Con Smartsheet, Bayer riceve visibilità in tempo reale, risparmiando innumerevoli ore

Quando pensi a Bayer, potresti vedere l'immagine di una confezione di aspirina. Ma l'azienda fa molto di più che alleviare il mal di testa. Dai prodotti farmaceutici pionieristici alle rivoluzionarie soluzioni per le colture, l'azienda è all'avanguardia nel settore sanitario e agricolo, innovando in un momento in cui l'invecchiamento della popolazione e la sicurezza alimentare sono questioni urgenti.

Ma per un colosso globale, la collaborazione tra le sedi centrali, gli uffici regionali e i siti locali può rappresentare una sfida. "Avevamo bisogno di creare una linea di comunicazione bidirezionale in cui la sede centrale fosse aggiornata su ciò che stava accadendo nei siti locali, e i siti locali, a loro volta, fossero consapevoli dei cambiamenti a livello globale, come nuove politiche e strumenti", spiega Andreas Ahammer, Head of Change, Adoption and Sustainment Excellence di Bayer. "Avevamo bisogno di una soluzione di gestione del portafoglio con visibilità e flessibilità globali e immediate."
 

Trovare uno strumento olistico, flessibile e utilizzabile

Jeffrey Manning, North America, Product Supply, Project Portfolio Management Lead di Bayer, ha esaminato attentamente gli strumenti disponibili. "Ero alla disperata ricerca di una piattaforma che unisse l'esecuzione dei progetti e la pianificazione", ricorda. "Ma anche la facilità d'uso e la scalabilità erano elementi molto importanti. Quindi, sono arrivato a due opzioni. La prima non offriva la flessibilità e le funzioni che volevamo avere. Dall'altra parte, molti membri del nostro staff avevano già realizzato soluzioni basate su Smartsheet e le avevano apprezzate: ci chiedevano di implementarle. Quindi la scelta definitiva è stata semplice".

"La soluzione Smartsheet si è contraddistinta per la sua maggiore intuitività rispetto agli altri strumenti," concorda Ahammer. "Ha un aspetto familiare, e questo rende più facile per le persone comprenderne l'architettura. Ma va anche oltre i fogli. Avere il framework, i modelli e gli strumenti giusti ci consente di uniformare la gestione dei cambiamenti."

Aiutare i team a gestire i progetti

Bayer ha quindi deciso di creare una soluzione per la gestione dei progetti e del portafoglio in Smartsheet. "Ora, un anno dopo l'implementazione di Smartsheet, stiamo eseguendo circa 1.500 progetti con questa soluzione", ricorda Manning. Tutto inizia con un modulo di intake di base in cui tutti possono inserire i dettagli del progetto. Il modulo generico può essere modificato in base alle esigenze dei diversi team. Con un solo clic, il personale può richiedere uno speciale toolkit che genera una suite di strumenti di gestione dei progetti, tra cui piani di modifica, piani di comunicazione e piani di progetto. Per i progetti più piccoli, è possibile optare per una visualizzazione griglia incentrata sui parametri chiave.

La soluzione include anche toolkit che impostano automaticamente workspace e report per ogni reparto. Con WorkApps e Dynamic View, Bayer offre anche visualizzazioni e dashboard che sono state curate per progetti specifici. "La gente presume che io abbia bisogno di giorni per configurare tutto questo. In realtà, mi ci vogliono pochi minuti per creare una soluzione end-to-end completamente funzionale per un reparto", afferma Manning.

Monitoraggio degli obiettivi

Poco dopo, Bayer ha sviluppato un'altra soluzione basata su Smartsheet per il monitoraggio degli obiettivi. "Le persone di solito ricevono obiettivi dalla leadership, ma definiscono anche obiettivi per il loro team", spiega Manning. "Di solito combinavano manualmente questi due elementi in presentazioni con slide per la reportistica, il che richiedeva molto tempo". Oggi, all'inizio dell'anno, il reparto di eccellenza della supply chain definisce gli obiettivi principali che vengono condivisi automaticamente con i reparti tramite Smartsheet. "Ogni caporeparto può aggiungere i propri obiettivi, e in questo modo è possibile monitorare e aggiornare tutti gli obiettivi in un unico posto", aggiunge Manning.

Ora che le presentazioni con slide appartengono al passato, i dati in tempo reale di Bayer forniscono la visibilità tanto necessaria. 

"Il più grande vantaggio è la velocità con cui posso fornire informazioni ai leader", osserva Manning. "Ad esempio, tre anni fa un vicepresidente senior mi ha chiesto una panoramica dei progetti di investimento in corso. All'epoca, mi ci sarebbero volute settimane. Ora ho già la piena visibilità dei nostri progetti e posso estrarre le informazioni con un semplice clic."

Il trio: visibilità, comparabilità e semplicità

Per Ahammer, questa maggiore visibilità va di pari passo con la comparabilità e la semplicità. "Poiché ho tutte le informazioni a portata di mano, posso anche confrontare il mio lavoro con qualsiasi cosa stia succedendo in diversi team", spiega. "Ma tutto questo avviene anche in modo molto ordinato e semplice. Altrimenti, ci perderemmo di nuovo nei dettagli".

Secondo Ahammer, questo è il motivo per cui Smartsheet ha promosso cambiamenti culturali a livello aziendale. "Stiamo consentendo ai nostri team di alleggerire la burocrazia, ridurre la complessità, innovare, e adottare l'approccio dinamico della proprietà condivisa", osserva. "Questo significa che, invece di imporre le direttive dall'alto, i membri del nostro team sono consapevoli delle sfide imminenti e delle specifiche di ciò che gestiranno".

Taglio di budget e pianificazioni

Con un'esecuzione e un monitoraggio efficaci, Bayer ha potuto risparmiare tempo e risorse. "L'utilizzo di Smartsheet Control Center ha aiutato un team a risparmiare oltre 500 ore automatizzando i processi", afferma Manning.

In particolare, Smartsheet ha persino liberato tempo per la leadership di Bayer. "Per le persone in posizioni dirigenziali, questo consente di risparmiare potenzialmente almeno due o tre ore alla settimana", osserva Ahammer. Ad esempio, in precedenza, l'azienda organizzava colloqui con i colleghi e presentava il feedback alla leadership. "Sebbene teoricamente semplice, questo processo è costoso nella pratica, in quanto richiede il pagamento di intervistatori esterni e la categorizzazione del feedback", spiega Ahammer. "Di recente, siamo passati a Smartsheet, creando un modulo con domande potenziate dall'intelligenza artificiale che ci fornisce automaticamente elementi su cui lavorare." 

"Anche se è difficile fornire un numero esatto, i progetti gestiti in Smartsheet sono sostanzialmente più efficienti, e i risultati di questi progetti ci fanno risparmiare milioni all'anno e, solo nel 2023, oltre 20.000 ore uomo."

Promuovere il cambiamento e l'efficienza

Ripensando a questo viaggio, Manning si considera un ambasciatore Smartsheet. "Mi sto divertendo così tanto ad aiutare le persone rendendo la loro vita più facile. È davvero appagante", conclude. "La gente a volte me lo dice. "Oh, ho sentito parlare di Smartsheet, è come Excel con gli steroidi, giusto?" No, toglietevelo dalla testa, dico loro. Smartsheet è una piattaforma dove puoi creare una soluzione no-code per soddisfare le tue esigenze aziendali."