Shorr Packaging riunisce i reparti per supportare i clienti più velocemente
Shorr Packaging aveva difficoltà nel reporting interno per ottimizzare le spedizioni e spedire più velocemente. Grazie alle dashboard e a Dynamic View di Smartsheet, lʼazienda è riuscita ad ottenere una visione dʼinsieme e un modo di lavorare più efficiente.
le visualizzazioni della dashboard su una singola soluzione in 90 giorni
i dipendenti che utilizzano una soluzione singola con lʼaiuto di Dynamic View
Industria
- Beni di largo consumo
Dimensione dell'organizzazione
- Mercato medio (200-1999)
Regione
- America del Nord
Platform Capabilities
“Prima di Smartsheet, eravamo sommersi da e-mail e fogli di calcolo. Ma Dynamic View è stata come una boccata dʼaria fresca. Tutti capiscono cosa sta succedendo.”
Director of Process Improvement, Shorr Packaging
Fondata un secolo fa nel nord dellʼIllinois, Shorr Packaging è diventata uno dei maggiori distributori indipendenti di imballaggi negli Stati Uniti. Fornendo ai clienti soluzioni di imballaggio innovative, Shorr ha un chiaro principio guida: ascoltare il cliente. “Gestiamo tutto, dalla distribuzione di un portafoglio completo di prodotti per lʼimballaggio fino allʼautomazione delle apparecchiature e alla gestione della logistica”, afferma Mitch Mook, Director of Process Improvement presso Shorr Packaging. “I nostri esperti di packaging creano strategie per ottimizzare i processi e le reti di fornitori, aumentando al contempo la produttività e lʼefficienza”.
Reparti che agiscono di concerto
I 600 dipendenti di Shorr sono sparsi in vari reparti come lʼassistenza clienti, lʼapprovvigionamento, il personale di magazzino e la gestione dei progetti. “Spesso ci troviamo in una situazione in cui molti gruppi diversi stanno cercando di risolvere lo stesso problema: consegnare rapidamente i nostri prodotti o documenti ai clienti”, spiega Mook.
“È stata questa la nostra sfida principale: come coordinare tutto questo lavoro tra i diversi reparti?”
Originariamente, Shorr Packaging aveva introdotto Smartsheet nellʼorganizzazione per gestire i progetti in modo più efficiente. Ben presto, il team ha visto lʼopportunità di sfruttare le funzionalità di Smartsheet per velocizzare i materiali. Una delle funzionalità più utilizzate è Dynamic View, che consente una condivisione granulare per garantire che le persone giuste abbiano accesso ai dati del progetto o del flusso di lavoro al momento giusto per visualizzarli e modificarli. In Dynamic View i dipendenti possono zoomare sugli elementi di riga specifici al loro lavoro per controllare e aggiornare lo stato o persino fare richieste. “È fantastico: con Dynamic View nella nostra dashboard, tutti i membri dellʼorganizzazione possono richiedere di accelerare qualcosa, controllarne lo stato, vedere il carico di lavoro e sapere in che lasso di tempo possono aspettarsi un elemento”, afferma Mook. “Dynamic View è molto semplice e funziona alla perfezione: il nostro personale può interagire con i dati, aggiungere allegati, commenti e qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno.”
Una visualizzazione a 360 gradi
Oggi la soluzione viene utilizzata da 150 dipendenti, con ben 3.000 visualizzazioni della dashboard in 90 giorni. Ciò ha contribuito a promuovere la visibilità e la collaborazione allʼinterno del team di Shorr.
“Prima di Smartsheet, eravamo sommersi da e-mail e fogli di calcolo. Ma Dynamic View è stato come una boccata dʼaria fresca”, dichiara Mook.
“Tutti capiscono cosa sta succedendo. Indipendentemente che tu sia un addetto allʼassistenza clienti, un acquirente o un account executive, puoi trovare tutto in un unico posto. In questo modo riusciamo a mantenere tutto organizzato tra le diverse funzioni. Con Smartsheet i nostri processi sono un gioco da ragazzi, soprattutto quando si tratta di tirare fuori i materiali rapidamente.”
Per garantire che lʼadozione della soluzione avesse successo, Mook ha iniziato con un Proof of Concept (dimostrazione di fattibilità dell'idea). “Dovevamo dimostrare il valore di Smartsheet, quindi abbiamo iniziato in piccolo, concentrandoci innanzitutto sul nostro gruppo finanziario. Abbiamo risolto le discrepanze, semplificato i nostri processi e riscontrato notevoli risparmi sui costi. Quel successo ci ha convinto a espanderlo in tutta lʼorganizzazione.”
Capire, imparare, costruire
Il passo successivo è stato trovare nuovi modi per coinvolgere i dipendenti-proprietari e incoraggiarli a usare Smartsheet. “Ci piace coinvolgere nel processo i membri del nostro team”, afferma Mook. “Teniamo workshop di un giorno, in cui persone provenienti da reparti diversi collaborano per determinare le esigenze aziendali, i gap e il percorso da seguire. La cosa che preferisco di Smartsheet è la rapidità con cui si possono creare soluzioni per problemi aziendali reali.”
I dipendenti-proprietari che desiderano saperne di più sono invitati a seguire il Self-Paced Core App Learning Path (Percorso di apprendimento autogestito sull'app principale) di Smartsheet, della durata di 10-15 ore: una serie di corsi per aiutare gli utenti a padroneggiare Smartsheet. “Ne abbiamo fatto una competizione amichevole. È un percorso gamificato e coinvolgente.”
Il successo è contagioso
Oggi, Shorr Packaging è alla ricerca di modi per semplificare altre aree di lavoro. “Questo approccio sta prendendo piede anche in altri processi, come lʼorganizzazione di nuovi fornitori, nuovi clienti o la revisione e lʼapprovazione delle richieste di progettazione”, conclude Mook.
“Anche i trasferimenti di magazzino e i progetti di automazione ora seguono questo modello. Smartsheet ha cambiato le regole del gioco per noi. È semplice, efficace e ha consentito ai nostri dipendenti-proprietari di essere più produttivi.”
