Accelerare la trasformazione digitale, supportare i team di progetto e migliorare l'esito clinico dei pazienti nel servizio sanitario nazionale inglese

I promotori del cambiamento nel servizio sanitario nazionale britannico stanno cercando di migliorare l'esito clinico dei pazienti potenziando i processi e adottando funzioni tecnologiche avanzate.

I consulenti di strategia come Stewart Cooper, Senior Programme Consultant, e Dympna Wilson, Programme Manager, insieme ai consulenti gestionali come Chris Russ, direttore di Russ Consulting, svolgono un ruolo centrale in questa trasformazione. 

Ma l'enorme quantità di iniziative da portare avanti, in diverse sedi e con diversi team, ha creato serie problematiche. Cooper, Wilson e Russ lavorano con 40 project manager diversi in diversi hub regionali del servizio sanitario nazionale nel nord ovest dell'Inghilterra, con ben 87 progetti distinti in corso. 

Come questo team di esperti della trasformazione si sono accorti presto, il loro successo potrebbe essere difficile senza gli strumenti e le strategie di collaborazione giusti. 

Nelle prime fasi del progetto, il team ha usato fogli di calcolo Excel per acquisire dati e PowerPoint per gestire i report. 

"È stato molto faticoso. Inserivamo i dati nei fogli Excel, li elaboravamo in Powerpoint e creavamo pannelli di controllo in questo modo", ricorda Cooper. "Per tenere aggiornati i dati, dipendevamo totalmente da 40 project manager diversi. I report erano diventati attività di copia e incolla e non erano certamente sostenibili. Avevamo bisogno di un modo migliore per andare avanti."

In un progetto precedente, Russ aveva fatto conoscere Smartsheet a Cooper, e Cooper era rimasto subito impressionato dalle possibilità che offriva. "Nel momento stesso in cui ho pensato che dovevamo migliorare il nostro processo di reportistica, mi è venuto in mente Smartsheet." 

Cooper e Wilson quindi hanno iniziato a lavorare al pannello di controllo ideale e, nel giro di qualche giorno, Russ ha creato un blueprint. La soluzione è stata approvata ed è diventata operativa nel giro di sole tre settimane. 

"È stato un bel risparmio di tempo rispetto alle altre soluzioni usate, la cui implementazione aveva richiesto dai sei mesi a un anno", commenta Wilson.

Report più intelligenti e in meno tempo 

Con Smartsheet la fatica e la complessità di tracciare i dati e generare report si sono notevolmente ridotte. Il tracciamento dei progetti è quasi del tutto automatizzato e la reportistica è molto più efficiente. I dati sono organizzati su un pannello di controllo, insieme ai progressi e agli aggiornamenti, con informazioni come allocazione delle risorse, spesa corrente e stato di avanzamento del progetto. 

L'inserimento di dati, che richiedeva un'intera settimana lavorativa, viene ora completato in qualche ora, mentre la giornata precedentemente necessaria per redigere i report finanziari si è ridotta ad appena dieci minuti. 

Insight migliori, risultati migliori 

La facilità d'uso di Smartsheet significa che tutti possono usare la soluzione. Cooper osserva che "non solo il lavoro è più gratificante, è anche più facile affrontare i problemi quando si hanno report aggiornati ed è più semplice individuare ciò che manca". 

Gli insight inoltre sono più accurati. Con meno operazioni manuali, si riduce anche la fatica e di conseguenza l'errore umano. "Ciò è molto importante per un'organizzazione pubblica come il servizio sanitario nazionale", dichiara Russ. "Con una maggiore precisione,  è possibile mitigare i rischi in modo più efficace."

Esiti clinici migliori per i pazienti

Con Smartsheet, i consulenti di programma e i project manager possono completare i progetti e assicurare ai pazienti le migliori cure possibili con la telemedicina o soluzioni software che permettano di accedere alle schede dei pazienti preparate dai medici di base e promuovere l'inclusione digitale. 

Un'opportunità di espansione 

Il team ha appena iniziato il suo percorso Smartsheet, con esaltanti piani in corso di svolgimento che si avvantaggiano di varie integrazioni, come DocuSign e i collegamenti ad altre istanze Smartsheet per creare una rete di interoperabilità.

Mentre i dipendenti del servizio sanitario nazionale acquisiscono familiarità con la piattaforma, si cerca di espanderne l'uso generale, sia centralizzando le informazioni attualmente sparse in molteplici ubicazioni sia usando Control Centre per fare ordine con archiviazioni e modifiche su larga scala. 

"Smartsheet è una soluzione che ci permette di pensare: quale sarà il nostro prossimo passo?", afferma Cooper. "Le persone sono anche favorevolmente impressionate dai risultati raggiunti con Russ Consulting e sono sorprese da quanto poco abbiamo impiegato a creare una soluzione fattibile, efficiente ed economica." 

"Smartsheet è diventato praticamente lo standard", aggiunge Wilson. "Le persone dicono è ciò che dovremmo usare tutti. Ecco perché non vediamo l'ora di scoprire quali altri risultati possiamo conseguire."