AdventHealth centralizza i dati dei fornitori di assistenza sanitaria regionale e accelera i tempi di gestione dei progetti con Smartsheet

In quanto sistema sanitario basato sulla fede, l'attività di AdventHealth si ispira a una missione olistica volta a prendersi cura del corpo, della mente e dello spirito. L'organizzazione fornisce assistenza a 7,1 milioni di pazienti ogni anno, attraverso 53 ospedali e una rete di cliniche ambulatoriali e strutture di assistenza post-acuta.

Con strutture distribuite in nove stati, AdventHealth si affida in modo particolare al suo reparto di gestione dei progetti, che usa Smartsheet per monitorare tutto, dai progetti di costruzione al miglioramento dei processi, fino all'onboarding dei medici. "Grazie a Smartsheet, siamo più efficienti come reparto", afferma Maria Boyd, assistente del vicepresidente per il project management presso AdventHealth. "Siamo in grado di monitorare senza problemi tutti i nostri progetti dall'inizio alla fine."

Prima di Smartsheet, i team di AdventHealth West Florida non avevano un metodo per monitorare i progetti e questo è diventato un problema nel tempo, perché sempre più reparti dell'organizzazione hanno iniziato a richiedere assistenza per la gestione dei progetti. 

"Non avevamo gli strumenti giusti. I membri del team di AdventHealth si affidavano principalmente a e-mail o fogli di calcolo e c'era poca visibilità sui progetti o sulle informazioni riguardanti i fornitori", afferma Natalia Lara, Project Manager di AdventHealth. 

Di conseguenza, i reparti dedicavano molto tempo ad attività duplicate, a sessioni di follow-up manuali e al monitoraggio dell'avanzamento dei progetti. "I nostri team a volte gestivano centinaia di attività diverse con diversi stakeholder e questo richiedeva numerosi scambi di e-mail", afferma Boyd. "Cercare di rintracciare la persona giusta e le informazioni più aggiornate su un progetto era diventato per me quasi un lavoro a tempo pieno. Poi, quando finalmente ricevevo una risposta dalla persona giusta, era già arrivato il momento di inviare un'e-mail di follow-up per ricordare una scadenza in arrivo. Il nostro obiettivo strategico è quello di snellire le operazioni nel nostro reparto e sapevamo che dovevamo aumentare l'efficienza per poterlo raggiungere".

Semplificazione di progetti e processi con Smartsheet 

Il team di gestione dei progetti di AdventHealth ha scelto Smartsheet per le funzionalità e la semplicità della soluzione proposta. "Smartsheet è molto intuitivo. La maggior parte di noi non ha un background di programmazione e questo è uno strumento low-code che ci consente di creare facilmente una soluzione di gestione dei progetti personalizzata", afferma Lara.

AdventHealth usa Smartsheet ogni giorno per monitorare e gestire centralmente l'onboarding e l'offboarding dei fornitori, l'assunzione di nuovi medici, la costruzione e le iniziative dei reparti. I project manager possono inserire nuove informazioni su un progetto, aggiornarne lo stato, e monitorare l'avanzamento da un'unica posizione in Smartsheet. Tramite flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet, vengono inviati promemoria delle scadenze e altre notifiche sulle milestone nella Florida occidentale. 

"Il sistema AdventHealth coinvolge diversi stakeholder e abbiamo centinaia di notifiche integrate in Smartsheet, in modo che ogni stakeholder riceva promemoria e aggiornamenti sui progetti tempestivamente", afferma Boyd. 

Quando viene avviato un nuovo progetto in Smartsheet, creiamo soluzioni con messaggi automatici che informano gli stakeholder interessati sul passaggio successivo richiesto nel processo del flusso di lavoro, garantendo così un avanzamento delle iniziative senza intoppi.

AdventHealth usa Smartsheet anche per creare report sui progetti e dashboard per team di progetto, stakeholder e dirigenti. Ogni dashboard contiene panoramiche dei progetti, fornendo parametri aggiornati e aggiornamenti di stato. I reparti possono accedere a dashboard personalizzate per visualizzare le date di inizio e altre informazioni chiave sull'onboarding, mentre i dirigenti possono ottenere un'istantanea di ogni fase di un progetto o dei dati dei fornitori. I dirigenti di AdventHealth usano le dashboard anche per tracciare i documenti delle iniziative riguardanti i fornitori caricati in Smartsheet dai team di sviluppo aziendale e strategia.

Inoltre, AdventHealth utilizza Smartsheet per raccogliere e archiviare dati di acquisizione condivisi da parti esterne. "Lavoriamo con parti esterne durante le acquisizioni e possiamo semplicemente condividere con loro un link univoco in Smartsheet per caricare facilmente i documenti finanziari", afferma Boyd.

Un'unica fonte di verità per i dati relativi a fornitori, assunzione e sedi

AdventHealth usa Smartsheet per centralizzare tutti i dati dei progetti e semplificare il monitoraggio di centinaia di progetti in qualsiasi momento. Ora, invece di inviare numerose e-mail agli stakeholder e cercare informazioni aggiornate in diversi fogli di calcolo, gli stakeholder del progetto possono visualizzare tutto in un unico posto. "Smartsheet ci ha aiutato a semplificare e a centralizzare i nostri processi per l'onboarding e l'assunzione dei medici, offrendo una migliore comunicazione nei nostri reparti", afferma Boyd. 

"Il nostro è un team piccolo. Smartsheet è diventato la nostra unica fonte di verità per tutti i dati relativi a fornitori, assunzione di nuovi medici e nuove sedi, consentendoci di operare quasi come un Project Management Office per la regione occidentale della Florida."

In precedenza, AdventHealth doveva gestire piani di lavoro separati per ogni tipo di transizione di onboarding, comprese le acquisizioni di nuovi fornitori e l'offboarding di fornitori esistenti, così come i trasferimenti di sede. "Ogni transizione prevedeva diverse attività e potevano esserci fino a 300 elementi da monitorare per tutto", afferma Lara. "Trasferendo tutti questi dati in Smartsheet, abbiamo creato dei modelli da usare che riunivano tutte queste informazioni in un unico posto. Con Smartsheet, è possibile accedere a qualsiasi cosa in modo più efficiente e veloce".

Un processo di onboarding più accurato grazie a una migliore visibilità 

Grazie alle notifiche, alle dashboard e ai report automatizzati di Smartsheet, i dirigenti di AdventHealth hanno una migliore visibilità sul processo di onboarding perché possono accedere a dati dettagliati in tempo reale nelle dashboard di Smartsheet. 

"Gli stakeholder non devono perdere tempo a cercare i dati del progetto: è tutto a disposizione con un solo clic", afferma Boyd. "Possono trovare rapidamente i documenti di cui hanno bisogno."

Con un accesso più facile alle informazioni, i dirigenti possono vedere un'istantanea in tempo reale del numero preciso di fornitori di servizi sanitari che vengono inseriti o che vengono abbandonati. "Ora disponiamo di un elenco accurato del gruppo di fornitori e possiamo monitorare le tendenze di crescita di AdventHealth in Smartsheet", afferma Lara. "Possiamo vedere quanti fornitori stanno effettuando l'offboarding o cambiando sede, nonché quanto tempo è necessario per l'onboarding di nuovi fornitori. Il nostro team di onboarding ha condiviso questa visibilità dei dati dei fornitori e la trasparenza è aumentata notevolmente da quanto abbiamo implementato Smartsheet. I nostri team di assunzione hanno segnalato di aver risparmiato ore di lavoro grazie ai flussi di lavoro e ai parametri automatizzati. Ora possiamo determinare chiaramente perché potrebbero essere necessari dai 30 ai 90 giorni o 120 giorni per completare l'assunzione o l'onboarding e possiamo agire per accelerare il processo".

Anche gli stakeholder hanno una migliore visibilità con Smartsheet e possono garantire che i progetti raggiungano milestone critiche durante tutto il processo. "I nostri processi di approvazione funzionano in modo più fluido, perché siamo in grado di controllare le timeline e monitorare da vicino i ritardi nei nostri processi", afferma Lara. "Le dashboard ci aiutano anche a renderci tutti responsabili delle azioni da intraprendere. Nessuno vuole vedere un progetto contrassegnato come scaduto su una dashboard, quindi questo tipo di visibilità fornisce più responsabilità e trasparenza. Ci mostra anche quante iniziative attive abbiamo in diversi mercati o il numero di specializzazioni che altri mercati prevedono di reclutare, perché tutte queste informazioni sono centralizzate e visibili a ogni stakeholder".

Tempi di consegna dei progetti più veloci 

Grazie alla maggiore efficienza ottenuta con Smartsheet, AdventHealth può ridurre i tempi di risposta per nuove iniziative. "Con Smartsheet possiamo far avanzare i processi più velocemente; quindi, se vediamo che alcuni dei nostri progetti non procedono dopo un lungo periodo di tempo, possiamo ridurre il tempo ad essi dedicato", afferma Boyd. Il reparto di gestione dei progetti di AdventHealth può inoltre risparmiare tempo e denaro automatizzando le attività di gestione ed evitando l'inserimento manuale dei dati e l'invio di e-mail. 

"Avrei bisogno di almeno due membri del personale in più per svolgere tutto il lavoro amministrativo che Smartsheet svolge automaticamente per noi, come l'invio di promemoria e il monitoraggio dei progetti", afferma Boyd.

Come passo successivo, AdventHealth esplorerà l'adozione di ulteriori funzioni e funzionalità di Smartsheet. "Smartsheet sta decollando e sta iniziando a essere adottato anche in altri reparti", afferma Boyd. "Non mi sarei mai aspettata tutti questi miglioramenti nei processi quotidiani e una visibilità così elevata in tutta l'organizzazione. Smartsheet ha davvero trasformato il nostro modo di lavorare".

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.