Colliers promuove l'automazione e fornisce agli agenti immobiliari dati migliori grazie a Smartsheet e all'integrazione HubSpot

Chi investe nel settore immobiliare, i proprietari di immobili, i locatari e gli sviluppatori si affidano a Colliers International per la sua consulenza e assistenza specialistica nel reperire e acquistare immobili in tutto il mondo. Con un team in crescita di agenti e consulenti immobiliari, Colliers offre un'ampia gamma di servizi commerciali per il settore immobiliare, tra cui esperienza nei mercati finanziari, servizi societari e di gestione immobiliare. 

Da diversi anni il reparto marketing di Colliers utilizza il software Smartsheet per qualsiasi attività: dalla gestione dei progetti ai servizi erogati ai clienti, fino alla pianificazione degli eventi. "In Colliers, Smartsheet è il collante che ci permette di attingere da un'unica fonte di informazioni per tutti i dati di marketing e dei clienti", afferma Crissy Nolen, Chief Marketing Officer per Colliers International. "Oltre alle operazioni di marketing, stiamo iniziando a usarlo per ottimizzare i processi in ambito di ricerca, operativo e finanziario".

Per Nolen e il suo team, è fondamentale avere a disposizione dati del mercato immobiliare aggiornati e accurati, il più velocemente possibile. "In tempi come questi, così incerti sul piano economico, gli investitori vogliono fare investimenti intelligenti", prosegue Nolen. "Ecco perché è fondamentale per noi fornire dati chiave su cosa succede nel mercato, in qualsiasi momento". Fornire i dati più aggiornati rappresentava una vera sfida, perché Colliers utilizzava un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) obsoleto. "Usavamo sei diversi fogli di calcolo per gestire tutti i nostri dati, un metodo che risultava inefficiente e dispendioso a livello di tempo", dichiara Nolen. "Ogni foglio di calcolo veniva curato da diversi dipendenti, che dovevano aggiornare manualmente i nostri elenchi di immobili e clienti. Spesso i dati non erano attendibili".

Inoltre, Colliers aveva bisogno di un modo migliore per determinare quando i mandati immobiliari erano in scadenza. "Non disponevamo di sistemi con cui automatizzare i promemoria e inviarli ai nostri agenti. Quindi lo facevamo tramite il nostro sistema CRM, e richiedeva l'importazione e l'esportazione di tantissime informazioni", prosegue Nolen. "Se gli agenti non rinnovano tempestivamente i mandati concordati, possono perdere le commissioni; dal canto nostro, invece, potremmo essere citati in giudizio per aver commercializzato un immobile per il quale non avevamo alcun mandato".

Velocità e tempestività dei dati migliorate

Colliers ha scoperto che Smartsheet poteva far fronte alle sfide poste dall'accuratezza dei dati e dall'automazione. "Ho consultato alcune soluzioni per la gestione delle attività, ma nessuna era dotata delle funzioni di gestione di promemoria e database che servivano a noi", afferma Nolen. Durante una conferenza Colliers, Nolen ha rilevato che il team di sviluppo aziendale stava gestendo i progetti con Smartsheet. "Al rientro l'ho utilizzato, e mi sono resa conto che avrebbe potuto rispondere alle nostre esigenze", prosegue.

Colliers si affida a Smartsheet come directory primaria dei dati, in cui risiedono le informazioni di contatto dei clienti e i dati aggiornati sui mandati, tutto in un unico posto. L'azienda usa Smartsheet per creare diversi pannelli di controllo rivolti al cliente, per proprietari di immobili e potenziali acquirenti, con informazioni quali mappe, mandati della concorrenza e dati di mercato dettagliati. Inoltre, Colliers usa Smartsheet anche per gestire attività di marketing quali campagne e-mail, report per i clienti e pianificazione degli eventi.

Per soddisfare la necessità di promemoria sulla scadenza dei mandati, Colliers usa i flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet per inviare promemoria settimanali agli agenti, con i dettagli sul mandato in scadenza. Il team di marketing dell'organizzazione usa inoltre l'app mobile Smartsheet per accedere in tempo reale ai dati Smartsheet da smartphone e altri dispositivi mobili. 

Per ottimizzare ulteriormente i dati di marketing, Colliers usa una tecnologia di sincronizzazione dei dati per integrare i dati tra il software CRM HubSpot e Smartsheet. La tecnologia sincronizza automaticamente e in tempo reale le informazioni su clienti e account tra le due piattaforme. "I nostri aggiornamenti vengono sincronizzati non appena immessi, per cui non dobbiamo immettere manualmente i dati. Se aggiorniamo qualcosa in HubSpot, le relative modifiche vengono applicate automaticamente in Smartsheet", afferma Nolen. Colliers usa anche l'app Calendario di Smartsheet per gestire le e-mail delle campagne di marketing.

Di recente, Colliers ha adottato Smartsheet Advance, un'offerta Smartsheet con capacità premium. Con Smartsheet Advance, Colliers sfrutta i vantaggi offerti da Data Shuttle per caricare i dati delle e-mail in Smartsheet da HubSpot. L'organizzazione utilizza inoltre Smartsheet DataMesh, un'app che consente di mappare i dati Smartsheet tra fogli e report di grandi dimensioni, per una migliore coerenza. "Con DataMesh, i coordinatori dei servizi per i clienti devono semplicemente selezionare un agente e i dati vengono abbinati automaticamente, con informazioni di contatto aggiornate. È uno strumento che fa venir meno la necessità di dover immettere ogni volta manualmente questi dati", nota Nolen.

Dati più accurati con l'integrazione di HubSpot e Smartsheet 

Grazie all'integrazione di Smartsheet e HubSpot, il team di marketing di Colliers può aggiornare tutti i contatti e gli elenchi e-mail automaticamente e contemporaneamente, senza dover curare singolarmente i dati in ciascuna piattaforma. "Grazie ai flussi di lavoro Smartsheet che abbiamo configurato, la sincronizzazione dei dati è diventata molto intuitiva, perché entrambe le piattaforme comunicano reciprocamente in modo naturale", ha dichiarato Nolen. "Abbiamo dovuto solo accedere a entrambe le soluzioni e si sono interconnesse subito. Ora non dobbiamo più aggiornare i dati dei contatti o dei mandati in entrambe le posizioni". L'integrazione ha permesso a Colliers di migliorare l'accuratezza dei dati forniti ai clienti dall'azienda.

"In passato, quando dovevamo importare i nuovi dati o aggiornare le informazioni, perdevo diverse ore a controllare i dati sia in Smartsheet che in HubSpot", ha detto Nolen. "Ora gli aggiornamenti avvengono immediatamente e posso essere sicura che i dati siano aggiornati e privi di errori". 

L'integrazione di HubSpot e Smartsheet ha inoltre permesso a Colliers di migliorare i processi di registrazione agli eventi. Per un recente evento per agenti, il team di Nolen ha creato una landing page in HubSpot in cui i partecipanti potevano compilare un modulo di registrazione. Questi dati venivano aggiornati automaticamente in Smartsheet, in modo da disporre di informazioni accurate sulla pianificazione in entrambe le soluzioni.

Grazie ai dati più accurati, Colliers riesce a fornire con maggiore frequenza report sul mercato a investitori e agenti. "In passato, elaboravamo i report solo una volta al mese perché dovevamo estrarre manualmente tutti i dati da sei fonti diverse, e quindi a quel punto i dati erano già obsoleti", afferma Nolen.

"Ora, grazie all'integrazione di HubSpot e Smartsheet, per creare un report bastano pochi minuti, non 30, e possiamo pubblicarlo immediatamente nei pannelli di controllo Smartsheet".

Promemoria automatizzati per agenti immobiliari 

Colliers usa Smartsheet per inviare notifiche automatizzate agli agenti per ricordare loro anticipatamente i mandati immobiliari in scadenza.

"Poter ricordare automaticamente alle persone i mandati in scadenza ci rende agenti migliori, perché aiutiamo i clienti a non perdere le commissioni", dice Nolen. "Ciò significa clienti felici e fidelizzati. Per noi, la creazione di pannelli di controllo in Smartsheet rappresenta una best practice, e vogliamo applicarla a tutti i nostri clienti".

Colliers usa i pannelli di controllo del marketing Smartsheet anche per tracciare social, visite al sito Web e visualizzazioni dei video, elementi che aiutano l'azienda ad agire in modo proattivo nelle campagne di marketing. "Usando Smartsheet possiamo guardare i dati e vedere facilmente se una determinata campagna di marketing è stata migliore di un'altra", prosegue Nolen. "Con quelle informazioni possiamo adattare opportunamente la nostra strategia di marketing". Ad esempio, quando Colliers, durante la pandemia del 2021, ha acquisito online gli eventi sulle tendenze annuali, l'azienda ha potuto riscontrare un picco notevole nelle impressioni sui social. "Su quella base, abbiamo eseguito una registrazione dal vivo dell'evento effettivo e ottimizzato la strategia della campagna per una versione pubblica online", ha dichiarato Nolen.

Risparmio sui costi grazie alla maggiore efficienza

Smartsheet aiuta Colliers a lavorare in modo più efficiente, permettendo all'azienda di risparmiare sui costi legati a eventuali assunzioni di risorse aggiuntive. "Uno dei punti di forza di Smartsheet Advance era la riduzione dei costi", fa notare Nolen. "Non dovendo assumere un altro agente man mano che cresciamo, prevediamo di risparmiare 90.000 dollari su base annua". Colliers pianifica inoltre di ampliare l'uso di Smartsheet Control Center per le sue capacità avanzate di gestione dei progetti. "Grazie a Smartsheet riusciamo a completare i progetti più velocemente che in passato, e con dati più accurati", afferma Nolen. "Con Smartsheet sembriamo tutti dei divi".

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