Philips migliora la consegna del progetto con Smartsheet per far progredire rapidamente la ricerca clinica

Philips ha plasmato il futuro della sanità negli ultimi 130 anni, con sperimentazioni cliniche che hanno aperto la strada ai progressi scientifici. "Il nostro obiettivo principale è assicurare ai pazienti la sicurezza, la qualità e l'integrità degli studi sponsorizzati e supportati da Philips", afferma Gemma Quinn, Manager of Clinical Operations presso Philips. "Un compito che può rivelarsi molto arduo in quanto ogni sperimentazione è un processo complesso e interdisciplinare che coinvolge molti stakeholder e chiede loro di collaborare a stretto contatto."

Miglioramenti alla gestione del progetto che influiscono a tutti i livelli

Il team Philips Clinical Operations era alla ricerca di un software con un'interfaccia intuitiva che potesse essere utilizzato da persone con competenze tecniche diverse.

"Avevamo bisogno di una soluzione adattabile alle diverse complessità delle sperimentazioni e alle diverse dimensioni dei team", aggiunge Quinn.

Per colmare il divario di informazioni e raccogliere tutte le attività, i progetti, le scadenze e le risorse in un unico posto, il team ha implementato Smartsheet. "Si è dimostrata subito la scelta giusta, essendo adattabile la soluzione ci ha permesso di assegnare in modo efficace i tempi e le risorse ai vari progetti", sostiene Quinn. 

Avviare nuovi progetti con uno schiocco di dita

"In primo luogo, per ottenere metriche coerenti per tutti i progetti, abbiamo creato un toolkit contenente un set prestabilito di piani, soluzioni per il monitoraggio dei tempi e dashboard basati sui nostri processi clinici generali", racconta Quinn. Il toolkit è diventato un modello replicabile utilizzabile dai project manager per avviare rapidamente nuove sperimentazioni. "Ogni volta che qualcuno deve iniziare un nuovo progetto, effettuiamo il provisioning in Control Center e forniamo l'accesso a tutti i modelli, i report e i moduli. È un modo di procedere veloce ed efficiente e assicura la coerenza", continua Quinn. Tutti gli studi sono disponibili su un'unica dashboard di portfolio. "Abbiamo così una panoramica di ciascuno studio e forniamo ai team una visione dettagliata e immediata della fase in cui si trovano", conclude.

Prima di iniziare un nuovo progetto, il project manager completa un modulo di richiesta in Smartsheet. "Dopo aver compilato i campi obbligatori e aver inviato il modulo, i dati vengono salvati in un foglio di intake in Smartsheet. Il nostro team riceve quindi una notifica della richiesta e procede immediatamente a creare una cartella per lo studio in Smartsheet", aggiunge.

In tutte le fasi del progetto vengono usati diversi moduli di Smartsheet con l'intento di raccogliere le informazioni da tutti coloro che partecipano al progetto, ovunque si trovino e in qualsiasi momento, in modo che le attività possano progredire più rapidamente.

"Per avere metriche coerenti usiamo valori di campo predefiniti, elenchi a discesa e altri strumenti, in modo che i formati siano sempre standardizzati", spiega Quinn. "In questo modo le informazioni sono più facili da trovare, recuperare e condividere."

Adeguare la prospettiva su scala locale e mondiale

Smartsheet permette al team Philips Clinical Operations di avere la visione complessiva di ogni progetto. Se necessario. il team può poi approfondire i temi a cui è interessato in modo molto semplice. "Possiamo ottenere metriche coerenti da strumenti e piattaforme diversi per ricostruire un quadro generale a livello di portfolio. E le dashboard ci permettono di approfondire i dettagli desiderati per ottenere maggiori informazioni sullo stato dei progetti", spiega Quinn.

Ogni team ha una sua dashboard, mentre ogni progetto ha un foglio con indicazioni inequivocabili sullo stato. "Usiamo un sistema a semaforo intuitivo, i progetti in verde sono in linea con le scadenze stabilite, i progetti in arancione sono in ritardo mentre i progetti in rosso sono molto in ritardo", spiega Quinn. "Ciò ci aiuta a monitorare lo stato dei progetti con facilità e garantisce che ogni problema venga affrontato per tempo."

L'aspetto dell'urgenza nella collaborazione

Smartsheet consente inoltre al team Philips Clinical Operations di far avanzare i progetti clinici più rapidamente favorendo la collaborazione tra tutti gli stakeholder. "Volevamo stabilire una modalità comune di lavorare", dichiara Quinn. "Una delle mie funzionalità preferite è la possibilità di avere fogli che contengono tutte le informazioni di cui il nostro team ha bisogno per configurare i progetti. Invece di scambiarci e-mail, un'attività che spesso si rivela controproducente, possiamo accedere alle informazioni autonomamente."

A ogni foglio sono assegnate le persone in base al ruolo ricoperto per una maggiore trasparenza, mentre le comunicazioni importanti tra i membri del team si svolgono in tempo reale e direttamente nel contesto del progetto.

"La funzionalità Conversazioni permette di aggiungere commenti direttamente nel foglio e di porre domande ai membri del team, rendendo superfluo lo scambio di e-mail", spiega Quinn. "Solo i commenti più recenti vengono visualizzati, mentre quelli più vecchi vengono memorizzati nella cronologia delle conversazioni di quel foglio specifico per evitare che le celle si riempiano di troppi dati."

Portare avanti i progetti

Infine, con l'uso dei moduli, il team Philips Clinical Operations può rendere gli aggiornamenti del progetto più facili e pratici per gli stakeholder. "I collaboratori che non amano lavorare con i fogli possono aggiornare i dati usando i moduli", sostiene Quinn. "Se è necessario che svolgano un'attività specifica, il sistema invia loro una notifica automatica con tutti i dettagli del caso. Nella notifica è incluso un link diretto al modulo sul sito Web che potranno utilizzare." Dopo aver completato il modulo, tutti gli aggiornamenti vengono popolati automaticamente nel foglio.

Inoltre, grazie alla visualizzazione globale di Smartsheet, gli stakeholder possono vedere le complessità, le scadenze e le dipendenze di ciascuna sperimentazione. "Ciò aiuta a sensibilizzare tutti i diversi ruoli su come il ritardo di un'attività abbia conseguenze sull'intero progetto e perché sia così importante che ogni dipendenza critica sia visibile", spiega Quinn.

Migliorare l'innovazione per migliorare la sanità

Al momento, il team Philips Clinical Operations usa Smartsheet soprattutto per i progetti di primaria importanza basandosi su un identico set di risorse e strumenti. Per velocizzare ulteriormente la pianificazione delle sperimentazioni cliniche e la supervisione della loro reale attuazione, il team sta provando le varie impostazioni di gestione e allocazione delle risorse alla ricerca di una procedura stabile per individuare e assegnare i ruoli.

"Vogliamo diventare ancora più efficienti nella ricerca delle risorse per i progetti futuri in modo da poter guardare alle nostre risorse, valutare se sono state sovra o sottostimate e ottimizzarle per i progetti futuri", afferma Quinn.

Con l'innovazione incorporata nel suo motto, Philips continua a ideare nuove modalità di collaborazione, comunicazione e condivisione delle metriche per promuovere la ricerca scientifica. Smartsheet è una parte integrante delle operazioni cliniche.

"Quando si parla di sperimentazioni cliniche, è molto importante saper prevedere le risorse necessarie, monitorarne l'utilizzo e gestire il programma in tempo reale", riassume Quinn. "Usando Smartsheet siamo sicuri che i vertici aziendali ricevano i dati sulle dashboard utili per prendere le decisioni cruciali."