NHS Property Services guadagna visibilità, risparmia tempo e garantisce la sicurezza antincendio con Smartsheet

Il National Health Service (NHS) del Regno Unito è uno dei sistemi sanitari finanziati con fondi pubblici più grandi al mondo, e presta assistenza medica gratuita a milioni di persone in tutto il Paese. Tuttavia, non bastano medici e infermieri per fornire cure sanitarie: sono anche necessarie migliaia di strutture che siano sicure, conformi e pronte a supportare il lavoro di chi opera nella sanità.

È qui che entra in gioco NHS Property Services (NHSPS). Questa organizzazione di proprietà del governo si occupa di oltre 3.000 siti NHS in tutto il Regno Unito, assicurandosi che ogni edificio sia adatto allo scopo e soddisfi le priorità sanitarie nazionali.

Una delle sue iniziative più importanti è il Fire Compartmentation Programme, che gestisce la sicurezza antincendio di 1.400 strutture. "Ci assicuriamo che se scoppia un incendio in una stanza, le fiamme non si diffondano in altri ambienti", spiega Sanjeve Gordhan, Project Management Office Manager presso l'NHSPS. "In un ospedale, questo tipo di controllo può salvare vite umane."

Gestione simultanea di centinaia di progetti

Ognuna delle 1.400 strutture da gestire viene trattata come progetto a sé stante. "In questo momento, il nostro team di 40 persone gestisce circa 550 progetti attivi contemporaneamente", afferma Gordhan. 

Ogni mese si aggiungono decine di strutture, ognuna delle quali richiede rilievi, miglioramenti in materia di sicurezza antincendio, come porte nuove o bocchette di aerazione sigillate, e controlli finali per verificare la conformità agli standard. Ogni nuovo sito deve inoltre ricevere l'approvazione della persona con ruolo di responsabile dell'edificio, operazione che implica scambi continui in grado di protrarsi per giorni o addirittura settimane.

Fin dall'inizio, sebbene in modo molto semplice, il team ha usato Smartsheet per gestire il programma, avvalendosi di questa risorsa più come un foglio di calcolo che come uno strumento di gestione dei progetti. Ogni foglio conteneva informazioni relative a centinaia di edifici in una determinata regione, senza struttura, milestone o proprietà delle attività chiaramente definite. Non c'era un modo semplice per tenere traccia dei ritardi o generare report. 

"Passavamo dalle tre alle quattro ore a settimana a chiamare gli appaltatori, rivedendo ogni edificio voce per voce", spiega Gordhan. Avevamo bisogno di una maggiore visibilità, di un approccio più strutturato e di un modo migliore per coordinare ogni attività. Alla luce della mia esperienza personale con Smartsheet, sapevo che avremmo potuto sfruttarlo in modo più proficuo.

Una soluzione su misura

Con il supporto del Partner Platinum Invoka Consulting, il team ha creato un toolkit su misura utilizzando Smartsheet Control Center, assegnando a ogni struttura uno spazio di lavoro dedicato. Ora, quando è necessario aprire una nuova struttura, i dipendenti dell'NHSPS compilano un modulo di presa in carico, con il quale viene automaticamente informata la persona responsabile dell'approvazione dell'edificio. In questo modo il personale ha accesso diretto al toolkit, un foglio di attività che delinea esattamente le operazioni da portare a termine per ogni progetto. 

"Quando un'attività viene contrassegnata come completata, quella successiva viene automaticamente attivata e assegnata alla persona giusta", afferma Gordhan.

L'NHSPS ha anche fornito a ogni membro del team una dashboard personalizzata che mostra attività, scadenze e prossimi lavori, insieme a indicatori codificati a colori che segnalano le attività sotto controllo, quelle a rischio e quelle che richiedono attenzione immediata. Allo stesso tempo, le dashboard del portafoglio e quelle relative alle singole regioni forniscono alla leadership senior una visione chiara e di alto livello dei progressi compiuti nell'ambito del programma.

Per garantire un'adozione impeccabile del sistema, l'NHSPS si è concentrata sull'usabilità fin dal primo giorno. "Dovevamo assicurarci che il sistema si adattasse al flusso di lavoro dei nostri colleghi e non rallentasse le loro attività giornaliere." L'NHSPS ha raccolto input e criticità dai suoi stakeholder e si è affidata a Invoka per offrire sessioni di formazione e supporto.  "Ora i nostri project manager usano la soluzione senza problemi ogni giorno", aggiunge Gordhan.

Chiarezza operativa

Smartsheet offre all'NHSPS una visione completa e in tempo reale sia delle attività quotidiane che delle tendenze più ampie del programma. "È possibile avere una panoramica immediata di ciò che succede e delle attività avviate, in fase di revisione, corrette e chiuse", afferma Gordhan. "Non dobbiamo più rivedere ogni progetto voce per voce. Riusciamo a ridurre i ritardi all'istante e l'intero processo è diventato più mirato ed efficiente."

Il team dell'NHSPS può anche ottenere le informazioni di cui ha bisogno durante le revisioni e gli audit della leadership. "In passato la dirigenza aveva difficoltà a comprendere il motivo di eventuali ritardi, mentre ora, grazie a Smartsheet, siamo in grado di spiegare esattamente le ragioni per cui tali eventi si verificano", aggiunge Gordhan. "Poiché ogni decisione è tracciabile, durante gli audit possiamo facilmente dimostrare che per ogni sito sono stati seguiti i passaggi richiesti e che tutta la documentazione è in regola."

Risparmio di tempo per una maggiore efficacia

Per Sanjeve, la vittoria più grande è l'aumento della produttività del team. "Le notifiche automatiche mantengono tutti informati e riducono il tempo impiegato a cercare di mantenere il passo degli aggiornamenti", afferma. "Le nostre riunioni settimanali ora durano la metà del tempo, consentendo a ogni partecipante di guadagnare dalle 80 alle 100 ore all'anno. Inoltre, per l'approvazione di nuove strutture, che in passato richiedeva fino a due settimane, ora sono sufficienti solo pochi giorni."

Ma i vantaggi vanno oltre la velocità. Il toolkit ha anche portato coerenza su tutta la linea, con assegnazioni di attività standard, dipendenze integrate e avvisi tempestivi. 

"Non si tratta solo di lavorare in modo più efficiente, ma di ottenere risultati migliori più rapidamente e di garantire la sicurezza degli edifici dell'NHS per le persone che vi si recano", conclude Gordhan.

Per saperne di più su come l'NHS usa Smartsheet, leggi la storia del cliente.