ADP collabora con Smartsheet per promuovere l’innovazione

Automatic Data Processing, Inc. (ADP) è un fornitore globale di soluzioni per la gestione del capitale umano basate su cloud che integrano l’amministrazione di risorse umane, buste paga, talenti, tempo, tasse e benefit. 

A supporto del proprio obiettivo strategico di offrire ai clienti interni ed esterni la migliore esperienza possibile, ADP usa Smartsheet per gestire centinaia di progetti e fornire a manager e leader senior una visibilità approfondita sullo stato di ciascuno di essi. "Rivolgiamo la massima attenzione ai clienti e vogliamo assicurarci che i membri del nostro team dispongano degli strumenti giusti per fornire loro le migliori soluzioni", afferma Alex Berman, senior manager, business operations presso ADP. 

"Cerchiamo continuamente di soddisfare le esigenze dei clienti semplificando il lavoro dei nostri dipendenti, che riescono così a ottimizzare tempo e risorse. Smartsheet ci aiuta a raggiungere questo obiettivo." ADP usa Smartsheet anche per favorire la collaborazione. "Siamo un’organizzazione complessa con molte funzioni diverse", afferma Anabela Sarti, vice president, global commercial operations, ADP.  "Raggiungiamo il successo come organizzazione, non come singolo team, quindi la collaborazione è fondamentale."

Prima di adottare Smartsheet nei propri gruppi, i team National Account Services e di vendita e marketing di ADP utilizzavano una combinazione di software per e-mail e fogli di calcolo, nonché vari strumenti di gestione per monitorare i progetti. "Questo modo di operare ha creato un ambiente di collaborazione frammentato all’interno dell’organizzazione", sostiene Berman. Allo stesso modo, il team per le operazioni commerciali di ADP utilizzava diversi strumenti di messaggistica e gestione dei progetti per le comunicazioni riguardanti progetti e milestone chiave. "Ci occupiamo di vari ambiti, tra cui la gestione degli eventi dei clienti, l’implementazione di nuovi strumenti, e il lancio di nuovi prodotti sul mercato. Si tratta di attività diverse che richiedono strumenti diversi, il che rende più complesso il lavoro del nostro team", afferma Sarti. "Era diventato sempre più importante avere una soluzione che fosse flessibile, che rappresentasse un'unica fonte di verità, e che risultasse personalizzabile per soddisfare le esigenze di ogni progetto." 

Monitoraggio di centinaia di progetti con Smartsheet

Dopo aver valutato diverse piattaforme, il team di project management di ADP ha deciso di avvalersi di Smartsheet. "Smartsheet ci ha consentito di realizzare tutto ciò che avevamo in mente con la velocità e la possibilità di personalizzazione necessarie", afferma Sarti. "Non è una soluzione rigida, bensì può essere adattata per soddisfare ogni nostra esigenza."

Ogni giorno, i project manager degli account nazionali di ADP e i team addetti alle operazioni commerciali globali monitorano centinaia di progetti attraverso modelli creati in Smartsheet Control Center. Ciascun progetto presenta informazioni in tempo reale su programmazioni, scadenze e proprietari dei progetti. "All’avvio di ogni progetto, un project manager ottiene l’accesso a un toolkit contenente una serie di fogli, report e dashboard che ci consentono di personalizzare l’esperienza del progetto", spiega Sarti. Il team aziendale addetto agli account nazionali usa Control Center e Microsoft Power Automate per Smartsheet per creare flussi di lavoro automatizzati tra Smartsheet e altre app. "Usiamo Control Center per ogni singolo progetto", dichiara Berman. "Abbiamo più di 200 progetti attivi, ognuno con il proprio toolkit. Power Automate ci consente di personalizzare automaticamente l’esperienza con Smartsheet, a seconda del team di cui ogni dipendente fa parte." ADP usa l’automazione dei flussi di lavoro in Smartsheet per attivare automaticamente avvisi che ricordano ai project manager le milestone e mostrano lo stato aggiornato di ogni progetto.

Inoltre, ADP si avvale di Smartsheet per fornire dashboard e report di progetto a clienti e dirigenti interni. Per esempio, il team addetto agli account nazionali è in grado di creare dashboard accessibili tramite un link rapido che viene inviato automaticamente ai project manager e ai leader. "Ora, invece di andare alla ricerca delle informazioni in svariati fogli di calcolo e e-mail, i dipendenti possono ottenere in tempo reale tutti i dati di cui hanno bisogno sui progetti, compresi risorse, budget e potenziali ostacoli ed escalation associati a tali progetti", afferma Berman.

Inoltre, Sarti e il suo team usano Smartsheet Control Center per creare e fornire dashboard diverse che estraggono dati di progetto in tempo reale da ciascun toolkit. Sarti riesce quindi a fornire dashboard aggiornate per team di progetto e dirigenti. "Le dashboard aiutano le persone a visualizzare i dati più importanti senza dover accedere a tutti i dati sottostanti e ai dettagli di progetto che potrebbero essere meno rilevanti", spiega Sarti. "Poiché le informazioni si aggiornano automaticamente in Smartsheet, non è più necessario svolgere il lavoro manuale di raccolta delle informazioni da varie fonti di dati e di creazione delle presentazioni relative ai progetti e degli aggiornamenti per i dirigenti."

Supporto alla collaborazione tra dipendenti

Grazie a Smartsheet, ADP ha standardizzato e centralizzato i dati sulla gestione dei progetti di tutti i team addetti agli account nazionali e alle operazioni commerciali globali. Consolidando le informazioni, ADP può supportare meglio la collaborazione all’interno dell’organizzazione. "Smartsheet aiuta il nostro gruppo a favorire l’innovazione perché ci permette di usare una singola piattaforma anziché piattaforme multiple", afferma Berman. "Avevamo bisogno di un modo per assicurarci che i dipendenti fossero sulla stessa lunghezza d’onda e si muovessero nella stessa direzione, preservando al contempo l’unicità del coinvolgimento di ogni cliente. Smartsheet rende tutto questo possibile."

Smartsheet offre inoltre una maggiore flessibilità, che consente a ogni team a supportare meglio i clienti. 

"Trovo sorprendenti i risultati che possiamo raggiungere con Smartsheet", commenta Sarti. "Questo strumento ci ha permesso di sfruttare la nostra creatività e personalizzare l’esperienza dei singoli progetti tramite dashboard, report e fogli. Siamo in grado di soddisfare facilmente le esigenze specifiche dei clienti in tempo reale."

Migliore visibilità sui progetti e accesso ai dati in tempo reale  

ADP può sfruttare una maggiore visibilità sullo stato di centinaia di progetti grazie alle dashboard e ai report a disposizione di project manager e dirigenti. "Con Smartsheet siamo in grado di consolidare ogni iniziativa e progetto e tenere tutto sotto controllo, così non perdiamo di vista alcun dettaglio", afferma Sarti. "Possiamo controllare se un progetto è in ritardo, ad esempio, e confrontarci sui rischi e su come mitigarli con dati concreti alla mano. In questo modo è molto più facile concentrarci su ciò che conta maggiormente." Il reporting in tempo reale consente ai leader di visualizzare i dettagli aggiornati di ogni progetto. "In passato, estraevamo i dati da diversi strumenti e le informazioni potevano diventare rapidamente obsolete una volta pubblicate", afferma Sarti. "Ora, quando i nostri leader aziendali cliccano su un report o una dashboard, hanno la certezza di ottenere i dati più aggiornati."

Più tempo per dedicarsi ad altri progetti 

Dal momento che Smartsheet ha contribuito a ridurre la quantità di lavoro manuale necessario per ottenere i dettagli e i report dei progetti, i team ADP dedicano meno tempo a fornire aggiornamenti sui progetti ai leader. 

"Tutti i nostri project manager riferiscono di dover svolgere meno lavoro manuale e riscontrano una migliore esperienza complessiva grazie alle dashboard e ai report Smartsheet", afferma Berman. "Inoltre, non devono più dedicare 2-3 ore a settimana alla creazione di presentazioni. È possibile sfruttare le ore risparmiate per concentrarsi su sforzi più strategici."

Dovendo dedicare meno tempo alla creazione di report e alla gestione dei progetti, i project manager di ADP sono più produttivi e possono concentrarsi sulle attività che contano davvero. "Senza la necessità di ricorrere ad attività manuali, ogni project manager ha potuto prendere in carico un progetto aggiuntivo", afferma Sarti.  Allo stesso modo, Berman e il suo team riescono a supportare più iniziative. "Grazie a Smartsheet, siamo in grado di supportare più utenti in tutta l’organizzazione", spiega. "Quello che facciamo ha un impatto diretto sull’esperienza del cliente, quindi è di estrema utilità."

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