Swinburne Edge ha trasformato le sue operazioni con Smartsheet, semplificando i flussi di lavoro e migliorando la collaborazione

Swinburne Edge, parte della Swinburne University of Technology in Australia, offre corsi di sviluppo professionale, formazione della forza lavoro e soluzioni di apprendimento personalizzate per le aziende. Anoush Hovivyan, Operations Manager presso Swinburne Edge, è responsabile della customer experience. “La formazione continua è un tema che ci appassiona. Vogliamo che i nostri studenti sviluppino continuamente le loro competenze e crescano nei loro ruoli professionali”, afferma. A tal fine, Swinburne Edge è determinata a migliorare continuamente i suoi processi e a promuovere una cultura dell’innovazione. 

“Essere aggiornati sulle ultime tendenze e tecnologie è essenziale, poiché le operazioni hanno un impatto diretto sia sui nostri studenti che sui clienti”, afferma Hovivyan.

Team con potenziale di collaborazione inutilizzato usano l’automazione per semplificare i processi manuali

Fedele a questo spirito, Swinburne Edge mirava a unire i suoi team divisi in silos. “Nel 2019, ogni project manager gestiva i propri clienti in modo indipendente. Quando qualcuno era assente, era difficile per gli altri intervenire perché tutti utilizzavano approcci diversi”, osserva Hovivyan. 

Il fornitore di formazione aveva anche bisogno di semplificare i suoi processi manuali. “I coordinatori del programma si affidavano a semplici fogli di calcolo per monitorare le attività in ufficio”, aggiunge. Man mano che sempre più dipendenti iniziavano a lavorare da remoto, mantenere tutti aggiornati via e-mail diventava sempre più difficile.

Hovivyan aveva già utilizzato Smartsheet in un ruolo precedente, quindi ha suggerito di introdurlo per automatizzare i processi, promuovere la scalabilità e migliorare i flussi di lavoro. Oltre a concentrarsi sui risultati, mira a garantire il pieno coinvolgimento del team. 

In qualità di leader, Hovivyan comprendeva l’importanza di coinvolgere l’intero team nel processo di implementazione per affrontare i problemi e motivare l’adozione. Alcuni dipendenti inizialmente esitavano a utilizzare una soluzione sconosciuta: ad esempio, non erano sicuri che le notifiche automatizzate sarebbero state consegnate in modo affidabile, e avevano difficoltà ad affidarsi a processi che non potevano vedere.

Esecuzione di prova

Per facilitare l’adozione del team del nuovo sistema, Swinburne Edge ha introdotto gradualmente Smartsheet, partendo con un progetto per gestire il calendario annuale della forza lavoro temporanea. In passato, il team monitorava lo stato di circa 4000 workshop annuali con fogli di calcolo che coprivano tutto, dalla fatturazione alle programmazioni. Riconciliare i dati alla fine dell’anno era impegnativo.

Con Smartsheet, Hovivyan ha automatizzato l’intero processo. Dopo quattro mesi di lavoro sul progetto, il team ha visto il valore dei promemoria automatici e delle dashboard. Questo cambiamento ha dimostrato i guadagni in efficienza resi possibili da Smartsheet, e il personale di Edge ha iniziato a creare i propri fogli ed esplorare il potenziale di Smartsheet. “I membri del team inizialmente esitanti sono ora diventati sostenitori entusiasti, e chiedono spesso come sfruttare ulteriormente la piattaforma nei loro ruoli.”

Creazione di soluzioni personalizzate

Dopo il successo della prova, Swinburne Edge ha implementato Smartsheet in tutte le operazioni automatizzando una serie di processi. Assistito dal suo partner Atturra, il team ha sviluppato dashboard in cui i clienti possono visualizzare i progressi nell’apprendimento dei propri dipendenti in tempo reale. Inoltre, gli studenti possono richiedere informazioni tramite moduli di Smartsheet e ricevere risposte più rapide.

Smartsheet ha anche reso le informazioni più accessibili. “La visibilità in tempo reale è stato il risultato più sorprendente”, afferma Hovivyan. “Le dashboard e i report ci hanno fornito aggiornamenti sullo stato e sui carichi di lavoro dei progetti. Questa trasparenza è stata fondamentale sia per il nostro team che per i nostri clienti e ha reso tutti più responsabili e informati.”

Un team più collaborativo e reattivo

Con tutti gli elementi centralizzati, Swinburne Edge ha raggiunto il suo obiettivo iniziale: migliorare la collaborazione in tutto il team di progetto. “Grazie a Smartsheet abbiamo migliorato la collaborazione. Tutti condividono le risorse e lavorano come un’unità coesa. Rendendo tutto più trasparente, Smartsheet ci ha aiutato a unificare il team”, aggiunge Hovivyan.

Questa visibilità ha anche migliorato la comunicazione, non solo all’interno del team, ma anche con clienti e studenti. “Quando gli studenti richiedono estensioni per i compiti, l’automazione di Smartsheet ci consente di rispondere entro 24 ore, riducendo lo stress e allentando le pressioni sulle scadenze”, spiega Hovivyan.

Risparmiare tempo grazie all’innovazione

Con una maggiore trasparenza, il personale e i clienti di Swinburne Edge risparmiano anche ore preziose. 

“Grazie alle dashboard in tempo reale, i clienti accedono a informazioni aggiornate in modo indipendente, riducendo la necessità di riunioni frequenti. Inoltre, le e-mail automatizzate sostituiscono la comunicazione manuale, semplificando il nostro flusso di lavoro; l’automazione ha eliminato numerose attività manuali, permettendoci di risparmiare circa il 40% del nostro tempo in un’unica area. Le attività che un tempo richiedevano due coordinatori ora ne richiedono solo 1,2, consentendo al personale di concentrarsi su iniziative strategiche e crescita professionale”, afferma Hovivyan.

Per Hovivyan, il percorso di adozione di Smartsheet è stato l’esempio perfetto dell’impegno di Swinburne Edge per l’innovazione. “Smartsheet è stato trasformativo. L’adozione della tecnologia più recente ci ha permesso di offrire vantaggi significativi sia ai nostri studenti che all’organizzazione“, osserva. “È stato un privilegio vedere quanto abbiamo ottenuto usando Smartsheet.”

Miglioramento continuo

Hovivyan ritiene che sia Smartsheet che Atturra siano stati determinanti per il successo della transizione. “Entrambe ci hanno assistito in un modo eccezionale, aiutandoci a implementare Smartsheet in modo più approfondito all’interno di Swinburne Edge. Sono state reattive, disponibili e ci hanno fornito una formazione su misura per soddisfare le nostre esigenze”, osserva Hovivyan.

Guidata dai propri partner, Swinburne Edge sta portando Smartsheet a un livello superiore. Il fornitore di servizi di formazione ha recentemente iniziato a utilizzare Dynamic View e Data Shuttle per fornire informazioni tempestive e contestuali, consentendo al personale docente e non docente di vedere le informazioni rilevanti per sé. “Dynamic View ha il potenziale per migliorare la trasparenza e l’organizzazione in modo significativo, consentendo alla nostra forza lavoro temporanea di monitorare i propri incarichi in tempo reale”, afferma Hovivyan. “Edge sta anche esplorando l’uso di WorkApps e strumenti di intelligenza artificiale (AI). Il nostro lavoro con Swinburne dimostra ulteriormente il valore creato da Smartsheet in tutta l’organizzazione. Atturra e Smartsheet hanno permesso ad Anoush e al suo team di consegnare rapidamente lavori di alto valore.

Crescita costante

Man mano che Swinburne Edge continua a crescere, si affida alla flessibilità e alla scalabilità offerte da Smartsheet. “Man mano che ci espandiamo, abbiamo bisogno di un sistema che si adatti a noi. L’adattabilità di Smartsheet semplifica l’onboarding e garantisce una gestione dei progetti fluida”, aggiunge Hovivyan.

Come leader che ama dare l’esempio, Hovivyan è entusiasta di vedere che Smartsheet sta prendendo piede in tutta l’università. 

“Stiamo dimostrando i vantaggi di Smartsheet ad altri team, consentendo loro di sviluppare le proprie soluzioni. Man mano che l’adozione aumenta, credo che migliorerà la collaborazione interdipartimentale, il che permetterà di allinearci alla visione di Swinburne di un approccio più unificato.”