Il St. Thomas Elgin General Hospital promuove efficienza e produttività e migliora il processo decisionale clinico con Smartsheet

Il St. Thomas Elgin General Hospital (STEGH) è una struttura da 179 posti letto dedicata alla cura dei pazienti nella città di St. Thomas, Ontario e in otto comuni all’interno della contea di Elgin. Lo STEGH fornisce una copertura completa 24 ore su 24 in diverse aree: medicina interna, chirurgia, ostetricia, pediatria, anestesia, emergenza, salute mentale e medicina di famiglia. Scopri di più online: https://www.stegh.on.ca/

Per diversi mesi, lo STEGH ha usato Smartsheet per monitorare i ricoveri e le dimissioni ospedalieri, visualizzare e analizzare i dati clinici e semplificare le riunioni mattutine, il meeting privato quotidiano che dà il via a ogni giornata lavorativa. 

“Siamo un’organizzazione radicata nel miglioramento continuo della qualità e facciamo molto affidamento sui nostri dati per prendere le decisioni giuste”, afferma Kat Jacobs, responsabile delle iniziative di trasformazione Lean e strategiche dell’ospedale. “Smartsheet ci aiuta a gestire meglio i nostri dati e a innovare man mano che avanziamo e rispondiamo alle nostre mutevoli esigenze.”

Prima di usare Smartsheet, lo STEGH aveva bisogno di un modo migliore per tenere traccia di importanti informazioni operative. “Il St. Thomas and Elgin County sta crescendo così velocemente che il nostro ospedale fatica a tenere il passo. Parallelamente a questa crescita, il censimento dei nostri pazienti è in crescita e avevamo bisogno di un modo migliore per misurare i nostri parametri”, afferma Monica Olanski, Vice President, Patient Services and Information Technology Services and Chief Information Officer presso STEGH. “Avevamo un processo obsoleto per monitorare i tassi di occupazione. I nostri leader clinici fornivano informazioni su ricoveri, dimissioni e problemi di personale durante la nostra conversazione privata quotidiana. Un leader inseriva i dati mentre cercava di facilitare la chiamata, mentre un altro leader documentava le informazioni su una lavagna per tenere traccia dei parametri. Avevamo ricche conversazioni e molti dati, ma non eravamo in grado di tenere traccia dei dati in un modo che potesse aiutarci a prendere decisioni informate per il futuro”, afferma Olanski.

Monitoraggio dei parametri di occupazione, personale, accesso e flusso

Prima di adottare Smartsheet, lo STEGH coinvolgeva i principali stakeholder e assicurava una comunicazione costante sui cambiamenti imminenti. “Abbiamo seguito il nostro pilastro strategico di raggiungere l’eccellenza operativa durante l’adozione”, spiega Jacobs. “Le persone hanno capito che il cambiamento non sarebbe avvenuto da un giorno all’altro e sono state molto ben disposte ad accettare piccole modifiche iterative durante tutto il processo.”

Ora, i leader clinici usano Smartsheet per inserire giornalmente i parametri di occupazione, i livelli di personale, i parametri relativi ad accesso e flusso e altri dati chiave dai loro computer o dai loro dispositivi mobili utilizzando l’app mobile Smartsheet. In un dato momento, ci sono fino a 30 dipendenti che immettono dati clinici in Smartsheet e questo consente all’organizzazione di monitorare il censimento dei pazienti, le dimissioni e i ricoveri per le sue unità terapeutiche.

Reportistica semplificata e incontri mattutini più produttivi 

Dal momento che i clinical manager dello STEGH non hanno più bisogno di inserire manualmente i dati nei fogli di calcolo ogni giorno, l’organizzazione ha migliorato la sua efficienza operativa complessiva. “Se sto creando un report riassuntivo per il CEO, è molto facile estrarre quei dati ora. In passato, era un’attività molto lunga e impegnativa”, afferma Tina Oliveira, direttore di Medicina d’urgenza e Pronto soccorso presso lo STEGH. “Ora tutto è più standardizzato e centralizzato, il che semplifica e migliora l’efficienza della nostra reportistica.”

Migliore utilizzo del personale 

Lo STEGH utilizza Smartsheet per monitorare i livelli di personale in modo più accurato gestendo da vicino i numeri dei censimenti dei pazienti. 

“Con i dati di Smartsheet, possiamo facilmente vedere dove c’è carenza di personale, in modo da poter portare le persone giuste nelle unità giuste”, afferma Olanski. 

Smartsheet aiuta anche a gestire l’eccesso di popolazione nelle due unità terapeutiche dell’ospedale. “Se abbiamo pazienti in eccesso, vuol dire che superiamo la nostra capacità complessiva. Avere un conteggio accurato in Smartsheet è inestimabile per la pianificazione”, afferma Jacobs. “Con l’aumentare della nostra popolazione, sarà utile vedere con quale frequenza avremo bisogno di usare letti in eccesso.”

Decisioni cliniche più consapevoli

Sfruttando Smartsheet per monitorare le tendenze relative a occupazione, flusso e personale, i leader clinici possono prendere decisioni più informate. “Siamo nella fase uno, che prevede la raccolta e la centralizzazione dei dati, ma ci stiamo avvicinando alla fase due, ossia comprendere i parametri che stiamo registrando a favore delle decisioni future”, afferma Olanski. 

“I dati raccontano e le storie vendono. Con Smartsheet, ora abbiamo entrambe le cose: i dati e la narrazione, che ci aiutano a prendere decisioni migliori sull’ospedale nel suo complesso.” 

Per maggiori informazioni su questa storia, leggi il nostro case study.