Welocalize centralizza e organizza i dati, rendendo la collaborazione asincrona un gioco da ragazzi

Oggi più che mai ci si aspetta che le aziende comprendano le sfumature culturali, linguistiche e contestuali di un pubblico di destinazione e si assicurino che i contenuti rispecchino gli usi locali e le aspettative. È qui che entra in gioco la localizzazione, campo in cui Welocalize è un leader di lunga data. Welocalize sfrutta tecnologie di intelligenza artificiale all’avanguardia come motori di traduzione automatica, modelli linguistici di grandi dimensioni ed elaborazione del linguaggio naturale per automatizzare le traduzioni per i suoi clienti globali, su larga scala. Questa tecnologia, combinata con flussi di lavoro configurabili e una vasta rete di oltre 250.000 esperti linguistici in più di 250 lingue, consente a Welocalize di trasformare i contenuti globali dei propri clienti per promuovere un maggiore coinvolgimento dei clienti. “Localizzando contenuti globali in modo rapido ed efficiente per i nostri clienti, in qualsiasi lingua desiderino, li aiutiamo ad aumentare il coinvolgimento dei clienti, il che in ultima analisi porta a risultati commerciali più forti”, afferma Laura Speltz, Client Services Director presso Welocalize.

Una rete complessa di team e progetti globali

Con un team dislocato in tutto il mondo, Welocalize necessita di soluzioni complete per la collaborazione e la gestione dei progetti. “Dobbiamo gestire ogni giorno un elevato volume di attività, timeline e progetti”, spiega Speltz. “Siamo costantemente alla ricerca di modi per automatizzare le attività in modo da poter dare ai nostri team la possibilità di lavorare in modo più rapido ed efficiente ed eliminare gli errori umani. Questo ci consente di crescere più velocemente.”

Nel 2022, Welocalize è diventata il principale fornitore di servizi linguistici e di localizzazione (LSP) per Smartsheet. 

“I nostri project manager vogliono comprendere a fondo i clienti con cui lavoriamo, compresi i loro prodotti e servizi. A sostegno di questa filosofia aziendale, abbiamo deciso di provare noi stessi il prodotto”, afferma Speltz.

Centralizzazione, automazione e organizzazione delle informazioni

I project manager dell’azienda hanno iniziato a usare Smartsheet per tracciare tutto, dalla programmazione dei progetti al coinvolgimento dei clienti. Una WorkApp condivisa riunisce fogli, report, attività assegnate, dati finanziari e parametri delle prestazioni per un account specifico. Dynamic View, i widget personalizzati e le dashboard aiutano a organizzare le informazioni chiave. “Invece di scambiarsi continuamente e-mail, i membri del nostro team possono visualizzare in anteprima gli aggiornamenti in tempo reale per ogni progetto”, spiega Alejandro De Luca, Senior Project Manager presso Welocalize.

Welocalize automatizza il maggior numero possibile di passaggi per risparmiare tempo. Invece di configurare i progetti manualmente, Welocalize li imposta automaticamente in Smartsheet per renderli visibili a tutti. Se qualcuno ha una domanda, utilizza il pannello Conversazioni di Smartsheet per avere un riscontro. “La configurazione di un progetto è una delle attività che richiedono più tempo. Quindi, automatizzando questo processo, facciamo spazio a lavori più importanti”, spiega Amanda Rivera, Senior Project Manager presso Welocalize. “In passato, dovevamo preparare file e scambiarci continuamente e-mail. Ci voleva circa un giorno per far partire un progetto. Ora ci vogliono un paio d’ore. Grazie a Smartsheet, abbiamo eliminato molte e-mail.”

Maggiore visibilità, collaborazione semplificata

Ora che le informazioni sono centralizzate e ben organizzate, i project manager di Welocalize hanno una migliore visibilità su tutte le fasi di un progetto. 

“Spesso è difficile visualizzare le timeline dei progetti complessi. Smartsheet offre viste straordinarie che ci aiutano a vedere le dipendenze e le milestone”, continua Speltz. “Riusciamo a supervisionare più facilmente tutti i passaggi e le parti responsabili. Ciò consente a ciascun project manager di risparmiare un’ora al giorno.”

Questa maggiore visibilità semplifica anche la collaborazione. Essendo un team dislocato in tutto il mondo, i dipendenti di Welocalize lavorano spesso in momenti diversi. 

“Una volta che io ho staccato, qualcun altro, in un altro fuso orario, può riprendere da dove mi ero fermata”, spiega Rivera. “Non c’è bisogno di andare a cercare le informazioni chissà dove o chiedere in giro: tutto è registrato in un unico posto.” 

I membri del team spesso visualizzano la cronologia delle versioni per rimettersi al passo. Alle attività viene assegnato un proprietario, un livello di urgenza, lo stato di avanzamento e la data di creazione, in modo che sia più facile smistarle. “Al contrario di un semplice foglio di calcolo con una visualizzazione classica, in Smartsheet possiamo fare tantissimo: conversare, organizzare e aggiornare le attività e fare chiarezza”, aggiunge Rivera.

Trovare nuovi modi per semplificare le cose

Welocalize sta attualmente esplorando nuovi flussi di lavoro che possono essere migrati in Smartsheet. “Potremmo rendere il nostro lavoro più efficiente e visibile se spostassimo tutti questi piccoli fogli in uno strumento di tracciamento principale con visualizzazioni, timeline e progetti diversi”, afferma De Luca.

Speltz si aspetta che un maggior numero di dipendenti di Welocalize adotti Smartsheet. “Ricevo spesso richieste di licenze dai membri del team”, condivide. “Sono sicura che cresceremo non solo nel numero di utenti, ma anche nel numero di funzioni utilizzate. La domanda sarà sempre la stessa: in quale altro modo posso semplificare la vita a me e al resto del mio team?”