Republic Elite usa Smartsheet per supportare la crescita strategica e automatizzare la gestione dei progetti relativi a progettazione e produzione di armadi

Republic Elite Multifamily Interiors progetta, produce e installa armadi e piani di lavoro e di appoggio per abitazioni multifamiliari dal 1975. L’azienda fornisce e installa armadi, piani di lavoro e di appoggio, guardaroba e bordi vasca, che vengono consegnati ai clienti come soluzioni chiavi in mano negli Stati Uniti. 

Republic Elite usa Smartsheet per ottimizzare e automatizzare in tempo reale i processi amministrativi di backoffice, dando agli stakeholder principali visibilità sullo stato dei progetti di produzione e installazione.

“Smartsheet offre maggiore visibilità, trasparenza e collaborazione per aiutarci a prendere decisioni aziendali basate su analytics universalmente accettati”, afferma Sani Venkatesan, amministratore di sistema Smartsheet e project manager per Republic Elite.

In passato, i dirigenti dell’organizzazione e altri team interni avevano bisogno di una maggiore trasparenza nei progetti dei clienti in più divisioni. Per organizzare e gestire queste informazioni, il personale di Republic Elite si è affidato molto a e-mail, fogli di calcolo e altri canali di comunicazione disgiunti e compartimentalizzati. Ciò portava a dati imprecisi, scarsa comunicazione interna, sforzi raddoppiati e processi incoerenti. “I nostri processi erano molto manuali, e ciò rendeva disconnessi i team, compresi i team di vendita e quello di produzione”, afferma Venkatesan.
 
Superare questa sfida era fondamentale, perché l’azienda doveva supportare meglio i suoi piani strategici di crescita. Attualmente essa è presente in 24 stati e uno dei suoi obiettivi maggiori è quello di essere un’azienda operante a livello nazionale, ma continuando allo stesso tempo a evolversi e innovare. 

Tracciamento di tutti i progetti di produzione, fabbricazione e installazione in Smartsheet 

Nel 2016, il CIO Lupe Lucio è stata incaricata di trovare una soluzione a questo problema.  Diversi dipendenti interni avevano scoperto Smartsheet, utilizzandolo per attività di base. Dopo aver studiato lo strumento, Republic Elite si è resa conto che offriva capacità molto più ampie e che aveva il potenziale di fornire la visibilità, la flessibilità e i processi semplificati di cui l’azienda aveva bisogno.  Smartsheet si è rivelato efficace per centralizzare la posizione dei dati, per elaborare transazioni aziendali standard e per ottenere una visione in tempo reale dello stato e dei problemi del progetto.

Republic Elite ha adottato Smartsheet in tre fasi, sotto la guida di Smartsheet. Nella prima fase, i dipendenti di Republic Elite hanno rapidamente sviluppato le competenze per creare fogli interconnessi, dashboard e flussi di lavoro automatizzati. Dopo questa fase, Venkatesan ha iniziato a gestire le richieste IT quotidiane, le richieste di miglioramenti del sistema e le migliorie basate su iniziative di crescita aziendale. Nella seconda fase di adozione di Smartsheet, Republic Elite ha acquisito la capacità di aggiungere nuove linee di prodotti indipendenti dalle altre. Sono stati aggiunti blueprint di Smartsheet Control Center per tutte le collezioni di prodotti, consentendo prestazioni di prodotto multilivello e la gestione della domanda. Nella terza fase, l’azienda ha sfruttato modelli Smartsheet consolidati per ottimizzare gli indicatori di qualità e controllo. L’azienda ha anche creato dashboard solide e informative tra i reparti per supportare un migliore processo decisionale. “Il flusso interno di informazioni è stato semplificato tra i reparti ed è finalmente disponibile una visione completa del progetto”, afferma Ashley Lillevik, responsabile del coordinamento del progetto. 

Attualmente, Republic Elite gestisce tutti i progetti relativi alla produzione, alla fabbricazione e all’installazione di armadi e piani di lavoro e di appoggio. L’azienda si serve di Smartsheet anche per gestire le offerte, i preventivi e le stime, nonché per lo sviluppo di nuovi prodotti. Smartsheet Dynamic View aiuta i dipendenti a gestire date e milestone chiave fornendo un elenco completo di assegnazioni di singole attività, aggiornamenti delle attività e stato di completamento. Il reparto IT supporta modifiche e aggiornamenti ai modelli principali, secondo necessità.

Utilizzo di Bridge per la gestione di scalabilità e soluzioni

Man mano che l’uso di Smartsheet continuava a crescere con oltre 44.000 configurazioni di piani di lavoro e di appoggio, Republic Elite ha incorporato nuovi strumenti per facilitare la scalabilità e il controllo della propria soluzione Smartsheet. Per gestire meglio l’elevato volume di dati, Republic Elite ha elaborato una soluzione personalizzata per ripulire i dati back-end che guidano i flussi di lavoro DataMesh con Bridge di Smartsheet, il cui sviluppo è stato coadiuvato dal Technical Account Manager di Smartsheet. Potenziando la collaborazione e snellendo i flussi di lavoro, Republic Elite continua a ridurre il tempo necessario per completare un’attività o un’azione e ad aumentare il ROI.

“Continuare a sviluppare il rapporto tra Republic Elite e Smartsheet è fondamentale per il nostro successo”, dichiara Venkatesan.

“Oggi, il 75% dello sviluppo avviene internamente a Republic Elite per le applicazioni Smartsheet e le esigenze aziendali. Per le soluzioni più complesse, collaboriamo con un Technical Account Manager (TAM) di Smartsheet che fornisce indicazioni sulle best practice per tutti gli strumenti e le funzionalità Smartsheet.”

Bridge supporta inoltre il provisioning e la gestione automatici dei progetti con Smartsheet Control Center per spostare automaticamente i nuovi progetti in workspace correlati con un semplice clic su una casella di spunta, risparmiando il tempo richiesto per spostare manualmente i dati da 20 progetti in 15-20 workspace di progetto su base settimanale. 

Inoltre, Bridge aiuta Republic Elite nella scalabilità per supportare volumi di dati aziendali in rapida crescita. “Utilizzando Bridge, possiamo facilmente tracciare il materiale per 44.000 diverse configurazioni per piani di lavoro e di appoggio in pietra. Smartsheet ci aiuta a inserire e a tenere traccia di tutti questi dati, sostenendo la nostra crescita su larga scala”, afferma Venkatesan. “Volevamo risolvere il problema della scalabilità, e con Smartsheet riusciamo a farlo senza deviare dalla nostra traiettoria di crescita.”

Una visione completa dei progetti di installazione

Smartsheet ha ottimizzato il flusso di dati di progetto tra i reparti, offrendo a Republic Elite piena visibilità sullo stato di tutti i progetti di installazione, dall’inizio al completamento. “I nostri team di vendita hanno anche visibilità sulle opportunità e sulle offerte disponibili, in modo che possano seguire rapidamente i clienti.” Adam Sumrow, Chief Business Officer di Republic Elite, aggiunge:

“La visibilità migliorata e l’analisi in tempo reale che abbiamo ottenuto grazie alle dashboard di Smartsheet hanno permesso a Republic Elite di accelerare la crescita delle vendite e aumentare la customer experience.” 

Maggiore collaborazione e migliore efficienza 

I dipendenti Republic Elite di diversi team collaborano in modo più efficace utilizzando Smartsheet. I dipendenti dei reparti vendite, installazione e contratti ora condividono dati di progetto coerenti e aggiornati. “In qualità di Contracts Manager, il reparto è simile a un hub centrale. L’uso di Smartsheet consente alle informazioni di fluire senza problemi all’interno dell’organizzazione, fornendo trigger e attività nel flusso di lavoro che hanno migliorato l’efficienza complessiva dall’avvio del progetto al completamento”, afferma Chalandra Harris, Billings and Contracts Manager, Republic Elite.

Republic Elite continua a sfruttare le nuove funzionalità di Smartsheet per cogliere le opportunità di business. Più di recente, l’azienda ha iniziato a usare DataTable di Smartsheet in congiunzione con Dynamic View per prelevare i dati globali dei prodotti da magazzini di terze parti e collegarli ai fogli per il team di fatturazione dell’azienda. L'azienda continua a trovare modi per spingersi oltre i confini e trovare soluzioni ai propri problemi.

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