CARBOGEN AMCIS aumenta il controllo sui progetti collegando tra loro Smartsheet e Velocity

CARBOGEN AMCIS fornisce servizi di sviluppo e commercializzazione dei farmaci in tutte le fasi dello sviluppo dei medicinali. Per aiutare le aziende farmaceutiche a creare terapie salvavita in modo rapido ed economico, la società è continuamente alla ricerca di nuovi modi per aumentare l'efficienza. 

“Nei nostri 40 anni di attività, abbiamo aperto sedi in diversi paesi in Europa e in Asia. Forniamo anche servizi per i clienti con sede nelle regioni APAC e Nord America", spiega Aurore Wicht-Riedel, Business Specialist presso CARBOGEN AMCIS. “La nostra presenza su scala globale consente ai nostri team di contribuire al benessere delle persone a livello internazionale. Tuttavia, crea anche delle sfide relative all'integrità e alla trasparenza dei dati".

Collegare le app per creare roadmap per progetti di successo

Nelle loro sedi svizzere, i team di CARBOGEN AMCIS utilizzano l'app Velocity (una risorsa basata su cloud, nonché uno strumento di pianificazione dei progetti) per gestire la pipeline dei progetti e dare la giusta priorità alle attività che hanno un impatto globale. Dall'altro lato, il reparto Controllo qualità e analisi ha scelto di lavorare con Smartsheet per gestire i carichi di lavoro quotidiani e suddividere processi complessi in attività gestibili. 

Quando i due sistemi erano scollegati tra loro, garantire la visibilità e la tracciabilità dei progetti non era semplice.

"Dati incompleti, frammentati e incoerenti comportavano processi decisionali errati e ritardi nel completamento dei progetti. Ciò causava frustrazione nei dipendenti, poiché avevano difficoltà a portare a termine il proprio lavoro secondo le tempistiche e gli standard richiesti", spiega Wicht-Riedel.

Per sincronizzare i dati in tutti i siti e portare a termine i processi quotidiani in modo efficiente, l'azienda ha ingaggiato NANGA SYSTEMS, un Platinum Partner di Smartsheet. "CARBOGEN AMCIS ci ha chiesto di creare un'interfaccia personalizzata che collegasse tra loro le due applicazioni", racconta Tobias Lauer, Consultant Lead presso NANGA SYSTEMS.

"L'idea era quella di prendere il meglio delle due soluzioni mantenendo tutti i dati allineati, trasparenti e facilmente accessibili per tutti gli utenti dell'azienda". 

Il connettore personalizzato sviluppato da NANGA SYSTEMS consentiva di visualizzare tutte le informazioni in un unico posto, dagli snapshot di alto livello del progetto ai dettagli delle operazioni interne quotidiane. L'idea era di modellare i progetti in Velocity e inviare la struttura a Smartsheet, dove sarebbe stata scomposta in incarichi di lavoro tipici. Smartsheet, quindi, avrebbe generato dei report sui progressi e ricevuto le informazioni su gating e priorizzazione. "Il nostro obiettivo era consentire a tutti di assegnare la giusta priorità ai lavori che influiscono sulla consegna dei progetti a livello globale in Velocity, consentendo loro di eseguire le attività più velocemente in Smartsheet", rivela Lauer.

Risparmiare tempo per salvare vite

Grazie all'integrazione, tutti i dati di progetto vengono trasferiti automaticamente da Velocity a Smartsheet una volta al giorno e registrati su fogli attività dal connettore. I leader di progetto possono suddividere manualmente ciascuna attività in unità più piccole in Smartsheet. Le sottoattività vengono quindi trasferite sul foglio organizzativo del laboratorio e assegnate al personale responsabile, pronte per essere gestite. 

Quando delle sottoattività specifiche vengono completate in Smartsheet, la persona responsabile dell'attività principale riporta lo stato di avanzamento su Velocity. A sua volta, la piattaforma informa gli utenti Smartsheet sulle priorità da assegnare successivamente. "Usando il connettore possiamo definire le priorità in modo rapido e agire più tempestivamente sulle attività che richiedono attenzione immediata", dice Wicht-Riedel. "Questa funzionalità è di vitale importanza nei progetti farmaceutici altamente complessi e multi-sfaccettati i cui esiti possono potenzialmente salvare vite".

Unire i dati per fornire maggiori risorse ai team

Il potere combinato di Smartsheet e Velocity consente ai dipendenti del reparto Controllo qualità e analisi di CARBOGEN AMCIS di dare la giusta priorità ai lavori più importanti dal punto di vista di una società globale. Tuttavia, la fluida cooperazione dei due sistemi offre loro anche dei vantaggi a livello individuale attraverso una maggiore efficienza ed efficacia. 

Scomponendo la portata di ogni progetto in attività più piccole, tappe intermedie e percorsi critici, il lavoro del team diventa più gestibile e più rapido da portare a termine. "Il 68% dei membri del nostro team ritiene che l'integrazione abbia avuto un impatto positivo sul proprio lavoro quotidiano", afferma Wicht-Riedel.

Avere un unico deposito dati in cui sono visibili tutte le informazioni, dai progetti globali alle attività interne, consente ai project manager di gestire le risorse in modo più efficiente. Attraverso questa integrazione, i responsabili hanno ottenuto un kit di strumenti flessibile che fornisce una panoramica completa dell'intero portfolio. Allo stesso tempo, possono esaminare liberamente da vicino ogni aspetto di ciascun progetto per realizzare un lavoro eccellente. 

"Ora i nostri project manager possono assegnare le risorse in modo preciso e ottenere un quadro più chiaro dell'avanzamento dei progetti, delle tappe intermedie e dei potenziali ritardi", dice Wicht-Riedel. "Possono controllare tutte le priorità e le dipendenze, un fattore essenziale per la gestione e la pianificazione strategica delle risorse", conclude.