Autodesk usa Smartsheet per ottimizzare la gestione finanziaria e dei progetti e per promuovere la collaborazione globale

Autodesk sta rivoluzionando il mondo per come è pensato e fatto. La tecnologia dell'azienda abbraccia ambiti come architettura, progettazione, edilizia, design di prodotti, fabbricazione, media e intrattenimento, permettendo a innovatori di tutto il mondo di superare sfide sia piccole che grandi. Da edifici a minor impatto ambientale fino a prodotti più intelligenti per successi commerciali ipnotici, il software Autodesk aiuta i clienti a progettare un mondo migliore per tutti.
Il team delle operazioni legali di Autodesk si affida a Smartsheet per automatizzare la gestione dei progetti e tracciare le previsioni, e usa inoltre Calendar App di Smartsheet per dare visibilità su formazione ed eventi all'ufficio legale.

"Con Smartsheet abbiamo una migliore visibilità su progetto e previsione", spiega Joyce Levy, direttore delle operazioni legali per Autodesk. "Inoltre, i nostri dati risiedono in un'unica posizione, per una maggiore accuratezza dei dati e una migliore collaborazione".

L'obiettivo del team per le operazioni legali è aiutare l'area Legal di Autodesk a massimizzare il suo impatto, rendendo i servizi legali più efficienti e scalabili grazie all'esperienza in miglioramento dei processi e nella tecnologia. "Proviamo a semplificare la vita al nostro team creando nuove tecnologie e passando da processi manuali a processi automatizzati", afferma Levy. "Prima di implementare la tecnologia Smartsheet, i progetti richiedevano un notevole aggiornamento manuale, con conseguenti incoerenze. Inoltre, ci piace molto la funzionalità del pannello di controllo per via degli aggiornamenti in tempo reale dello stato, e ora abbiamo rimpiazzato gli aggiornamenti settimanali dei progetti che in passato venivano inviati tramite e-mail". "In aggiunta, il team legale per le vendite dirette usava SharePoint per aggiornare manualmente gli stati delle offerte e i dati sulla negoziazione. Era un metodo che generava ulteriori imprecisioni, perché i legali, già strapieni, dovevano ricordare per prima cosa di tracciare manualmente i dati", dichiara Tamara Cook, project manager del team per le operazioni legali di Autodesk.

La collaborazione rappresentava un'altra sfida. Autodesk è un'azienda globale, con dipendenti che lavorano in diversi paesi e fusi orari. "Essendo una grande azienda che opera a livello internazionale, ci interessano tutte quelle soluzioni in grado di migliorare la collaborazione da remoto e la connessione", dichiara. "Soprattutto negli ultimi due anni ci siamo impegnati su modalità di lavoro asincrono e più efficace in ambienti virtuali".

Smartsheet per l'ottimizzazione di progetti, gestione finanziaria ed eventi

Per superare tali sfide, il team per le operazioni legali di Autodesk ha iniziato a usare Smartsheet per tracciare meglio i progetti. Inizialmente, i progetti venivano pianificati ed eseguiti ad hoc senza un processo formalizzato, tracciati ad hoc con risorse di progetto individuali e rendicontati manualmente. "Avevamo bisogno di un processo standardizzato per l'acquisizione e l'esecuzione dei progetti, di uno strumento centralizzato per il loro tracciamento, e maggiore coerenza", prosegue Levy. Il team per le operazioni legali è riuscito nel suo intento sviluppando una metodologia di gestione dei progetti in Smartsheet, affidandosi a modelli e a strumenti di tracciamento automatizzato. Il team ha anche creato un pannello di controllo completo di link self-service e che permette alle parti interessate di visualizzare lo stato di ciascun progetto. Questa funzionalità ha rimpiazzato gli aggiornamenti manuali tramite apposite e-mail settimanali. "Ora abbiamo un hub delle operazioni legali completo di tutte le informazioni del progetto, in un unico posto", afferma Cook. "Se un membro del team non c'è e devo coprirlo sul progetto, devo solo andare nel workspace delle operazioni legali in Smartsheet e inizio a lavorarci subito".

Il team per le operazioni legali ha utilizzato Smartsheet anche per creare un nuovo processo per la gestione finanziaria che automatizza e aggiorna i dati di maturazione e di previsione da consulenti legali esterni. "In passato era un processo manuale, con i legali che scrivevano per e-mail agli studi legali per ottenere i dati di previsione", dichiara Levy. "Ora i legali possono rivedere i dati di previsione e apportare modifiche che riconfluiscono subito nel nostro pannello di controllo centralizzato. L'intero processo è automatizzato".

Il team di Levy usa inoltre il Connector Smartsheet per Salesforce per integrare i dati delle vendite provenienti dalla soluzione Salesforce di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) in Smartsheet. Di conseguenza, il team legale può vedere facilmente i dati sull'opportunità di vendita aggiornati, nonché quale partner legale sta lavorando su una specifica offerta. "Ora, invece di ricordare manualmente a legali indaffarati d immettere e aggiornare questi dati, il team legale commerciale sa che questi osservano i nostri dati sull'offerta da Salesforce e aggiungono dati legali specifici che rilevano internamente", ha spiegato Cook. 

Il team per le operazioni legali usa anche le WorkApps di Smartsheet per creare rapidamente app usando dati provenienti da fonti esterne, e sta anche sfruttando l'integrazione di Smartsheet con Microsoft Teams e SharePoint per migliorare la collaborazione generale. Autodesk si affida a Calendar App di Smartsheet per gestire e condividere i calendari eventi dei vari team legali, e usa anche Smartsheet Dynamic View per consentire al team legale commerciale Autodesk dell'area Asia-Pacifico di tracciare e aggiornare offerte e negoziazioni di vendita.

Dati più accurati e processo decisionale migliore

Usando Smartsheet per automatizzare i processi una volta eseguiti manualmente, Autodesk può presentare all'azienda una singola fonte per i dati. "Smartsheet è una soluzione di fogli di calcolo di livello superiore, con tutta una serie di accessori dietro le quinte che il nostro team per le operazioni legali usa per automatizzare i flussi di lavoro e semplificare la richiesta di aggiornamenti e la ricezione di promemoria. Grazie all'automazione integrata in Smartsheet, i dati legali si aggiornano automaticamente e sono quindi più accurati", afferma Cook. 

"Secondo i dati che abbiamo oggi a disposizione, grazie all'automazione da noi sviluppata usando Smartsheet, nel successivo anno strategico miglioreremo nei casi aziendali e nella pianificazione", afferma Levy. "Con Smartsheet posso prendere decisioni basate sui dati migliori, per vedere dove possiamo disinvestire o dove invece dovremmo investire. In passato non avevamo dati che ci consentissero di farlo".

Collaborazione migliore tra team globali

Prima di distribuire Smartsheet, al team delle operazioni legali mancavano informazioni dettagliate sui progetti specifici, aspetto su cui stavano lavorando i membri del team delle attività di supporto. Usando Smartsheet, il team, oltre a migliorare il meccanismo di tracciamento, ha anche migliorato l'assistenza clienti per i colleghi sparsi nel mondo. Ad esempio, un membro del team legale con sede a Singapore può compilare un modulo di richiesta acquisizione in Smartsheet, che viene poi preso da un membro del team globale di supporto alle operazioni legali. "Chiunque nel team può prendere la richiesta, quindi i clienti non devono attendere la risposta", aggiunge Levy. "In Smartsheet tutto questo è semplice, perché le richieste si trovano tutte in un unico posto e possono essere analizzate e indirizzate singolarmente alla persona giusta del supporto".

Il team delle operazioni legali ha inoltre iniziato a diffondere le sue conoscenze su Smartsheet, condividendole con altri reparti all'interno di Autodesk e fornendo settimanalmente suggerimenti tecnologici sulle funzioni di Smartsheet e su come usarle nell'ufficio legale. "Più uso Smartsheet, più mi rendo conto di cosa possiamo ottenere usandolo", afferma Cook. "Quando mi trovo davanti una sfida sull'automazione, Smartsheet mi aiuta a risolvere definitivamente il problema".

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.