Come si è evoluta McGraw Hill per insegnare agli studenti dove si trovano

Gli studenti universitari di oggi sono cresciuti con Internet e si aspettano che la loro esperienza educativa sia digitale, con materiale didattico, compiti e tutorial di facile accesso su qualsiasi dispositivo. L'editore McGraw Hill, leader nella scienza dell'apprendimento, sta soddisfacendo queste aspettative con Connect™, una piattaforma di gestione dei compiti e dell'apprendimento online che consente agli studenti di apprendere in modo più efficiente ed efficace.

“McGraw Hill è un’azienda con una storia di 130 anni; il modello di business dell'editoria si concentrava tradizionalmente su risorse di stampa come i libri di testo", afferma Megan Gates, consulente di gestione degli eventi presso McGraw Hill. “Tuttavia, il modo in cui apprendiamo è cambiato; Il modo in cui insegniamo è cambiato —specialmente nell’istruzione di livello superiore. Oggi gli studenti dispongono di più strumenti e tecnologie digitali, quindi dobbiamo fornire loro soluzioni e servizi coerenti con il modo in cui apprendono”.

Connect™ offre compiti e valutazioni basati sul web, strumenti di valutazione automatizzata, ebook e tecnologia di apprendimento adattivo che crea esperienze di apprendimento personalizzate per gli studenti. Per promuovere la piattaforma e aiutare gli istruttori che non sono nativi digitali a padroneggiare la tecnologia, Gates e il suo team organizzano eventi di simposi. Questi eventi riuniscono utenti Connect™ nuovi ed esperti per workshop pratici, gruppi di focus e sessioni di feedback sui prodotti. Per fare questo in modo efficace, Gates aveva bisogno di uno strumento che avrebbe aiutato il suo team di eventi a quattro persone a organizzare 120 eventi all'anno negli Stati Uniti. Smartsheet li aiuta a gestire tutti i dettagli, dagli inviti, alle prenotazioni di viaggio, al monitoraggio del feedback e della conversione dei partecipanti, anche mentre sono in viaggio.

“Come azienda di scienze dell'apprendimento, dobbiamo utilizzare soluzioni che ci consentano di essere tecnologicamente avanzati", afferma Gates. “Dobbiamo automatizzare i processi per essere più veloci e rimanere competitivi sul mercato”.

"Straordinariamente semplice e facile"

I simposi su invito di McGraw Hill consentono agli educatori di discutere le sfide che stanno affrontando e condividere idee per migliorare l'apprendimento degli studenti. I partecipanti possono anche esplorare nuove tecniche e tecnologie didattiche, incluso l'apprendimento adattivo e basato sul gioco. Molti degli eventi sono adattati alle discipline accademiche come la matematica, la comunicazione o la biologia, fornendo risorse e strumenti specifici per materia che gli educatori possono immediatamente integrare nelle loro classi.

Smartsheet semplifica il processo di organizzazione dei simposi, rendendo più semplice per Gates e il suo team la gestione di dozzine di eventi in corso in qualsiasi momento. Quando i partecipanti si iscrivono a un simposio attraverso una piattaforma di gestione degli eventi di terze parti, le loro informazioni di registrazione vengono importate in un foglio degli eventi, fornendo avvisi automatici in tempo reale quando gli eventi si riempiono e quando i partecipanti restituiscono progetti o questionari pre-workshop. Il partner di viaggio del team, American Express, fornisce opzioni di volo o di treno in un foglio condiviso per ciascun simposio, consentendo a Gates e al suo team di scegliere e approvare le prenotazioni di viaggio senza essere subissati di e-mail. I pannelli di controllo mostrano le prestazioni rispetto al budget complessivo e il monitoraggio delle spese per ciascun evento.

Durante un simposio, Gates e il suo team possono accedere al foglio degli eventi di Smartsheet su un dispositivo mobile invece di trasportare pesanti raccoglitori stampati per tenere traccia degli orari e della logistica, come in passato. In un recente evento, Gates stava organizzando i partecipanti per recarsi in un ristorante e notò che mancava un partecipante; è stata in grado di chiamare il suo cellulare direttamente dalle sue informazioni di contatto sulla sua app Smartsheet mobile per confermare che non avrebbe partecipato alla cena, evitando di ritardare il resto della festa o di lasciare accidentalmente qualcuno alle spalle.

“Quando hai la responsabilità di 200 persone, devi essere in grado di accedere alle informazioni di contatto a colpo d'occhio”, afferma Gates. “Quello che adoro di Smartsheet è che posso aprire l'app e cercare il nome, indipendentemente da quanti fogli ho - anche se ho cento fogli per cento eventi diversi, riesco a trovarlo. È straordinariamente semplice e facile”.

Prendere decisioni migliori

Quando Gates e il suo team stavano esaminando le soluzioni tecnologiche per la gestione dei simposi, sapevano di aver bisogno della funzionalità di uno strumento di gestione del progetto ma della facilità d'uso di un foglio elettronico. I dati di misurazione erano cruciali; oltre al monitoraggio dei dollari di budget, il team deve valutare i programmi su misure quantificabili quali progressi verso le scadenze, il numero di lead acquisiti dai clienti, il tasso di conversione e altro.

“L'unico modo in cui possiamo prendere decisioni informate è con i dati” dichiara Gates. “I dati ci raccontano una storia in tanti modi diversi. Ci informano sui nostri budget, ci indicano quanti eventi siamo in grado di ospitare, quanti educatori abbiamo coinvolto, dove si trovano nel percorso del cliente e, infine, il ritorno sugli investimenti. Pertanto, essere in grado di estrarre i dati da molti fogli diversi e inserirli in un semplice grafico o pannello di controllo che può essere utilizzato da vendite, team di prodotto, finanza e dirigenti è enorme. Smartsheet ci consente di prendere decisioni più informate, non solo sulle operazioni interne, ma anche sullo sviluppo dei nostri prodotti”.

Con Smartsheet, il team degli eventi può utilizzare la classificazione rosso-giallo-verde per contrassegnare le aree problematiche a colpo d'occhio. Le categorie di spesa possono essere suddivise e rappresentate visivamente tramite pannelli di controllo che mostrano ai dirigenti una visione istantanea delle prestazioni attuali e del ritorno sull'investimento, senza richiedere ulteriori passaggi per ridurre i numeri. Dato che le informazioni sono archiviate in una posizione centrale, gli utenti possono ottenere report aggiornati che mostrano lo stato corrente, in modo che possano prendere decisioni informate sulla gestione della spesa per il resto dell'anno e sulla pianificazione degli eventi del prossimo anno.

“Essere in grado di vedere i dati aggiornati ogni singolo giorno mi dà una visione migliore di dove siamo nel popolamento di tutti i nostri eventi, il che è molto importante", afferma Gates. “Altrimenti stiamo solo buttando via i soldi. Mi rende un leader migliore, perché sono in grado di vedere i profitti ogni singolo giorno e di informare immediatamente il processo”.

Smartsheet aiuta Gates e il suo team a mantenere il loro lavoro nei tempi, nel budget e con la massima trasparenza per i responsabili delle decisioni in tutta l'azienda. Inoltre rende le loro vite più facili mentre viaggiano in tutto il Paese.

“Questo è un team che viaggia molto; Devono sentirsi preparati a partecipare a un evento”, afferma Gates.“E Smartsheet ci ha sicuramente aiutato a rimanere organizzati. Mi ha anche aiutato a gestire le scadenze, a monitorare le tempistiche e il budget. Mi aiuta a tenere tutti in pista e quando tutti sono in pista, abbiamo successo”.

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