Wizards of the Coast porta a termine la missione di creare una formazione dei dipendenti significativa e intensa

“La nostra missione è ispirare un amore sconfinato per i giochi, in ogni cosa che facciamo”, si legge sul sito web di Wizards of the Coast, un pluripremiato editore di videogiochi americano. A metà degli anni '90, la società ha creato e reso popolare i giochi di carte collezionabili con Magic: The Gathering. Oggi è famosa anche per Dungeons & Dragons, un gioco di ruolo che ha riunito le comunità di tutto il mondo. Con ogni nuovo gioco, Wizards of the Coast mira a ispirare creatività, immaginazione, passione e amicizie.

Investire nell’upskilling

Proprio come dei maghi, i project manager di Wizards of the Coast sono maestri nel trasformare il caos in ordine, e l’azienda si affida a Smartsheet da quattro anni. Sono 11 i diversi team che utilizzano Smartsheet Control Center per gestire i propri progetti, incluso l’allineamento di più programmi di produzione. “Ogni progetto può richiedere diversi anni e abbiamo bisogno di avere un’unica fonte di verità per quanto riguarda la nostra timeline in continua evoluzione”, spiega Chizu Hieida, Technical Producer di Wizards of the Coast. L’azienda si affida a Smartsheet anche per gestire le risorse, allocare e monitorare le attività e automatizzare cose come la pianificazione dei giorni liberi sui calendari.

Ma quando le persone incontrano degli ostacoli, spesso corrono da Hieida, la maga di Smartsheet dell’azienda. “Abbiamo oltre 200 utenti con licenza e non ho il tempo di assistere ciascuno di loro individualmente e aiutarli a trovare soluzioni basate su Smartsheet”, spiega Hieida.

Hieida, però, sa cosa può aiutare. 

“Smartsheet è dotato di una risorsa eccellente: Smartsheet University. È uno strumento di apprendimento straordinario e non vedo l’ora che tutti ne traggano vantaggio per sbloccare i propri poteri magici."

Hieida ha deciso di incentivare l’apprendimento. 

“La mia visione era questa: se i nostri dipendenti diventano più abili nell’uso di Smartsheet, possono creare soluzioni proprie, il che, oltre a liberare il mio tempo come facilitatrice, aumenta significativamente la nostra produttività complessiva”, aggiunge.

Creare un’esperienza gratificante

Da lì è nato il programma di premi Smartsheet. Basato sulle risorse di Smartsheet University, il programma ha aiutato i dipendenti a salire di livello con punti esperienza in Smartsheet. Gli utenti iniziano con le funzionalità principali di Smartsheet e passano poi alle formule, in modo da rinforzare le basi acquisite. “In questo modo, le persone avevano un percorso chiaro da seguire, che garantiva una comprensione completa di Smartsheet”, aggiunge Hieida. Per ogni passaggio, i partecipanti sono stati premiati con prodotti promozionali Smartsheet.

Vedendo che i prodotti promozionali non erano un incentivo sufficiente, Hieida ha inventato più premi. “Il nostro team di prodotto ha creato il gadget Wizards of the Coast che sarebbe andato di pari passo con gli articoli Smartsheet. Mi sono anche resa conto che alcune persone erano maggiormente motivate se ottenevano badge di LinkedIn, quindi abbiamo evidenziato anche questo vantaggio”, afferma Hieida.

Però non è andato tutto liscio. Hieida ha riscontrato una resistenza verso il programma di premi da parte di un reparto, ma ha individuato presto su cosa fare leva. “Ho suggerito di allineare il programma con uno degli obiettivi della nostra azienda: lo sviluppo personale. Il consenso è stato immediato”, spiega.

Mettere in pratica le conoscenze

Una volta che i dipendenti si sono dimostrati desiderosi di imparare, Hieida voleva assicurarsi che gli obiettivi sbloccati sarebbero stati applicati al loro lavoro quotidiano. “Ho iniziato ad assegnare incarichi post-sessione”, continua Hieida. “A nessuno sembrava piacere il termine 'compiti a casa', così ho iniziato a chiamarle attività 'Mostra e racconta'. In cambio, hanno ricevuto ulteriori premi.” Questo, oltre a incoraggiare la crescita individuale, ha anche favorito un senso di comunità all’interno dell’azienda, poiché gli utenti hanno imparato gli uni dagli altri.

Per creare punti di ispirazione, i risultati sono stati condivisi tramite social media e piattaforme di comunicazione. “Quando uno dei nostri utenti completava l’app principale, festeggiavamo il suo successo su MS Teams e chiedevamo a tutti di unirsi alle congratulazioni”, spiega Hieida. “Incoraggiavo l'utente a condividere una foto divertente, magari vestito con un costume, dato che amiamo i costumi qui in Wizards of the Coast. Le persone potevano quindi interagire con il post mettendo mi piace, un cuore e congratulandosi”.

Apprendimento completo da parte degli utenti

Oggi, i dipendenti di Wizards of the Coast sono pronti e incentivati a risolvere i problemi in modo indipendente. “È stato illuminante per il team. I membri hanno gli strumenti per costruire quello che vogliono e possono disporre di soluzioni proprie”, osserva Hieida. 

“Smartsheet ha fatto risparmiare tantissime ore al nostro team. Avendo una sola fonte di verità, commettiamo meno errori, il che può portare a una migliore produttività. Mi aiuta ad automatizzare personalmente tante attività, a vedere i miei progressi a colpo d’occhio e a rimanere organizzata.”

Non sorprende che Hieida sia ora una Smartsheet Mobilizer (promotrice di Smartsheet), beneficiando di risorse e supporto esclusivi per aiutare il suo campione Smartsheet nella sua organizzazione. “Personalmente, ho trovato incredibilmente utile entrare a far parte del Mobilizer Program”, conclude. “Mi ha permesso di essere coinvolta in conversazioni importanti, scambiare idee e accedere a tutti i modelli necessari. Avrei voluto iscrivermi prima: è stato un punto di svolta”.

Questa storia è stata adattata dalla sessione ENGAGE 2023 di Hieida: “Driving change: Real world success stories from Smartsheet Mobilizers”; guarda l’intera sessione qui.