Una buona dose di automazione: Connecticut Children’s semplifica i processi sanitari pediatrici

Classificata a livello nazionale come uno dei migliori ospedali pediatrici negli Stati Uniti, Connecticut Children’s è una struttura pediatrica di assistenza acuta indipendente e senza scopo di lucro. Un dipartimento, l’Office for Community Child Health (detto l’Ufficio), si occupa di cure preventive e si concentra sugli interventi comunitari che promuovono lo sviluppo sano e ottimale dei bambini e il loro benessere al di fuori dell’ospedale. “L’Ufficio ha 17 programmi rivolti alla comunità in collaborazione con famiglie e bambini”, spiega Lauren Dominique, Executive Associate dell’EVP, Office for Community Child Health presso Connecticut Children’s.

Oggi, Dominique è orgogliosa di essere una Mobilizer di Smartsheet, che organizza corsi intensivi e pranzi per istruire le persone sulle capacità della soluzione. Tutto è iniziato quando il suo manager le ha chiesto di provare Smartsheet. “La mia organizzazione lo aveva appena implementato e valutato come uno strumento prezioso”, condivide. “In pochi mesi sono diventata una champion di Smartsheet.” Incuriosita da ciò che poteva realizzare con Smartsheet, Dominique si è immersa nel percorso di apprendimento sui prodotti principali (Core Product) offerto dalla Smartsheet University. Ha conseguito le certificazioni Core Product e Project Management di Smartsheet, raccogliendo idee su strumenti che avrebbe potuto utilizzare per creare o migliorare soluzioni lungo il percorso.

“Una rete intricata” di partner

Una delle soluzioni più recenti sviluppate da Dominique ha consentito al suo team di tracciare e instradare le fatture che rappresentano milioni di dollari di finanziamenti. Dando un’occhiata ai flussi di lavoro esistenti, Dominique e il suo team sapevano che Smartsheet avrebbe potuto migliorarli.

Connecticut Children’s è stata incaricata di condurre un effort quinquennale, multi-partner, intersettoriale progettato per migliorare la vita dei bambini nel nord di Hartford, nel Connecticut. Per finanziare questa iniziativa, l’ospedale ha ricevuto una sovvenzione di 30 milioni di dollari dal Dipartimento dell’Istruzione degli Stati Uniti. Vari partner con sede nella comunità hanno anche impegnato 36 milioni di dollari nel corso dei cinque anni. Si tratta di circa 66 milioni di dollari di investimenti che devono essere contabilizzati”, spiega Dominique.

Per rispettare i requisiti federali di reporting, Connecticut Children’s raccoglie fatture trimestrali da 17 organizzazioni partner subappaltate alla sovvenzione. Queste fatture devono poi essere indirizzate ai responsabili appropriati per l’approvazione e l’elaborazione. 

“Come puoi immaginare, dover tenere d’occhio queste fatture tutte via e-mail era un processo molto caotico. Avevamo bisogno di uno strumento per gestire e monitorare questa rete intricata”, aggiunge. “Sapevo che Smartsheet era la soluzione giusta per questa sfida.”

Un modello di fatturazione pluripremiato

Per avviare il processo, Dominique ha progettato un modulo Smartsheet per acquisire i dettagli delle fatture dai partner della comunità, che attiva un flusso di lavoro di instradamento automatizzato in Smartsheet grazie all’integrazione di terze parti con DocuSign. I principali stakeholder ricevono quindi una notifica automatica per rivedere e firmare una fattura quando è il loro turno in coda. Dopo che tutte le parti coinvolte hanno firmato la fattura, DocuSign la consegna al team della contabilità fornitori per l’elaborazione, e una copia finale del PDF viene allegata alla riga corrispondente in Smartsheet.

Dominique sapeva che questo strumento poteva essere utile per altre organizzazioni che raccolgono molte fatture o richiedono livelli di approvazione per le fatture. Rendendosi conto che non tutte le organizzazioni hanno un abbonamento a DocuSign, ha deciso di creare un modello per la più ampia comunità di Smartsheet usando la funzione di richiesta di approvazione di Smartsheet per gestire il flusso di lavoro. Questo modello per la gestione di ricezione e instradamento delle fatture è valso a Dominique il premio Community Created Template Showcase (Rassegna di modelli creati dalla comunità) organizzato da Smartsheet.

“Il nuovo modello di fatturazione è dotato di una dashboard che offre chiarezza sulla fase in cui si trova la fattura, il che garantisce un’elaborazione tempestiva”, aggiunge Dominique. “Un grafico mostra i pagamenti trimestrali, consentendo di tenere traccia delle spese rispetto al budget. I parametri nella parte superiore della dashboard evidenziano la velocità di elaborazione, promuovendo la responsabilità interna.”

“Mente più libera”

Grazie a un processo automatizzato, il team di Dominique presso Connecticut Children’s può ora risparmiare innumerevoli ore. 

“In passato, individuare l’ultima fattura di un subappaltatore era noioso, e alcune persone potevano metterci anche 30 minuti per scovarla nella casella di posta. Ora, usando Smartsheet, è una questione di pochi secondi”, osserva Dominique. “Smartsheet rende la nostra mente più libera. Quando qualcuno ha una domanda, non c’è più bisogno di cercare nelle e-mail. Basta aprire Smartsheet.”

Il modello funge anche da base solida, adattabile alle esigenze di altri dipartimenti di Connecticut Children’s. “La flessibilità offerta dalla possibilità di aggiungere il proprio stile mantenendo una struttura di base in tutta l’organizzazione ha un valore inestimabile”, aggiunge Dominique.

Raccolta dati e tracciamento degli obiettivi semplificati

Dominique ha inoltre semplificato il flusso di lavoro per il Connecticut Children’s Healthy Homes Program, che riceve domande da proprietari di immobili in tutto il Connecticut su come rendere le case più sicure per i bambini. “I flussi di lavoro erano completamente cartacei. I membri del team dovevano andare in ufficio, recuperare le domande dall’ufficio che gestisce la posta, e inserire manualmente le informazioni nel database”, spiega Dominique. Ora, il team raccoglie le domande dei proprietari di immobili usando i moduli Smartsheet, in modo che le informazioni sulla proprietà vengano inserite direttamente nel database.

Successivamente, Dominique ha deciso di aiutare i compagni di squadra a tenere traccia dei loro obiettivi in Smartsheet. “Creiamo una Dynamic View in Smartsheet, condividiamo il link e le persone possono aggiungere nuove righe per inserire i loro obiettivi. Nel corso dell’anno, effettuiamo controlli trimestrali sullo stato degli obiettivi”, afferma. “Questa configurazione consente ai membri del team di accedere e aggiornare facilmente le loro immissioni.”

Maggiore automazione, processi semplificati

Attualmente, Dominique sta lavorando a un progetto per semplificare il reporting dell’effort federale mensile su come i membri del team allocano il proprio tempo, in particolare quelli impegnati nelle sovvenzioni. In passato, il processo richiedeva all’Office for Sponsored Programs di Connecticut Children’s di inserire manualmente in un documento i dati provenienti da un foglio di calcolo, di salvare il documento come PDF, e quindi di inviare un’e-mail a ciascun membro del team con il proprio PDF univoco per la revisione e l’approvazione. Il membro del team doveva quindi scaricare, stampare, firmare, scansionare e inviare il documento via e-mail. “Si tratta di un processo mensile che coinvolge centinaia di membri del team. Fino a oggi, l’amministratore doveva tenere traccia dello stato di ogni report mensile e confrontarsi con i membri del team via e-mail”, aggiunge Dominique. L’Office for Sponsored Programs si è rivolto a Dominique per automatizzare questo processo manuale. “Una volta che la soluzione Smartsheet è funzionante, l’amministratore carica il foglio di calcolo in Smartsheet e poi è Smartsheet a occuparsi di tutto il resto. Smartsheet invierà automaticamente richieste di approvazione e promemoria ai membri del team e genererà i PDF di ogni report man mano che arriveranno le approvazioni.”

Queste soluzioni hanno portato a Connecticut Children’s la visibilità tanto necessaria e un notevole risparmio di tempo. “Ora abbiamo una fonte di verità affidabile. Invece di documentare il lavoro tramite e-mail, usiamo Smartsheet”, afferma Dominique. “Non riesco più nemmeno a concepire di seguire le attività tramite e-mail. È così comodo tenere traccia delle cose in Smartsheet.”

Vittorie personali di un champion di Smartsheet

Essendo una delle persone di riferimento per Smartsheet nella sua organizzazione, Dominique è anche cresciuta personalmente e ha ricevuto riconoscimenti. “Sono stata premiata con uno Spot Award, un riconoscimento monetario che la mia organizzazione assegna ai membri del team che contribuiscono in modo eccezionale, andando oltre le proprie responsabilità standard”, conclude. 

“Smartsheet ha influito profondamente sul mio sviluppo professionale e sulla mia reputazione. Non sapevo nulla di Smartsheet quando ho iniziato nella mia posizione, e ora ho la sensazione di aver trovato il mio posto. Mi sento più sicura. Sento di poter dare voce alle mie idee. Sono considerata un’esperta in materia, autorevole e credibile, e questo ha migliorato notevolmente la mia posizione professionale e la percezione di me tra i colleghi: molti dei miei colleghi mi chiamano ‘Miss Smartsheet’. La visibilità che ho acquisito grazie all’ottima conoscenza di Smartsheet è davvero gratificante.”