Grazie a Smartsheet, Rehlko offre maggiore trasparenza ai clienti con insight sui progetti in tempo reale

Rehlko, leader a livello globale in resilienza energetica, offre soluzioni innovative per la generazione e lo stoccaggio dell’energia, nonché tecnologie rinnovabili. Precedentemente nota come Kohler Energy, nel 2024 Rehlko è stata lanciata come azienda indipendente impegnata nella promozione del progresso e nella fornitura di energia affidabile per applicazioni critiche in tutto il mondo.

La divisione Power Systems dell’azienda, che vende e installa generatori di backup nei centri di elaborazione dati di tutto il mondo, utilizza Smartsheet per gestire questi progetti. “Elaboriamo gli ordini, spediamo i prodotti in tempo e poi aiutiamo a installare e far funzionare i generatori il più rapidamente possibile”, afferma Garrett Miller, Senior Account Manager presso Rehlko. “Si tratta di progetti di grandi dimensioni, con lead time fino a più di un anno, e Smartsheet ci aiuta a garantire che i nostri processi siano fluidi ed efficienti”.

Quando a Miller è stato chiesto di gestire grandi progetti di clienti di centri di elaborazione dati, si è presto reso conto che non era presente alcuna piattaforma per la gestione centralizzata dei progetti. “Tutti i nostri venditori avevano una propria struttura a cartelle e utilizzavano diversi strumenti di fogli di calcolo e e-mail per documentare le milestone dei progetti”, afferma. “È stato difficile comunicare con la leadership riguardo allo stato dei progetti. Tengo regolarmente chiamate con 15 gruppi interni: è stato complicato acquisire e presentare i dati aggiornati in un modo che avesse senso per ogni gruppo specifico. Sapevo che dovevamo trovare un modo più efficace per tenere traccia dei progetti e presentare i dati agli stakeholder interni e ai clienti”.

Utilizzo di Smartsheet per gestire i processi e visualizzare i dati di progetto aggiornati

Miller ha trovato quello che stava cercando dopo aver incontrato il team di sviluppo di nuovi prodotti Rehlko, che utilizzava Smartsheet per gestire i progetti interni. “Abbiamo tantissimi dati in entrata ogni giorno: Smartsheet ci è sembrato un modo semplice ed efficace per acquisire e presentare tali dati”, afferma Miller.

Miller e il suo team hanno adottato rapidamente Smartsheet e hanno iniziato a utilizzarlo per gestire grandi progetti per centri di elaborazione dati, dall’ordine iniziale fino all’installazione finale. Quando arriva un nuovo ordine, il personale di vendita Rehlko compila una scheda dati commerciale, un modulo Smartsheet che contiene dettagli di progetto di alto livello, tra cui prodotti specifici, importo totale dell’ordine, informazioni di contatto del cliente e dettagli di spedizione. Una volta creata la scheda dati commerciale, al progetto viene aggiunto un numero ID e viene generata una nuova cartella. La cartella include fogli per le programmazioni, registri di tracciamento, trasporto, dettagli della spedizione, ordini di modifica, libri mastri e stato dei pagamenti. I fogli all’interno di ogni cartella del progetto includono le attività associate a otto diversi gate o fasi. “Ogni settimana, teniamo chiamate per ciascun gate e utilizziamo i report di Smartsheet per mostrare ogni riga associata a un gate”, afferma Miller. “In Smartsheet abbiamo anche filtri che mostrano le milestone, le date di scadenza chiave e i progetti a rischio”. I flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet notificano le date di scadenza e le attività ai project manager e agli altri stakeholder interni.

Inoltre, i team di Rehlko utilizzano ampiamente le dashboard Smartsheet, offrendo sia ai team interni che ai clienti l’accesso alle dashboard specifiche del progetto. 

“Tutti i nostri clienti hanno a disposizione i link per collegarsi alle dashboard in Smartsheet, in modo da poter vedere in tempo reale le programmazioni dei progetti, i dati finanziari o le informazioni sulle spedizioni”, afferma Miller.

Uno strumento intuitivo che centralizza i dati di progetto

L’adozione di Smartsheet è stata indolore grazie alla piattaforma di sviluppo low-code/no-code della soluzione. 

“Il cambiamento può essere difficile, ma Smartsheet è incredibilmente intuitivo. È facile e accessibile, per questo per le persone è stato facile integrarlo”, afferma Miller. “Quando le persone iniziano a usarlo, vedono quanto sia facile visualizzare le informazioni sui clienti e utilizzare filtri e report per trovare i dati di cui hanno bisogno.” 

Utilizzando Smartsheet, i project manager di Rehlko riescono a monitorare in modo più efficiente le vendite dei generatori dei centri di elaborazione dati e le informazioni sui progetti, dall’inizio alla fine. “In qualità di project manager, Smartsheet mi offre due enormi vantaggi: un posto in cui centralizzare l’archiviazione di tutti i dati del progetto e un modo per mostrare visivamente tali dati in modo chiaro ai clienti e agli stakeholder”, dichiara Miller. “Ha reso il mio lavoro molto più facile”.

Aumentare la fiducia dei clienti attraverso una migliore visibilità 

Grazie a Smartsheet, i membri del team Rehlko hanno una migliore visibilità, che consente di assicurare ai clienti che i progetti vengano completati correttamente e in tempo. “Le dashboard Smartsheet sono lo strumento più efficace che abbiamo, perché consentono ai nostri stakeholder interni di vedere su cosa devono lavorare per il team del centro di elaborazione dati, e mostrano inoltre ai nostri clienti a che punto sono i progetti, in qualsiasi momento”, afferma Miller. “La cosa migliore che possiamo fare per i nostri clienti è diventare loro partner su questi progetti, e il modo migliore per sviluppare una partnership è la fiducia. Le dashboard Smartsheet sono state uno degli strumenti principali che ci hanno permesso di guadagnare fiducia, grazie alla trasparenza che offrono a ciascuno dei nostri clienti dei centri di elaborazione dati”.

Grazie alla migliore visibilità, i clienti Rehlko possono ora vedere quando verranno consegnati i prodotti e le scadenze dei pagamenti. “In passato, alcuni clienti non ricevevano informazioni aggiornate sulle date di consegna, ad esempio”, afferma Miller. “Ora i dati sono sempre disponibili in Smartsheet: non ci sono più sorprese sulle date di spedizione dei prodotti o sulle informazioni di pagamento”.

Risparmio di 1.200 ore ogni anno per gli aggiornamenti del progetto

Smartsheet ha aiutato i project manager di Rehlko agevolando la scalabilità, in modo da far fronte a questo notevole aumento del carico di lavoro. 

“Smartsheet mi sta facendo risparmiare, ogni settimana, 25 ore per l’aggiornamento dei progetti, perché non devo più aggiornare manualmente fogli di calcolo distinti per tutti i vari progetti”, afferma Miller.

Rehlko continua a esplorare ulteriori funzionalità di Smartsheet, come l’intelligenza artificiale (IA) per generare formule automaticamente. “Stiamo cercando di aumentare l’efficienza automatizzando sempre di più i processi con Smartsheet”, dichiara Miller. “Inoltre, altri reparti continuano a chiedermi come utilizzare Smartsheet per le loro aree aziendali specifiche. Quando qualcuno si rivolge a me per un problema di processo, gli dico che con Smartsheet troverà sicuramente un modo per risolverlo”.

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