Krispy Kreme Doughnuts semplifica l’apertura di nuovi negozi e aumenta l’efficienza della gestione dei progetti con Smartsheet

Krispy Kreme Doughnuts produce ciambelle fresche da quando il fondatore Vernon Rudolph ha iniziato a vendere i dolci ai negozi di alimentari locali della Carolina del Nord nel 1937. Krispy Kreme ha venduto oltre 1,6 miliardi di ciambelle nel 2022 e ora opera in più di 30 paesi.

L’azienda usa Smartsheet per gestire gran parte del processo di apertura di nuovi negozi.

“Il nostro obiettivo è quello di essere il marchio di dolci più amato al mondo e dobbiamo assicurarci che le aperture dei negozi procedano senza intoppi, così come le implementazioni di nuovi prodotti e processi”, afferma Seth Whisnant, Senior Manager, Strategic Operations and Continuous Improvement per Krispy Kreme Doughnuts. “Smartsheet rende tutto questo molto più efficiente.”

Monitoraggio dell’apertura di negozi e gestione di altri processi chiave in Smartsheet 

Poco dopo l’adozione di Smartsheet, Whisnant ha iniziato a creare un elenco di attività end-to-end per supportare i processi per l‘apertura di nuovi negozi del team operativo. “Ho parlato con tutti i nostri principali stakeholder per conoscere le loro milestone critiche e i tempi di realizzazione del progetto”, afferma. “Poi ho creato uno strumento di gestione dei progetti in Smartsheet per gestire il processo.”

Grazie a Smartsheet, ora l’azienda segue ogni fase del processo, dalla concezione del nuovo negozio all’apertura. Diversi team dell’azienda usano Smartsheet per tenere traccia di processi quali permessi edilizi, approvazioni e scadenze di progetti importanti.

“Ogni parte della nostra attività ha a che fare con Smartsheet durante tutto il processo di apertura dei negozi. Ogni nuova apertura di negozi è un progetto enorme e Smartsheet ci aiuta a mappare tutto in modo semplice e puntuale”, afferma Whisnant.

I team usano inoltre i sondaggi di Smartsheet per valutare l’esperienza complessiva di apertura di un nuovo negozio e raccogliere feedback sul miglioramento continuo dalle operazioni sul campo e dai partner dei centri di supporto. Inoltre, il centro di assistenza Krispy Kreme conduce sondaggi Smartsheet per sviluppare scorecard per imparare e migliorare da tutti i progetti, i test e le nuove implementazioni.

Un altro modo in cui l’azienda utilizza lo strumento è la collaborazione con fornitori esterni, come appaltatori generali del settore edile e partner terzi della catena di approvvigionamento. Il team lavora con questi fornitori per rimanere allineato sulle timeline del progetto e sulla consegna e l’installazione delle apparecchiature. Whisnant e il suo team usano l’automazione dei flussi di lavoro in Smartsheet anche per ricordare e avvisare automaticamente i membri del team quando si avvicinano attività importanti o scadenze. 

Allineamento degli obiettivi strategici grazie a una maggiore visibilità

Grazie allo strumento, l’azienda ha anche una migliore visibilità dei processi. Whisnant e il suo team operativo organizzano riunioni di integrazione con altri reparti per discutere di attività e progetti chiave. “Durante il nostro meeting, Smartsheet occupa un enorme spazio dietro le quinte della nostra presentazione”, dichiara. “I reparti lo usano per aggiornare i progetti e le milestone. Ciò offre a tutti la visibilità su ciò che sta accadendo con tutte le iniziative interfunzionali.” Ora, Whisnant può gestire in modo più efficace l’apertura di nuovi negozi perché i processi di gestione dei progetti sono semplificati tra i reparti.

Meeting di progetto più efficienti 

Sfruttando la visibilità dei progetti e l’automazione dei flussi di lavoro in Smartsheet, i team risparmiano tempo dedicato in passato a processi manuali e riunioni. “In Smartsheet è tutto automatizzato, quindi mi basta leggere gli aggiornamenti o ricevere avvisi”, afferma Whisnant. Allo stesso modo, Whisnant invia richieste di aggiornamento del progetto in Smartsheet e riceve avvisi quando vengono fornite risposte.

“Poiché possiamo vedere le risposte direttamente in Smartsheet, abbiamo ridotto i tempi dei meeting a 20-30 minuti”, afferma. “È molto più efficace.”

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