Che cos'è la gestione di un portafoglio di progetti (PPM)?
La PPM è una strategia di gestione che valuta i potenziali progetti e utilizza tale valutazione per priorizzare e implementare i progetti. Insieme, i responsabili di progetto e le parti interessate analizzano i potenziali progetti in base alle conclusioni tratte dai dati, che indirizzano i responsabili del processo decisionale verso i progetti più appropriati e gratificanti. Entrambi i fattori qualitativi e quantitativi confluiscono nella valutazione dei potenziali progetti.
L'obiettivo della PPM è aumentare l'efficienza adottando un processo basato sui dati per scegliere solo i progetti più efficienti e soddisfacenti. La PPM mira a valutare con successo la possibilità di riuscita di un progetto, insieme ai rischi sottostanti. Ciò consente un'organizzazione strategica dei progetti che massimizza l'efficienza di un'azienda.
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Fasi della gestione di un portafoglio di progetti
Pur essendo un processo vivo e continuo, la PPM prevede una serie di fasi da seguire per valutare accuratamente ogni progetto o programma. Le proposte valutate dalla PPM sono dette "componenti", che possono essere qualsiasi: da business case fino a un progetto più ampio.
Il Project Management Institute (PMI) identifica 10 fasi essenziali della gestione del portafoglio di progetti; tali fasi possono essere ulteriormente suddivise in tre categorie, dette "gruppi". Questi gruppi e le loro fasi di coordinamento includono:
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Aligning Processes Group (gruppo di allineamento dei processi, fasi 1-7): questo gruppo di fasi si basa sul lavoro di preparazione prima che un progetto venga approvato o eseguito. Comprende le seguenti fasi:
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Identificazione: elenco di tutte le componenti gestite con la PPM, sia in corso che nuove.
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Categorizzazione: raggruppamento delle componenti del gruppo nei relativi gruppi aziendali appropriati.
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Valutazione: raccolta dei dati per ogni componente per definirne il valore. La valutazione è basata sui dati, ma può essere derivata sia da variabili qualitative che quantitative.
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Selezione: selezione delle componenti più preziose dalla fase precedente e creazione di un elenco.
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Priorità: classificazione di ogni componente in base a categorie strategiche (ad esempio innovazione, rischio rispetto al ritorno, risparmi sui costi, ecc.)
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Bilanciamento del portafoglio: ordinamento delle componenti preziose per creare un piano aziendale coeso e comprensibile.
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Autorizzazione: comunicazione delle decisioni e ottenimento dell'approvazione su tempi, budget e sequenze temporali. Assegnazione di tutte le risorse necessarie per il progetto.
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Monitoring Group (gruppo di monitoraggio fasi 8-9): queste fasi comportano il reporting e la revisione del progetto. Durante queste fasi, i team PPM esaminano i processi e li modificano in base alle necessità.
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Revisione e reporting periodici del portafoglio: raccolta e analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Analisi dei KPI su base periodica e predeterminata per migliorare costantemente i processi. Si tratta di una revisione dell'intero processo di PPM, non delle singoli componenti.
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Modifiche strategiche: analisi e ottimizzazione dei tuoi processi strategici secondo le necessità, in base alla tua analisi.
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Component Processes (processi sulle componenti, fase 10): in questa fase vengono analizzate le prestazioni delle componenti.
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Esecuzione e reporting delle componenti: dopo che le componenti sono state completate, ne vengono esaminate le prestazioni. Il successo relativo di ogni componente fornirà un feedback sulla validità complessiva dei processi di PPM.
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Vantaggi offerti dalla gestione di un portafoglio di progetti
La PPM aiuta a creare un sistema affidabile in cui le aziende possano gestire costantemente i propri processi e programmi. Quando implementata correttamente, la PPM può offrire enormi vantaggi a un'azienda, tra cui:
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Riduzione dei rischi: sarai in grado di mitigare i rischi prima dell'inizio di un progetto, perché la PPM prende in considerazione tutte le componenti.
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Allineamento del budget: la PPM si basa sulla definizione dei costi e sulla determinazione di spese realistiche per tutti i potenziali progetti; ciò significa che la tua azienda sarà ben consapevole dei costi del progetto fin dall'inizio.
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Ottimizzazione della gestione delle risorse: vengono identificate tutte le risorse necessarie per un potenziale progetto, aiutandoti a valutare se la tua azienda può gestire o meno il progetto.
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Promozione di un processo decisionale collaborativo: la PPM stimola la collaborazione tra gli esperti in PPM, i responsabili di progetto e i responsabili di programma. Grazie alle tattiche decisionali basate sui dati della PPM, tutti i membri del team possono collaborare senza basarsi su preferenze od opinioni personali.
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Valorizzazione delle parti interessate in merito al progetto: le parti interessate e i dirigenti ottengono visibilità nella priorizzazione di determinati progetti rispetto ad altri.
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Aumento del tasso di successo del progetto: la PPM consente di classificare e priorizzare i progetti per massimizzare il successo di ogni progetto, insieme all'organizzazione nel suo insieme. Questo sistema affidabile lascia molto poco spazio a rischi, ritardi o fallimenti nel completamento dei progetti.
Come scegliere uno strumento di gestione dei progetti
Uno strumento funzionale ed efficiente per la gestione dei progetti dovrebbe adattarsi alle esigenze della tua azienda e aiutare a semplificare i processi ed eliminare gli sprechi a livello di costi, tempi e risorse. Anche se ci sono diverse componenti da considerare, ecco alcune importanti domande per aiutarti a determinare come una PPM si adatta alla tua organizzazione:
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Come intendi utilizzare lo strumento?
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Quali sono le caratteristiche e le funzioni importanti per te?
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La compatibilità con altri programmi è un requisito chiave?
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La tua organizzazione utilizza una determinata metodologia di PM, ad esempio Scrum o Agile?
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In tal caso, lo strumento funziona in quell'ambiente?
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Il flusso di lavoro è un fattore importante?
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Se i team sono distribuiti in più località, lo strumento fornisce funzionalità di collaborazione adeguate?
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Lo strumento fornisce diversi livelli di accesso e informazioni ai leader rispetto alle risorse del progetto?
Dopo aver valutato queste domande e indagando su adattabilità e costi organizzativi, determina come uno strumento dovrebbe (e potrebbe) soddisfare le tue esigenze, soprattutto nel corso del tempo.