HP usa Smartsheet per automatizzare tracciamento e pianificazione dei progetti e per aumentare gli eventi di marketing e vendita passando da 6 a 26 a trimestre

HP è un fornitore leader di prodotti, tecnologie, software, soluzioni e servizi a persone e aziende di tutto il mondo. Fondata nel 1939, l'azienda è specializzata in PC, stampanti e soluzioni di stampa in 3D.

Il gruppo North America Commercial Marketing di HP supporta i team di marketing e vendite dell'organizzazione, operanti in tutto il mondo, gestendo ogni anno meeting, webinar, conferenze e dozzine di altri eventi. Il gruppo Marketing usa il software Smartsheet per gestire la pianificazione di progetti ed eventi e per collaborare con venditori e altre società. "Smartsheet è tutto quello che desideravo avere in un sistema di gestione dei progetti", afferma Roxie Palacios, Senior Manager per gli eventi, North America Commercial Marketing di HP. "Era qualcosa che avevo sempre desiderato ma che non sapevo esistesse".

Prima di passare a Smartsheet, il gruppo usava diversi strumenti di calendario e gestione dei progetti per gestire gli eventi. Ciò si traduceva in processi manuali e in dati imprecisi e duplicati: Palacios doveva dedicare molte ore a settimana per aggiornare manualmente le applicazioni di tracciamento dei progetti. Per gestire un evento tipico, Palacios e il suo team dovevano scambiarsi parecchie e-mail, e dovevano inviarne altrettante ai venditori per l'assegnazione delle attività e la pianificazione dei meeting.

"Ho usato molti strumenti diversi; a volte dovevo usare quattro o cinque applicazioni per gestire un progetto", ricorda. "La sfida più grande era l'invio di e-mail alle persone per il kickoff di un progetto. Poi, quando queste finivano l'attività, dovevano riscrivermi, e io a quel punto contattavo chi doveva subentrare nel progetto. Il numero di e-mail non necessarie era impressionante e non sapevamo come fare per assegnare le attività alle persone e stabilire le responsabilità quando la consegna era vicina".

Questi processi manuali causavano spesso ritardi sui progetti e correzioni degli errori all'ultimo minuto. Ad esempio, quando su un sito Web veniva indicata la data sbagliata di un evento, si dovevano fermare 10 membri del personale e sentirsi per telefono per risolvere il problema.

 "Incidenti come quello hanno causato enormi disagi. Nessuno aveva le informazioni corrette perché non avevamo una singola fonte di informazioni per i dati degli eventi", ammette Palacios. "Avevamo tre calendari eventi distinti e nessuno li aggiornava contemporaneamente. Ci servivano maggiore automazione e un modo più semplice di tracciare e gestire gli eventi".

Un processo di gestione degli eventi completamente automatizzato 

Palacios era impaziente di introdurre il nuovo strumento nel gruppo North America Commercial Marketing. "Smartsheet proponeva l'automazione e l'integrazione che stavamo cercando", dichiara. Il suo gruppo ha iniziato a usare Smartsheet per tracciare e gestire tutti gli eventi, per poi iniziare a usare Calendar App di Smartsheet per visualizzare informazioni aggiornate in tempo reale relative a tutti gli eventi di marketing e vendita, da conferenze a campagne di marketing fino ai webinar. Palacios e il suo team si sono inoltre affidati ai pannelli di controllo Smartsheet per visualizzare informazioni aggiornate su date di eventi e registrazioni.

"Anziché usare più moduli calendario, ora vediamo tutto insieme in Smartsheet. Se riesci a organizzarti bene, riesci a essere efficiente e innovativo", continua Palacios. "Ed è qui che salta fuori la nostra vera passione".

Ora il team Marketing dispone di un processo completamente automatizzato per creare, tracciare e aggiornare gli eventi. Dopo la collaborazione tra Palacios e una società per la creazione di un nuovo evento sull'esperienza di vendita in Smartsheet, la società riceve una notifica di conferma del venditore, che innesca la notifica automatica al team dei servizi di marketing per la creazione di una landing page contenente l'informazione. Nessuno scambio continuativo di e-mail, il che elimina i colli di bottiglia della comunicazione. "In Smartsheet ora è tutto automatizzato, dall'inizio alla fine, quindi nessuno comunica tramite e-mail. Si comunica solo in Smartsheet, così si può lavorare invece di mandare e-mail", afferma Palacios. 

Maggiore efficienza e riduzione di e-mail e meeting 

Grazie all'automazione dei processi di pianificazione e tracciamento della gestione degli eventi apportata da Smartsheet, il gruppo North America Commercial Marketing di HP ha migliorato l'efficienza complessiva. "Con Smartsheet lavoriamo ora in modo più efficiente, grazie al minor numero di e-mail da inviare per comunicare informazioni sugli eventi", continua Palacios. Secondo le sue stime, le comunicazioni tramite e-mail sono diminuite del 90% per gli eventi mirati alle vendite, perché il pannello di controllo Smartsheet contiene informazioni aggiornate su date, risorse di contenuto e registrazioni. "In passato non avevamo idea di chi stesse aggiornando un evento, e non ci veniva notificato automaticamente quando qualcuno richiedeva un nuovo evento o ne modificava uno esistente", afferma Palacios. "Una volta adottato il nuovo processo, ero certa che tutto sarebbe andato a posto. Non dovevo più rivolgermi alle persone, mi bastava guardare Smartsheet per sapere tutto. Il nostro team dei servizi Marketing ci ha detto che gli manca parlare con noi, perché ora non devono farlo tanto spesso avendo a disposizione tutte le informazioni su Smartsheet".

Grazie alla maggiore efficienza conseguita usando Smartsheet, Palacios ha ora nuove responsabilità e supporta da sola aree multiple del Marketing. "Se io copro più ruoli, non dobbiamo assumere altre persone per coprirle, con conseguenti costi", afferma. "Tutto questo è possibile grazie alla produttività e all'efficienza che ho raggiunto".

In conseguenza dell'efficienza e del tracciamento in tempo reale di progetti ed eventi, il gruppo Marketing svolge meno meeting sulla pianificazione e lo stato. "Tenevamo 6-8 meeting per ogni evento, adesso al massimo 2", afferma Palacios. "Con una società in particolare, non ci incontriamo più per discutere dei punti che affrontavamo in passato, così ora abbiamo la possibilità di scoprire quanto possiamo continuare a migliorare l'esperienza del cliente".

Aumento degli eventi condotti da HP da 6 a 26 a trimestre

Grazie ai processi automatizzati e alla maggiore efficienza, Palacios e il suo team sono più produttivi. Di conseguenza, il team ha aumentato il numero di nuovi eventi a trimestre, passando da 6 a 26.

"Da quando abbiamo adottato Smartsheet, abbiamo più che raddoppiato gli eventi, portando a termine, in due trimestri, un anno di eventi. Inoltre, il team Marketing ha ridotto le tempistiche di risposte per la produzione di un evento, passando dalla media di 84 giorni a 54. "In pratica abbiamo accorciato il processo di pianificazione dell'evento di un mese", fa notare Palacios.  Anche questo influisce molto sui ricavi". Ad esempio, il gruppo Marketing investe generalmente 15.000 dollari in creazione di eventi e supporto alle vendite, con un ROI medio di 300.000 dollari a evento, con alcune vincite influenzate dal Marketing anche di 2 milioni di dollari. "Quest'anno, finora, nel primo semestre le entrate sono state pari all'intero anno fiscale scorso", afferma Palacios.

Il gruppo North America Commercial Marketing di HP sta continuando a implementare Smartsheet in altri team, ad esempio il team di marketing globale e il team degli eventi dell'area Europa e Australia, per automatizzare altri processi. "Smartsheet ci offre organizzazione e comunicazione migliori, oltre a promuovere una collaborazione sconosciuta in passato", dichiara Palacios. "Siamo così felici di espandere l'uso di questo strumento ad ancora altre persone in HP".

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.