamo ritardi nei dati dovuti alla scadenza dei reagenti”, dice Broglie.

Smartsheet ha inoltre ottimizzato il processo di tracciamento dei campioni dell’azienda, automatizzando e integrando molteplici flussi di lavoro basati su diverse procedure investigative. 

“Non appena un campione viene inserito in Smartsheet, viene incanalato in un flusso di lavoro; una volta completato questo passaggio e terminata l’analisi da parte del membro del team, passa automaticamente al gruppo successivo di flussi di lavoro”, spiega Broglie. “È un processo davvero fluido.”

Ottenere una migliore visibilità sul programma 

Le dashboard di Smartsheet offrono a Precision BioSciences una visibilità istantanea sullo stato del programma, consentendo un processo decisionale in tempo reale. Ad esempio, durante la presentazione della domanda per un nuovo farmaco sperimentale (IND, Investigational New Drug) per un programma sull’epatite B (PBGENE-HBV), l’azienda ha utilizzato Smartsheet per tracciare le revisioni e il completamento dei vari moduli, segnalando i ritardi e facilitando il coordinamento tra i team. “Ha fornito un quadro immediato alla nostra leadership, permettendole di vedere a che punto eravamo con i diversi moduli. È stato più semplice dire: ’siamo al 30 o al 40 percento del completamento’”. 

Broglie aggiunge: “Le dashboard di Smartsheet ci aiutano a vedere non solo quali progetti sono in arrivo questa settimana, ma anche quelli della settimana prossima e di quella successiva. Grazie a queste informazioni, posso accedere a Resource Management e stabilire dove allocare le persone in base alla loro disponibilità. Ci rende più facile utilizzare le risorse per raggiungere l’obiettivo generale.”

Nel prossimo futuro, Precision BioSciences prevede di approfondire l’uso di Smartsheet, in particolare per la previsione delle risorse e l’automazione. L’azienda si sta inoltre concentrando sullo sviluppo di modelli di previsione più sofisticati a supporto dei nuovi progetti di editing genetico, garantendo che l’allocazione delle risorse rimanga equilibrata e sostenibile per stare al passo con la crescita.

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