Il Ballad Health EPMO usa il PPM moderno di Smartsheet per integrare 20 ospedali

Ballad Health è un'organizzazione per il miglioramento della salute della comunità, dedicata al miglioramento della salute di quasi un milione di persone nel nord-est del Tennessee, nel sud-ovest della Virginia, nel nord-ovest della Carolina del Nord e nel sud-est del Kentucky. L'organizzazione gestisce un sistema di 20 ospedali, servizi di assistenza per degenza post-acuta e di salute comportamentale, oltre a studi medici multi-specialistici.

Anche se le sue strutture sono distribuite in 29 contee rurali, Ballad Health si impegna a fornire ai propri dipendenti funzionalità di comunicazione unificate. "Vogliamo essere leader e innovatori nella fornitura di assistenza sanitaria nell'America rurale e negli Appalachi", afferma Isaac Mitchell, vicepresidente della gestione dei progetti e dell'eccellenza operativa di Ballad Health. "Tutto questo rappresenta una sfida, perché i nostri team sanitari si trovano in luoghi diversi e siamo costantemente alla ricerca di modi nuovi e migliori per lavorare insieme".

Ballad Health usa il PPM moderno di Smartsheet per riunire i propri team eterogenei, gestire centralmente i progetti e mostrare ai dirigenti i dati critici utilizzando le dashboard. 

"Smartsheet ci aiuta a riunirci e a lavorare come un unico team per portare a termine la nostra missione: onorare coloro che serviamo fornendo le migliori cure possibili", afferma Mitchell.

Prima di adottare il PPM moderno di Smartsheet in tutta l'organizzazione, il Ballad Health Enterprise Program Management Office (EPMO) usava una combinazione di e-mail, strumenti di gestione dei progetti e fogli di calcolo per tenere traccia delle azioni, dell'utilizzo dei team, della capacità del progetto e del ROI. "Non avevamo un punto comune dove tutti potevano andare a cercare le informazioni", dice Mitchell. "I verbali delle riunioni venivano archiviati in un posto, mentre i piani di progetto si trovavano in un altro posto e spesso dovevamo convertire i dati in PDF e inviarli manualmente alle persone. A volte trascorrevo il 25% della mia settimana a preparare i dati per una presentazione di diapositive per una riunione del comitato direttivo."

Senza uno strumento unificato, il Ballad Health EPMO avrebbe potuto trasformarsi in un collo di bottiglia per le informazioni. "Il mio team era l'unico a cui poter chiedere quando qualcuno doveva conoscere lo stato di un progetto o di un report", afferma Mitchell. "Di conseguenza, consegnavamo documenti semplici e aggiornamenti via e-mail. Volevamo trovare un modo più dinamico di gestire i progetti, invece di utilizzare documenti di stato che sarebbero già stati obsoleti al momento dell'invio. In definitiva, volevamo automatizzare il lavoro manuale, in modo da poterci concentrare di più su iniziative più estese che ci aiutassero a servire meglio i nostri clienti".

Semplificazione della gestione dei progetti e dei report con il PPM moderno di Smartsheet

Dopo aver preso in considerazione diverse soluzioni software, Ballad Health ha scelto il PPM moderno di Smartsheet come strumento di gestione dei progetti. "Volevamo qualcosa che potessimo condividere con tutta l'organizzazione in modo economicamente vantaggioso, e Smartsheet faceva al caso nostro", afferma Mitchell. "Smartsheet è anche flessibile. Non volevamo una soluzione predefinita, avevamo bisogno di qualcosa che potesse essere usato per soddisfare le nostre esigenze specifiche, ed è proprio quello che fa Smartsheet."

Il Ballad Health EPMO usa il PPM moderno di Smartsheet per gestire oltre 150 progetti in qualsiasi momento. Con l'aumento dell'adozione, altri team tra cui eccellenza operativa, finanza e marketing hanno iniziato a utilizzare lo strumento per tenere traccia dei progetti. "Il PPM moderno di Smartsheet è molto intuitivo e facile da usare, motivo per cui la nostra adozione continua a crescere rapidamente", afferma Mitchell.

Con i flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet, Ballad Health può inviare automaticamente scadenze dei progetti e promemoria ai project manager e agli altri stakeholder in tutta l'organizzazione. Ballad Health usa inoltre il PPM moderno di Smartsheet per creare report e dashboard contenenti panoramiche generali di ciascun progetto. I team esecutivi dell'organizzazione possono accedere alle dashboard per visualizzare rapidamente lo stato più recente di un progetto. "Attraverso flussi di lavoro automatizzati, abbiamo collegato i nostri fogli, report e dashboard in un unico posto", afferma Mitchell. L'organizzazione si affida a funzionalità premium come Smartsheet Dynamic View per consentire ai project manager di accedere ai dati specifici di cui hanno bisogno e Data Shuttle per caricare in Smartsheet dati finanziari da più fonti esterne.  

Gestione dei progetti più efficiente e migliore comunicazione tra 20 ospedali

Grazie al PPM moderno di Smartsheet, Ballad Health può monitorare automaticamente i progetti dall'inizio alla fine senza dover ricorrere all'inserimento manuale di dati, fogli di calcolo multipli ed e-mail. "In precedenza, quando fornivo aggiornamenti sullo stato del progetto ai nostri dirigenti, passavo diversi giorni a preparare un report. Ora posso fornire loro tutti i dati di progetto con un semplice clic in una dashboard e i dati stessi vengono aggiornati automaticamente ogni volta che un project manager inserisce un aggiornamento." Il Ballad Health EPMO risparmia oltre 60 ore di lavoro amministrativo a settimana, più di 3.000 ore all'anno, non dovendo più creare presentazioni con slide per i comitati direttivi e le riunioni dei dirigenti. "La carenza di manodopera è un problema concreto e le nostre risorse sono limitate. Lo stesso vale per molte altre organizzazioni sanitarie", afferma Mitchell. "Il PPM moderno di Smartsheet ci aiuta ad aumentare efficienza e produttività, permettendo a tutti i membri del nostro team di lavorare al massimo delle loro potenzialità sui progetti. Invece di calcolare tutto manualmente, possiamo semplicemente rilassarci e lasciare che sia il PPM moderno di Smartsheet a fare tutto."

Il PPM moderno di Smartsheet ha inoltre migliorato la comunicazione interna centralizzando i dati dei progetti tramite fogli, report e dashboard integrati. 

"Con il PPM moderno di Smartsheet, possiamo comunicare meglio, da un ospedale rurale del sud-ovest della Virginia fino alla nostra sede aziendale nel Tennessee nord-orientale", afferma Mitchell. "Uno dei miei obiettivi personali per quest'anno è promuovere la collaborazione di sistema e condividere le best practice tra i nostri 20 ospedali. Il PPM moderno di Smartsheet supporta questo obiettivo migliorando in modo efficiente la comunicazione e la collaborazione".

Fornire un'assistenza sanitaria migliore ai cittadini 

Automatizzando i processi manuali e risparmiando tempo nella creazione di report e nella preparazione delle riunioni, l'EPMO può occuparsi di più progetti e concentrarsi su iniziative strategiche. "Il PPM moderno di Smartsheet ci dà più tempo per pensare a progetti più grandi, come dashboard su qualità e sicurezza che ci aiuteranno a servire meglio la comunità e a fornire la migliore assistenza sanitaria possibile", afferma Mitchell.

I project manager dell'organizzazione stanno anche dedicando più tempo all'analisi dei dati sulla salute della popolazione per trovare modi per ridurre il potenziale di vite perse a causa di problemi di salute. 

"Il PPM moderno di Smartsheet ci aiuta a scoprire dati precedentemente nascosti nei fogli di calcolo e nei report statici. Ora possiamo scoprire i dati specifici che dobbiamo monitorare, come le metriche sui risultati sanitari, oltre a modi per migliorare i risultati sanitari in tutta l'area in cui operiamo", afferma Mitchell.

Far avanzare i progetti più rapidamente grazie alla trasparenza

Ballad Health ha una maggiore visibilità sui progetti e sui dati grazie al PPM moderno di Smartsheet, che offre più trasparenza in tutta l'organizzazione. Ad esempio, una nuova dashboard e un calendario a livello di sistema che contiene informazioni aggiornate sulle iniziative strategiche sono accessibili da chiunque all'interno di Ballad Health, inclusi tutti i gruppi PMO, i team clinici in prima linea e la leadership aziendale. Un'altra dashboard presenta l'eccellenza operativa e il ritorno sull'investimento (ROI) derivante dai miglioramenti dei processi. "Stiamo lavorando a stretto contatto con il nostro team finanziario per calcolare il ROI del progetto nella dashboard e convalidare tali metriche", afferma Mitchell. "Questo ci darà la trasparenza per dimostrare a tutti i nostri successi". Nell'ultimo anno fiscale, Ballad Health ha registrato un ROI di oltre 30 milioni di dollari, con un ritorno per membro del team pari a 16 volte l'investimento.

Inoltre, Ballad Health ha creato una dashboard in cui i partner integrati degli studi medici possono visualizzare l'avanzamento aggiornato dei progetti. "Questo ha dato ai nostri partner la trasparenza di vedere, attraverso i dati in tempo reale, se stiamo raggiungendo o meno il successo per un determinato progetto", afferma Mitchell. "In definitiva, questo ci ha aiutato a progredire più rapidamente e ora stiamo assistendo a miglioramenti significativi sulle metriche di ROI per questi progetti. Inoltre, i nostri project manager sono in grado di farsi carico del 30% di progetti in più". Ballad Health usa inoltre il PPM moderno di Smartsheet per offrire trasparenza nell'utilizzo delle risorse, aiutando i project manager a pianificare meglio i progetti. "Con queste informazioni, possiamo capire se abbiamo bisogno di più membri del team su un progetto e possiamo iniziare da subito a discutere con più efficacia delle priorità organizzative", afferma Mitchell.

Attualmente, Ballad Health sta cercando di espandere l'adozione del PPM moderno di Smartsheet in aree come innovazione, marketing, comunicazioni, salute della popolazione, pianificazione strategica e salute comportamentale. Mitchell afferma: "Continueremo a sviluppare dashboard e report con il PPM moderno di Smartsheet per monitorare meglio le nostre prestazioni e concentrarci sull'aspetto che conta davvero: soddisfare le esigenze sanitarie della nostra comunità."

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