Shoppa’s Material Handling ottimizza la gestione dei progetti, potenzia la collaborazione e ottiene visibilità grazie alla soluzione per PPM di Smartsheet

Shoppa’s Material Handling, fondata nel 1981, è un fornitore di apparecchiature e soluzioni di movimentazione dei materiali in crescita, con nove sedi distribuite dal Texas al Missouri. Shoppa’s è un concessionario autorizzato di Toyota Material Handling, il marchio leader mondiale di sollevatori a forche. L'azienda offre una serie completa di prodotti, servizi e sistemi integrati, sviluppata per aiutare i clienti a ottimizzare lo stoccaggio e la movimentazione di beni. Le soluzioni Shoppa’s comprendono tutto, da carrelli industriali elettrici a sistemi di magazzino automatizzati avanzati.

Shoppa’s offre sempre di più servizi e soluzioni end-to-end ai clienti. "In aggiunta ai sistemi di movimentazione dei materiali, oggi siamo un system integrator e forniamo inoltre sistemi robotici e altre soluzioni automatizzate", afferma Greg Young, Allied/Storage Solutions Sales Manager per Shoppa’s Material Handling. "Di conseguenza, è più importante che mai che le varie aree dell'azienda comunichino in modo efficace e che migliorino costantemente i processi". Per soddisfare tali requisiti, Shoppa’s usa la soluzione per la gestione di progetti e portafoglio (PPM) di Smartsheet per tracciare e gestire i progetti.

"Smartsheet ci offre un modo semplice per gestire l'intero ciclo di vita di un progetto, dalla sua apertura fino all'ordine, all'installazione e alla chiusura", dice Young.

Prima di adottare Smartsheet, Shoppa’s aveva bisogno di un sistema unificato e standardizzato per tracciare le opportunità dalla prevendita all'esecuzione del progetto. L'organizzazione usava e-mail, fogli di calcolo e altri strumenti manuali che limitavano la gestione del progetto e la sua visibilità per i leader dell'azienda. "Usavamo fogli di calcolo statici per inviare ordini a pacchetti, e le persone dovevano aggiornare i campi manualmente. Tutto questo complicava la visibilità dei progetti e la comunicazione, che si traducevano in informazioni imprecise e perdite di dati", dichiara Scott Hubbell, Senior Project Manager per Shoppa’s Material Handling. "Se avevi bisogno di ulteriori informazioni su un progetto, dovevi chiamare qualcuno e farti girare le informazioni verbalmente, o recarti fisicamente in un altro ufficio per poter parlare con qualcuno.

Collaborazione con Optimum per l'implementazione della PPM di Smartsheet 

Shoppa’s ha adottato la soluzione per PPM di Smartsheet per ottimizzare il processo di tracciamento dei progetti in tutti i reparti. "Smartsheet è una soluzione software molto valida ed estremamente intuitiva", afferma Hubbell. "È orientato all'utente e non richiede la scrittura di codici complessi per far sì che le cose accadano".

Shoppa’s si è rivolta a Optimum, un'azienda di consulenza software e partner Platinum di Smartsheet, per farsi aiutare nell'implementazione di Smartsheet. Optimum ha tenuto una serie di workshop con le parti interessate di Shoppa’s e ha dedicato sei settimane allo sviluppo della soluzione Smartsheet giusta.

"Senza Optimum, oggi non saremmo dove siamo", ha dichiarato Young. "Optimum ci ha dedicato il suo tempo, in modo da farci comprendere a fondo i nostri processi e capire dove risiedevano i colli di bottiglia".

Optimum ha aiutato Shoppa’s nell'adozione di una soluzione di gestione basata su Smartsheet Control Center, che offre ai vari team di Shoppa’s la possibilità di lavorare insieme grazie a un sistema centralizzato. I membri dei team immettono le richieste di nuovi progetti in Smartsheet e ciascun progetto viene gestito e tracciato tramite fogli interconnessi. La soluzione fornisce link rapidi ai dettagli dei progetti a intervalli specifici, con indicatori chiave di prestazione (KPI) visibili su diversi pannelli di controllo del progetto. 

Shoppa’s utilizza inoltre Smartsheet Dynamic View per offrire agli utenti visualizzazioni personalizzate quando aggiornano i loro progetti. "Vogliamo essere certi che per ogni progetto vengano allocate le risorse giuste, e Dynamic View ci aiuta a girare le informazioni alle persone giuste", afferma Hubbell.

In aggiunta, l'azienda utilizza i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet per notificare ai dipendenti quando hanno la responsabilità di un progetto specifico. "In passato bisognava rivolgersi proattivamente a qualcuno o scaricare dei report per far procedere un progetto, mentre ora abbiamo dei punti trigger in ciascuna fase per notificare a qualcuno il completamento delle attività", ha dichiarato Hubbell. 

Tracciamento e gestione dei progetti con soluzioni end-to-end

Grazie alla soluzione per PPM di Smartsheet, Shoppa’s ha ottimizzato il processo di immissione degli ordine e il registro dei progetti attivi, in modo da tracciare l'intero ciclo di vita del progetto. I dipendenti di reparti come vendite, marketing e gestione dei progetti usano Smartsheet per tracciare e gestire i progetti dal momento dell'ordine fino al loro completamento.

"Appena premiamo il pulsante di invio in un nuovo progetto, tutti i dati vengono pubblicati automaticamente nel registro dei progetti attivi, che è il database principale di tutti i progetti", afferma Hubbell. "Grazie a Smartsheet riusciamo a ottenere più facilmente i materiali sul sito e installare in tempo le apparecchiature richieste dai clienti".

Grazie all'automazione dell'intera gestione dei progetti offerta dalla soluzione per PPM di Smartsheet, i dipendenti di Shoppa’s oggi dedicano molto meno tempo, rispetto al passato, a inviare e-mail e chiamare membri di altri team per farsi aggiornare sullo stato di un progetto.

"Il risparmio di tempo è notevole con Smartsheet", dice Hubbell. "Ad esempio, il nostro team di vendite ora sfrutta viste filtrate e personalizzate, in modo da non dover più vedere tutte le informazioni presenti in un foglio di calcolo che possono essere accurate o meno, o trovare la persona giusta che ha le informazioni giuste".

Collaborazione agevole tra i team

Grazie a Smartsheet Dynamic View, Shoppa’s aiuta vari team a comunicare tra loro e collaborare in modo più semplice che in passato. Ora, i dipendenti lavorano insieme in un sistema centralizzato per la gestione dei progetti che offre fogli interconnessi contenenti lo stato più recente del progetto e completi di scadenze chiave e date di consegna.

"La collaborazione è molto migliorata grazie a Smartsheet", dichiara Young. "Se abbiamo un ordine di apparecchiature specialistiche, ad esempio un sistema robotico o un sistema di navette che richiede un insieme di competenze in particolare, i nostri consulenti alle vendite e i venditori collaborano per creare una proposta e un ordine del cliente con le risorse migliori per il progetto. Dynamic View consente di visualizzare rapidamente le informazioni pertinenti a ciascun progetto".

Dettagli visibili in ogni fase del progetto

Grazie all'integrazione dei dati da ciascuna fase del progetto offerta dalla PPM di Smartsheet, i dipendenti di Shoppa’s hanno una migliore visibilità sulle sequenze temporali aggiornate del progetto. Ad esempio, quando vengono immesse nuove richieste di progetti in Smartsheet, Control Center crea automaticamente un collegamento ipertestuale a un pannello di controllo del progetto. "I pannelli di controllo Smartsheet offrono una buona panoramica di un progetto, ad esempio con informazioni su team di progetto, cliente, ambito del progetto e aspetti finanziari", dichiara Hubbell. "Grazie a queste informazioni, disponibili a portata di mano, chiunque può vedere la fase del progetto e vedere subito se stiamo aspettando i materiali o se sono già stati ordinati, per esempio. Questi dati confluiscono nelle date programmate per la consegna e l'installazione presso il cliente. Infine, Control Center e pannelli di controllo ci offrono una maggiore visibilità. Anche il nostro team dirigenziale può utilizzare i pannelli di controllo per analizzare rapidamente i parametri prestazionali per l'intero progetto o portafoglio".

La crescita di Shoppa’s sarà affiancata dall'uso di Smartsheet, in modo da migliorare costantemente i processi. "Puntiamo a raddoppiare i ricavi entro il 2025", ha affermato Young. "Smartsheet è lo strumento giusto per aiutare l'azienda a sostenere una tale crescita ottimizzando i processi".

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