Salt Lake City usa Smartsheet per migliorare il coinvolgimento della comunità e il supporto per la comunità senza fissa dimora

Come molte città degli Stati Uniti, Salt Lake City (Utah) sta cercando di far fronte a una crescente popolazione di persone senzatetto. Il team Homeless Engagement and Response della città lavora per fornire rifugio, istruzione e altre risorse alla popolazione senza fissa dimora della città. “Il nostro team cerca di mitigare le preoccupazioni per la popolazione sia con che senza fissa dimora, ospitando fiere delle risorse, supportando una comunità di micro-rifugi e collaborando con i fornitori di servizi per le persone senzatetto in tutta la città”, afferma Stephen Fanale, coordinatore del coinvolgimento della comunità di Salt Lake City.

Quando arrivano report dai membri della comunità su accampamenti o altri problemi con la popolazione senza fissa dimora della città, Fanale e il suo team sono responsabili del monitoraggio e della collaborazione con altri reparti e organizzazioni in tutta la città al fine di risolvere questi problemi. 

“Nell‘ultimo anno abbiamo ricevuto circa 7.000 report, e Smartsheet ci ha aiutato a monitorare ed elaborare facilmente questi report in modo da poter affrontare ogni problema”, afferma Fanale.

Prima di adottare Smartsheet, Salt Lake City faticava a gestire i problemi segnalati e a comunicare efficacemente con la comunità e con i partner interni ed esterni. “Utilizzavamo fogli di calcolo, e-mail e software di mappatura, ma i nostri processi non erano centralizzati ed era molto dispendioso in termini di tempo produrre report”, afferma Fanale. Anche la mancanza di dati in tempo reale era un problema. “Dovevamo aprire il nostro software di mappatura e scegliere alcune località in cui erano stati segnalati problemi, ma ora che creavamo i report le informazioni erano obsolete”, afferma Fanale.

Monitoraggio degli accampamenti di persone senzatetto, raccolta dei rifiuti e segnalazioni dei rifugi in Smartsheet 

Dopo che il dipartimento IT della città ha mostrato a Fanale l‘aiuto che poteva offrire Smartsheet e ha lavorato con Fanale e il suo team in modo che comprendessero le basi dello strumento, Fanale era desideroso di saperne di più. “Ci siamo resi conto rapidamente di come avrebbe potuto automatizzare e standardizzare i nostri processi”, afferma.

Dopo aver adottato Smartsheet, il team Homeless Engagement and Response ha iniziato a usarlo per tenere traccia delle segnalazioni di problemi relativi ad accampamenti di persone senza fissa dimora e per gestire il processo di raccolta dei rifiuti in tutta Salt Lake City. Il team acquisisce i dati dai report della comunità inviati tramite un’app per dispositivi mobili, si coordina con le organizzazioni e monitora il tempo per risolvere tutto in Smartsheet. Il team utilizza flussi di lavoro automatizzati per inviare notifiche all‘organizzazione appropriata. “Per la raccolta dei rifiuti biologici abbiamo stipulato contratti con le organizzazioni, che usano Smartsheet per registrare dove e quando li rimuovono”, afferma Fanale. “Usiamo Smartsheet per monitorare chi è assegnato a un‘attività di pulizia e quanto tempo questa richiede.”

Il team Homeless Engagement and Response si affida a Smartsheet anche per gestire le segnalazioni per la sensibilizzazione alla comunità dei micro-rifugi e sui casi attivi. Quando l’ufficio del sindaco o l’assessorato all’ambiente ricevono una telefonata, le informazioni vengono immesse in Smartsheet e viene inviata una notifica e-mail automatica al destinatario assegnato. Ad esempio, se un membro della comunità utilizza l’app per dispositivi mobili per segnalare un problema vicino a una scuola, viene avvisato automaticamente un intermediario della comunità o un poliziotto in quel quartiere. Allo stesso modo, se qualcuno segnala rifiuti biologici, l’organizzazione responsabile della pulizia riceve la notifica”, afferma Fanale.

Migliore visibilità sui dati in tempo reale    

Con Smartsheet, il team Homeless Engagement and Response di Salt Lake City accede in modo rapido e semplice a dati aggiornati su tutto, dalle segnalazioni ai micro-rifugi fino ai progressi nella raccolta dei rifiuti ordinari e biologici. “Grazie ai moduli, ai report e alle dashboard di Smartsheet ora possiamo prendere decisioni più rapide e migliori con un semplice clic, in modo da poter aiutare le persone che ne hanno bisogno inviando team di sensibilizzazione per i senza fissa dimora nel posto giusto al momento giusto”, afferma Fanale.

Utilizzando Smartsheet, Fanale e il suo team possono anche visualizzare i dati delle mappe per determinare rapidamente dove inviare le persone per aiutare a ripulire le aree in base ai report. “È sicuramente più facile per noi visualizzare i quartieri in tutta la comunità e ripulire le aree in modo più efficace”, afferma Fanale.

Grazie alle dashboard di Smartsheet, riescono a fornire facilmente aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle attività della comunità ai membri del consiglio comunale, ai centri delle risorse locali per i senza fissa dimora e ad altri partner. “La nostra dashboard principale mostra quanti campi per persone senza fissa dimora sono attivi in ciascun quartiere, nonché il tempo medio necessario per raccogliere la spazzatura”, afferma Fanale.

Tempi di risposta più rapidi  

Grazie al migliore accesso a informazioni accurate in Smartsheet, il team Homeless Engagement and Response è in grado di rispondere più rapidamente alle esigenze della comunità. 

“Per rispondere ai report provenienti dalla comunità ci mettiamo la metà del tempo”, afferma Fanale. “Risparmiamo 450 ore all‘anno su questo processo.”  

Inoltre, la soluzione Smartsheet aiuta i partner locali a ripulire i quartieri più rapidamente, perché ricevono immediatamente notifiche automatizzate quando vengono inviati i report. “Le organizzazioni che si occupano di rifiuti ordinari e biologici con cui lavoriamo possono ripulire un‘area entro due giorni dall‘inserimento del report”, dichiara Fanale. “In passato ci voleva un’intera settimana.”

Grazie al risparmio di tempo offerto da Smartsheet, Fanale e il suo team possono concentrarsi maggiormente su nuovi progetti e iniziative. 

“Una collega sta sviluppando un nuovo programma formativo e, grazie a Smartsheet, può dedicarci molto più tempo”, afferma. “Inoltre, stiamo collaborando con la contea per sviluppare una serie di attività per risolvere il problema dei senza fissa dimora che non sono ospitati nei rifugi, e siamo riusciti a essere molto più incisivi nella stesura del piano grazie al tempo extra a nostra disposizione.”

Un servizio più efficace per la comunità

Smartsheet fornisce al team Homeless Engagement and Response un quadro più chiaro di ciò che accade nell‘intera città attraverso dashboard e report. “Veniamo finanziati con i soldi provenienti dalle tasse, quindi i residenti della città desiderano vedere in cosa vengono spesi i loro soldi”, dichiara Fanale. “Con Smartsheet, possiamo mostrare loro i nostri dati, aspetto utile per persone che hanno domande o preoccupazioni.”

Fanale afferma che il suo team riesce a comunicare più da vicino con la comunità di Salt Lake City, il che porta, in ultima analisi, a una migliore sensibilizzazione. “Smartsheet ci ha reso molto più facile comunicare con i nostri partner locali e membri della comunità”, dichiara. “Quando le persone ci contattano, possiamo rispondere più velocemente e fornire loro informazioni migliori. Smartsheet ci aiuta a svolgere il nostro lavoro in modo più efficace”.

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