Grazie a Smartsheet, ZEISS Group offre chiarezza visiva e velocità a un team dislocato in tutto il mondo

La storia di ZEISS Group inizia nel 1846 con un piccolo laboratorio a Jena, che ha gettato le basi per quello che sarebbe diventato un leader globale nel settore scientifico dell’ottica. Oggi opera in quasi 50 Paesi, con 30 siti di produzione e 25 centri di sviluppo. I suoi strumenti e le sue tecnologie modellano alcuni dei lavori più importanti del mondo: dalla produzione di semiconduttori all’e-mobility, da una ricerca da Premio Nobel fino a trattamenti medici che cambiano la vita, dall’oftalmologia a prodotti cinematografici pluripremiati.

“L'azienda è stata fondata con la promessa di vedere il mondo con maggiore chiarezza e precisione, che si tratti di un microscopio in laboratorio o di un obiettivo su una fotocamera”, spiega Jarkko Niittumaa, Head of HR Portfolio & Project Management presso ZEISS Group. “Questa promessa ci guida ancora oggi, non solo per i nostri prodotti: applichiamo lo stesso principio anche quando si tratta di guidare il lavoro intelligente”.

Strumenti, team e processi in silos

Con team dislocati in tutto il mondo e operanti in settori altamente specializzati, l’azienda aveva sviluppato un panorama di gestione dei progetti frammentato. Nell’ambito delle sole tecnologie dell’informazione (IT) erano in uso più di cinquanta diversi strumenti e sistemi. Anche nelle risorse umane (HR) vigeva lo stesso approccio incoerente. Di conseguenza, la visibilità era limitata e la collaborazione era difficile. 

“Prima di implementare Smartsheet, tutti utilizzavano strumenti, standard e modelli diversi per consegnare i progetti”, aggiunge Niittumaa. “Era importante standardizzare la consegna dei progetti HR per garantire lo stesso livello di qualità in tutta l’azienda.”

Dopo una valutazione approfondita che ha riguardato la sicurezza, la conformità e la scalabilità a lungo termine, la piattaforma di gestione del lavoro intelligente di Smartsheet è risultata chiaramente la scelta giusta per riunire tutti su un’unica piattaforma.

Un manuale condiviso, in azione

Il primo passo è stato creare un framework di progetto HR unificato. Il team ha prodotto una guida completa di 40 pagine che illustrava standard, processi e principi: dalla modalità di classificazione dei progetti fino alle fasi standard che ogni iniziativa avrebbe seguito, completa di milestone e gate di qualità definiti.

La governance è stata integrata fin dall’inizio. Il framework ha stabilito l’autorità decisionale in ogni fase. Le principali iniziative strategiche richiedono l’approvazione del team di leadership delle risorse umane, mentre i progetti più piccoli possono andare avanti con l ’approvazione a livello funzionale. Ha anche chiarito i ruoli tipici, la composizione del comitato direttivo e persino il quorum necessario per prendere validamente le decisioni.

Tutte queste regole e linee guida sono state quindi incorporate direttamente in Smartsheet, trasformando le politiche in pratica. “Il sistema si assicura che i progetti vengano approvati dalle persone giuste e seguano lo stesso manuale. Ci offre un framework di livello aziendale su cui lavorare. Allo stesso tempo, lascia spazio alla flessibilità, indipendentemente dal fatto che i team preferiscano un metodo agile, a cascata o a metà tra i due”, afferma Niittumaa.

Una “cabina di pilotaggio” intelligente per standardizzazione e velocità

Successivamente, con Smartsheet Control Center, il team ha creato un hub centralizzato, chiamato “cabina di pilotaggio del progetto”, che contiene in un unico posto tutto ciò di cui un project manager ha bisogno, come tracker del budget, registri di stato, mappe degli stakeholder e altro ancora. Le dashboard in tempo reale estraggono i dati direttamente dai piani sottostanti, fornendo un’istantanea codificata a colori dei progressi, delle attività aperte e dei rischi emergenti.

Carl Zeiss ZEISS Group ha personalizzato cabine di pilotaggio separate in modo da adattarle a vari ruoli. I project manager hanno una visione mirata delle loro iniziative. I program manager, che coordinano più progetti correlati, vedono i loro flussi in un quadro più ampio. I manager del portafoglio, responsabili di intere raccolte di programmi e sforzi strategici, ottengono un punto di vista di alto livello che ingloba l’intera organizzazione. 

“La cabina di pilotaggio è davvero il cuore pulsante del nostro team, che si tratti di gestione dei rischi, strumenti di gestione del budget o solo attività prossime alla scadenza”, afferma Cheriece Williams, Senior HR Project Manager presso ZEISS Group.

Un team allineato a livello globale e sicuro di sé

La collaborazione quotidiana, un tempo rallentata dalla distanza e da un approccio a compartimenti stagni, ora scorre in modo più naturale. Team con funzioni diverse possono vedere lo stesso stato, condividere gli stessi aggiornamenti e allinearsi senza thread di e-mail infiniti. “Smartsheet ci offre visibilità, coerenza e allineamento su scala globale nelle risorse umane”, afferma Niittumaa.

Il processo decisionale è diventato più nitido e veloce. Grazie ai dati in tempo reale, anziché report frammentari, la leadership può individuare i rischi in anticipo, riallocare al volo le risorse e fidarsi di ciò che vede. “I progetti sono più facili da monitorare, le decisioni sono più chiare, e possiamo vedere i progressi in tempo reale. Aiuta la leadership a prendere decisioni più rapide e informate”, osserva Niittumaa. “Con Smartsheet riusciamo a gestire progetti complessi con la stessa accuratezza e affidabilità necessarie nell’ottica”.

Risultati più intelligenti, più veloci

A livello di esecuzione, le attività di routine sono sempre più automatizzate e le informazioni sono ben organizzate e accessibili. Il risultato è un notevole aumento della velocità. 

“I team dedicano meno tempo alla ricerca di informazioni e si concentrano per più tempo sul lavoro a valore aggiunto”, afferma Niittumaa.

Ciò che è iniziato come una spinta verso la standardizzazione è diventato rapidamente qualcosa di più ampio: un modo di lavorare più calmo, più chiaro e più intelligente, che consente all’azienda di muoversi con velocità e sicurezza.