Operation Smile conta oltre 6.000 volontari in tutto il mondo, che eseguono interventi chirurgici e corsi di formazione in totale sicurezza con Smartsheet

Dal 1982, Operation Smile offre assistenza a centinaia di migliaia di pazienti in tutto il mondo eseguendo interventi chirurgici di labiopalatoschisi e garantendo un'assistenza sanitaria completa. Operation Smile, una delle più grandi organizzazioni chirurgiche di volontari senza scopo di lucro al mondo, si affida a oltre 6.000 medici volontari provenienti da 67 Paesi per offrire programmi chirurgici e di formazione sicuri in tutto il mondo, sostenendo l'importanza di un intervento chirurgico sicuro in ambienti poveri di risorse. "Vogliamo aiutare il maggior numero possibile di persone; il nostro obiettivo è quello di migliorare la qualità dell'assistenza sanitaria attraverso i nostri programmi chirurgici, offrendo ai professionisti medici formazione, istruzione, forniture e attrezzature", afferma Sean Riordan, Associate Vice President of IT presso Operation Smile.

Quando Riordan ha assunto il proprio ruolo, diversi anni fa, ha ricevuto il compito di accompagnare l'organizzazione in una nuova era di trasformazione digitale. Questo obiettivo si è rivelato impegnativo, perché Operation Smile si affidava in larga misura alla carta, ai fogli di calcolo e alle e-mail per tenere traccia delle schedulazioni e dei budget del personale sul campo. Inoltre, per la gestione dei progetti l'organizzazione si avvaleva della piattaforma cloud Monday.com, che non consentiva ai dipendenti di approfondire i progetti. “Utilizzavamo più modelli diversi e non potevamo contare sui dati più aggiornati”, afferma Riordan. ” Inoltre, la mole di dati necessari per la pianificazione e la definizione dei budget a livello globale costituiva una limitazione. Era necessario un enorme sforzo manuale per esaminare 40.000 righe di dati e suddividerli in categorie più piccole per un progetto".

A causa delle procedure manuali e della frammentazione degli strumenti utilizzati, Operation Smile non aveva alcuna visibilità sui programmi sul campo. "I nostri programmi e il numero di volontari vengono aggiornati di frequente, e non disponevamo di una procedura affidabile per vedere cosa sarebbe successo a un programma se i dati fossero cambiati", afferma Riordan. "Abbiamo provato a fare degli screenshot per mettere insieme i report per il team di leadership, ma la soluzione non si è rivelata efficace".

L'organizzazione ha pensato di risolvere i propri problemi adottando un software per facilitare la raccolta dei dati in un unico posto, per garantire una migliore coerenza e visibilità. Tuttavia, l'eventuale nuovo software avrebbe dovuto essere distribuito in modo semplice e rapido. "Noi dell'IT supportiamo ogni giorno membri del personale e volontari che operano in diversi Paesi e non potevamo semplicemente interrompere ciò che stavamo facendo per lavorare all'implementazione di un nuovo stack tecnologico", afferma Riordan. "Dovevamo farlo nel modo più semplice, il che era importante anche perché i membri del nostro staff in regioni diverse non hanno sempre la stessa capacità tecnica in termini di apprendimento di nuovi strumenti".

La soluzione Servizi professionali Smartsheet consente di creare rapidamente uno strumento di gestione di progetti e programmi 

Inizialmente, Operation Smile ha adottato Smartsheet per aiutare il team marketing a gestire i progetti interni di branding e marketing. Di recente, l'organizzazione ha deciso di utilizzare Smartsheet come principale strumento di gestione dei progetti, sostituendo Monday.com. Per definire e realizzare il nuovo strumento, Operation Smile ha collaborato con il team Servizi professionali Smartsheet. 

"Smartsheet è molto facile da usare, ma dovevamo capire come utilizzare alcune delle funzioni più complesse", afferma Riordan. "Il team Servizi professionali Smartsheet si è rivelato davvero prezioso per aiutarci a costruire una soluzione e a renderla rapidamente operativa, completando in pochi giorni un progetto che pensavamo avrebbe richiesto un mese. Il team ha compreso chiaramente il nostro business case e ha dimostrato una grande disponibilità e flessibilità per l'intera durata dell'incarico".

Operation Smile ha inoltre ricevuto un ampio supporto formativo da parte del team Servizi professionali Smartsheet durante l'implementazione della soluzione. "Il team Servizi professionali non solo ha creato la soluzione, ma ha anche integrato i nostri utenti finali e formato i nostri team", afferma Riordan. "Abbiamo quindi potuto usufruire di una soluzione che i nostri utenti si sono sentiti in grado di utilizzare immediatamente".

Il team Servizi professionali Smartsheet ha contribuito a creare un elenco programmatico per la pianificazione e la revisione. Dipendenti e volontari di Paesi diversi possono accedere a un foglio master Smartsheet per inserire dati aggiornati su programmi chirurgici e non chirurgici, ad esempio in materia di nutrizione e patologie del linguaggio. "Abbiamo aggiornato i dati sul numero di volontari necessari per i programmi, nonché il numero di persone che si prevede debbano partecipare", afferma Riordan. "Questi dati vengono aggiornati ogni giorno in modo automatico".

Operation Smile usa le funzioni di Smartsheet, tra cui Dynamic View e Formattazione condizionale, per monitorare lo stato dei progetti all'interno di programmi specifici. L'organizzazione usa flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet per monitorare eventuali problemi relativi a ciascun progetto. "Se accade qualcosa che può ritardare le operazioni programmatiche, influendo sulla qualità dei servizi sanitari o sui nostri volontari, vengono automaticamente inviate delle notifiche alla persona giusta perché possa intervenire", afferma Riordan.

Utilizzando i semafori (rosso, giallo e verde) per monitorare lo stato dei progetti in Smartsheet, Operation Smile è in grado di evidenziare rapidamente eventuali modifiche alla programmazione di un progetto, come le date o il numero di volontari necessari. Inoltre, l'organizzazione si affida alle dashboard Smartsheet per riepilogare lo stato del programma e le attività pianificate per i team di leadership. "Ora possiamo aiutare la nostra leadership a capire se siamo sulla buona strada per raggiungere le milestone o, in caso contrario, quali piani abbiamo in programma", afferma Riordan. "Prima, tutto questo era impensabile".

Mobilitazione efficace dei volontari a livello globale grazie a dati coerenti e aggiornati 

Operation Smile usa Smartsheet per raccogliere dati consolidati quasi in tempo reale e presentarli ogni giorno a dipendenti e team di leadership. 

"I dati relativi ai nostri programmi e progetti vengono aggiornati ogni pochi minuti, quasi in tempo reale. Questo ci fornisce le informazioni più aggiornate su ciò che i nostri dipendenti e volontari stanno facendo sul campo in qualsiasi momento", afferma Riordan.

Grazie all'accuratezza dei dati, Operation Smile può pianificare meglio la distribuzione di personale e volontari per i propri programmi di chirurgia e formazione. "Operando in molti Paesi, dobbiamo considerare potenziali impatti di natura sanitaria, ambientale e persino politica", afferma Riordan. "Questi problemi possono causare il ritardo o la mancata realizzazione dei nostri programmi. Smartsheet ci consente di monitorare da vicino questi problemi, così da poter pianificare in modo più efficace come mobilitare al meglio i nostri volontari nei diversi Paesi".

Più tempo per concentrarsi sui programmi chirurgici 

Grazie a Smartsheet, Operation Smile deve dedicare meno tempo alla ricerca di metriche sullo stato dei progetti, perché questi dati vengono presentati in dashboard accessibili a chiunque e in qualsiasi momento. "Un migliore accesso ai dati dei programmi ha ridotto i tempi necessari ai team coinvolti per riunirsi", afferma Riordan. 

"Tutte le settimane, i team si incontrano per esaminare ogni programma e assicurarsi che sia in linea con i tempi previsti o stabilire cosa fare in caso di ritardi. Ogni riunione un tempo durava almeno un'ora, mentre adesso dura solo 30 minuti, perché i report sono già pronti nella dashboard. Una volta distribuite le dashboard a più team, penso che il nostro processo di pianificazione sarà più veloce del 30%". 

Con più tempo a disposizione, i team di Operation Smile possono concentrarsi maggiormente sull'attivazione di programmi medici in diversi Paesi.

Supporto per un approccio DevOps nell'IT

Il team IT dell'organizzazione ha potuto usufruire di Smartsheet come soluzione low-code, in grado di aiutare l'IT a replicare e risolvere rapidamente i problemi. Ciò ha consentito di applicare un nuovo modello DevOps nell'IT, in cui l'IT integra sviluppo e operazioni per una maggiore flessibilità. "In precedenza, dovevamo occuparci di molte operazioni IT standard, come risolvere i problemi dei computer dell'help desk", afferma Riordan. "Ora abbiamo la possibilità di adottare un approccio DevOps, che ci aiuta a rispondere alle richieste interne più velocemente. Come IT, abbiamo più visibilità di prima e i membri dell'organizzazione chiedono più progetti. In ultima analisi, questo ci aiuta a supportare meglio la nostra trasformazione digitale".

Operation Smile prevede di implementare funzionalità aggiuntive di Smartsheet, come Control Center, per semplificare ulteriormente la gestione di progetti e programmi. "Uno dei nostri prossimi progetti prevede lo sviluppo di un sistema di tracciamento per la salute e la sicurezza, che ci aiuterà a prendere decisioni migliori su come operare nelle regioni con problematiche sanitarie", afferma Riordan. "Siamo certi che Smartsheet sia lo strumento giusto per proiettarci nel futuro".

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.