Vantaggi del software di gestione dei progetti
Il software di gestione dei progetti migliora la pianificazione, la collaborazione, la visibilità e la produttività ed è un aspetto essenziale di una moderna forza lavoro, spesso distribuita.
I cinque principali vantaggi del software di gestione dei progetti includono:
- Pianificazione migliorata: la maggior parte dei software per la gestione dei progetti permette di creare la cronologia del progetto, pianificare i budget, assegnare le attività ai membri del team e apportare aggiornamenti in tempo reale, su una piattaforma a cui tutti possono accedere contemporaneamente. La pianificazione del progetto è molto più semplice quando tutte le informazioni sono organizzate in un unico posto centralizzato anziché in un piano di progetto statico, di cui bisogna poi gestire il controllo delle versioni.
- Maggiore visibilità e responsabilità: il software di gestione dei progetti fornisce un'unica fonte per conoscere l'avanzamento del progetto in tempo reale, le responsabilità dei membri del team e lo stato delle singole attività. Questo livello di visibilità assicura che i membri del team rimangano responsabili dei compiti assegnati e che il lavoro venga svolto nei tempi definiti e con il budget stanziato.
- Maggiore produttività: puoi usare il software di gestione dei progetti per creare flussi di lavoro che semplificano i processi e automatizzano i lavori ripetitivi. Ad esempio, puoi impostare avvisi automatici per notificare ai membri del team quando le attività sono completate o hanno bisogno di revisione, riducendo il tempo trascorso a inviare e-mail e condurre riunioni.
- Migliore collaborazione: nella forza lavoro distribuita di oggi, il software di gestione dei progetti svolge un ruolo enorme nell'aiutare i team a collaborare ovunque si trovino. Fornisci al team le autorizzazioni per collaborare, come visualizzare lo stato del progetto, lasciare feedback, allegare documenti e chattare con i membri del team, in tempo reale.
- Processo decisionale migliorato: la maggior parte dei software di gestione dei progetti include funzionalità di reporting, che sfruttano i dati in tempo reale per informare sull'avanzamento del progetto, i rischi o i ritardi. Usa queste informazioni per prendere decisioni aziendali informate durante il ciclo di vita del progetto.
Usa un software di gestione dei progetti che migliori le seguenti attività:
- Pianificazione del progetto
- Programmazione delle scadenze
- Assegnazione delle attività
- Tracciamento dei tempi
- Gestione dei budget e dei costi
- Assegnazione delle risorse
- Gestione del portfolio dei progetti
- Reporting e grafici
- Gestione dei processi aziendali (BPM)
- Archiviazione dei documenti
- Gestione dei flussi di lavoro
- Gestione della qualità
Tutti possono trarre vantaggio dall'uso del software di gestione dei progetti, sia i project manager formalmente incaricati sia chiunque desideri rendere il proprio team efficiente e produttivo.
Se non sei sicuro sia il momento giusto per acquistare una nuova soluzione software, prendi in considerazione quanto segue:
- Ti capita di non rispettare le scadenze?
- La qualità del progetto risente spesso di errori di comunicazione?
- I tuoi processi formali sono inefficienti o i membri del team li evitano perché non sono utili o affidabili?
- Il team o l'azienda attraversano un periodo di crescita che potrebbe richiedere strumenti e processi più sofisticati e scalabili?
- Il team o l'azienda consente di lavorare a distanza, con tutte le esigenze di comunicazione e collaborazione asincrona che ne conseguono?
Se hai risposto sì a una o più delle domande precedenti, è tempo di cercare un modo migliore per gestire i tuoi progetti.
10 caratteristiche principali del miglior software di gestione dei progetti
Le migliori soluzioni software per la gestione dei progetti sono basate sul cloud, sono facili da usare e hanno molte funzionalità di collaborazione, come la programmazione, l'archiviazione dei file, gli avvisi e le notifiche e la gestione delle risorse. Ecco 10 caratteristiche importanti che devi cercare in una soluzione software:
- Basata sul cloud: le soluzioni basate sul cloud sono in grado di supportare meglio la moderna forza lavoro distribuita e permettono al team di accedere e aggiornare le informazioni sempre e ovunque, in modo che tutti siano informati in tempo reale.
- Facilità d'uso: lo strumento migliore è quello che il tuo team utilizzerà effettivamente. Registra il tuo team per una prova gratuita, potrai verificare se è facile imparare a usare il nuovo strumento.
- Funzionalità di collaborazione: il tuo strumento deve essere facile da usare per gli stakeholder interni ed esterni e permettere al team di aggiornare i progressi fatti, lasciare commenti e fornire feedback contestuali sul lavoro svolto.
- Pianificazione e programmazione: cerca un software che ti permetta di programmare le attività, assegnarle ai membri del team e adattare le scadenze alle necessità specifiche. Le opzioni migliori permettono anche di visualizzare il calendario adattandosi allo stile di lavoro preferito dal tuo team.
- Archiviazione dei file: devi essere in grado di caricare tutta la documentazione del progetto nel tuo strumento per conservare i dettagli nel contesto dei piani di progetto e garantire che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni giuste.
- Visualizzazioni integrate: sia che tu voglia usare i diagrammi di Gantt, le bacheche Kanban o altri grafici per mostrare l'avanzamento del progetto, cerca uno strumento che abbia funzionalità di visualizzazione integrate. Le soluzioni di livello superiore forniscono anche grafici e diagrammi per visualizzare le metriche delle principali prestazioni.
- Reporting e dashboard: il software più avanzato include funzionalità di reporting che permettono di visualizzare le prestazioni e lo status in tempo reale e consentono alle parti interessate di approfondire i dettagli.
- Automazione: trova uno strumento che consenta di automatizzare le attività ripetitive, come le richieste di aggiornamento, i promemoria e le approvazioni, senza la necessità di formule rigide o liste di autorizzazione.
- Dispositivi mobili: il tuo strumento deve essere utilizzabile anche sui dispositivi mobili, in modo che i membri del team possano accedere al loro lavoro da qualsiasi dispositivo.
- Gestione delle risorse: gestire scrupolosamente le tue risorse è fondamentale per la riuscita del progetto. Verifica che la soluzione di gestione dei progetti permetta di specificare i ruoli e assegnare autorizzazioni e di adattare la capacità delle risorse in tempo reale.
Come scegliere il software di gestione dei progetti adatto alle tue esigenze
Il software per la gestione dei progetti migliore è quello che il team userà. Per avviare il processo di selezione, valuta con calma le tue esigenze, la complessità del progetto, il budget a disposizione, i requisiti di sicurezza, gli strumenti esistenti e le dimensioni del team o dell'azienda.
Pensa agli obiettivi che vuoi realizzare con la soluzione software. Alcuni risultati desiderati potrebbero includere:
- Organizzare e assegnare con facilità le attività del progetto, fissare le scadenze e impostare avvisi e promemoria automatici.
- Creare dashboard e report a partire dai dati esistenti.
- Creare processi e flussi di lavoro personalizzati. (Maggiori informazioni sulle funzionalità principali dei software di gestione dei progetti sono disponibili più avanti.)
Oppure, una combinazione di tutti e tre i risultati. In ogni caso, definisci con chiarezza i problemi che vuoi risolvere, ti aiuterà a ottimizzare la ricerca.
Dopo aver messo a fuoco le tue esigenze e i risultati desiderati, prendi in considerazione i seguenti fattori:
- Tipo di progetti da gestire: alcuni strumenti sono ritagliati su misura per determinati reparti o settori, ad esempio per i team creativi o i team IT.
- Metodologia da usare: se hai scelto un metodo preciso per gestire i progetti, avrai bisogno di un sistema adatto. Alcune soluzioni sono caratterizzate da strumenti integrati, come i diagrammi di Gantt o le Kanban board, che potrebbero supportare la metodologia scelta.
- Numero di persone a cui concedere l'accesso: stabilisci quante persone devono accedere al programma e il livello di autorizzazioni di cui necessitano (ad esempio, diritto di modifica dei dati per i membri del team e diritto di sola visualizzazione per gli stakeholder esterni).
- Documentazione: decidi se e come archiviare la documentazione nello strumento e individua i tipi di file necessari.
- Budget: valuta la disponibilità dell'azienda a investire in un nuovo software di gestione dei progetti in termini di costi e tempistica.
- Resistenza alla nuova tecnologia: prevedi eventuali resistenze che il tuo team potrebbe avere nell'apprendere e usare il nuovo programma. Cerca una soluzione che sia facile e intuitiva per ridurre eventuali rifiuti.
Ora che conosci i tuoi vincoli di base, puoi iniziare a fare acquisti. Poniti le seguenti domande per ogni soluzione che prendi in considerazione:
- Lo strumento è intuitivo e facile da usare?
- Quanti licenze sono supportate dallo strumento o dal piano?
- I collaboratori esterni, che potrebbero non avere la licenza, possono visualizzare o aggiornare le informazioni archiviate nello strumento?
- Quanto è flessibile lo strumento? L'utente finale sarà in grado di creare processi personalizzati se necessario? O avrà bisogno di rivolgersi al team IT?
- Lo strumento può generare report o dashboard da condividere?
- Lo strumento si integra con i sistemi aziendali esistenti?
- La soluzione offre formazione o supporto? Per quanto tempo è disponibile il supporto e, trascorso questo periodo, quali costi aggiuntivi richiederebbe?
Per il tuo acquisto adotta una strategia a lungo termine. Le persone impiegheranno del tempo per abituarsi al nuovo strumento, non limitarti quindi alle esigenze immediate e cerca di capire come lo strumento può integrarsi in processi e iniziative di più ampio respiro.
Per saperne di più, consulta la nostra guida approfondita su come scegliere il software di gestione dei progetti più adatto alle tue esigenze.
Strumenti generali per la gestione dei progetti
Alcuni degli strumenti di gestione dei progetti più utilizzati includono diagrammi di Gantt, strutture di ripartizione del lavoro (WBS) e diagrammi di flusso. Molti software di gestione dei progetti includono queste funzioni, ma illustreremo prima alcune nozioni base.
Diagrammi di Gantt
Un diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti usato per la pianificazione e la programmazione. In parole semplici, è un diagramma a barre su base temporale che mostra le date di inizio e di fine di ciascuna attività.
I diagrammi di Gantt rappresentano visivamente la data di inizio, la data di fine e la durata di ciascuna attività del progetto per mostrarne la durata stimata complessiva. Spesso mostrano anche le dipendenze tra le varie attività e forniscono ai membri del team una rappresentazione grafica di come il lavoro procede nel tempo.
Sebbene sia possibile usare un diagramma di Gantt statico e regolare manualmente le date, molte soluzioni software per la gestione dei progetti offrono una funzione o una visualizzazione con diagramma di Gantt. Questa opzione rende più facile modificare le date e la durata delle attività secondo necessità e mantenere un'unica versione del piano di progetto, in modo che tutti rimangano allineati agli stessi obiettivi.
Consulta la nostra guida completa ai diagrammi di Gantt per saperne di più e per scoprirne i vantaggi e gli svantaggi.
Risorse supplementari
Bacheche Kanban
Una bacheca Kanban mostra lo stato delle attività su colonne contrassegnate come attività da svolgere, attività in corso e attività completate. Le Kanban board vengono usate principalmente nella metodologia Kanban, ma qualsiasi team di progetto può usarle.
Originariamente le bacheche Kanban usavano schede fisiche inserite in colonne con titoli scritti a mano. I membri del team scrivevano ogni attività su un post-it e lo spostavano fisicamente tra le varie colonne man mano che il lavoro procedeva. Alcuni team usano ancora bacheche fisiche per monitorare lo stato delle attività.
Le bacheche Kanban online hanno la stessa funzionalità base, ma sono più leggere, permettono di accedervi in tempo reale e possono essere condivise e aggiornate con facilità dai membri del team.
Oltre a visualizzare lo stato delle attività, le bacheche Kanban possono aiutarti a:
- Limitare la mole dei lavori in corso, o WIP (Work In Progress): avere troppe cose da fare contemporaneamente diminuisce la produttività e crea ritardi. Visualizzando chiaramente il numero di attività in corso, le bacheche Kanban aiutano a contenerle.
- Ottenere la massima efficienza: nella metodologia Kanban, l'efficienza viene chiamata flusso. Le bacheche Kanban aiutano a individuare i colli di bottiglia in modo da poterli affrontare e far proseguire il lavoro senza intoppi e in modo efficiente.
Scopri di più su tutto ciò che devi sapere sulle bacheche Kanban nella nostra guida.
Risorse supplementari
Diagrammi PERT
Un diagramma PERT (Program Evaluation and Review Technique) è uno strumento visivo usato per definire tutte le attività di un progetto. Usa il diagramma PERT per suddividere un progetto in attività più piccole, individuare le dipendenze tra le attività e stimare la durata del progetto.
Il diagramma PERT è simile al diagramma di Gantt, ma è strutturato diversamente. Anziché prevedere una sequenza temporale orizzontale su cui riportare le attività da sinistra a destra, il diagramma PERT rappresenta le attività principali o milestone come nodi (in genere riquadri o cerchi) connessi da frecce per mostrarne le dipendenze.
I diagrammi PERT sono utilizzati principalmente nei progetti in cui il vincolo maggiore non sono i costi, ma il tempo. Puoi usare il diagramma PERT per stimare la durata di un progetto, trovare aree di flessibilità e valutare dove potrebbero verificarsi ritardi.
Scopri di più sulla differenza tra diagrammi di Gantt e PERT e su come creare il tuo diagramma PERT.
Struttura di ripartizione del lavoro
Una struttura di ripartizione del lavoro, o WBS (Work Breakdown Structure), è uno strumento visivo che permette di suddividere un progetto in attività più piccole e gestibili e visualizzarle in una gerarchia. Nella gestione dei progetti, una struttura di ripartizione del lavoro aiuta a definire e tenere traccia delle singole attività di progetto.
Per creare una struttura WBS, inizia dagli obiettivi o dai risultati finali da conseguire, quindi suddividili in parti più piccole. Continua a suddividere ciascuno spezzone del lavoro in parti più gestibili fino a ottenere attività singole da assegnare ai membri del team.
Il vantaggio principale di una struttura WBS è un progetto più gestibile. La struttura di ripartizione del lavoro può essere usata anche per la stima dei costi e la cronologia del progetto e per definire processi ripetibili da introdurre nei progetti futuri.
Scopri di più sulla struttura WBS nella nostra guida e trova i modelli gratuiti per iniziare.
Visualizzazioni
Nella gestione dei progetti, per visualizzazione si intende qualsiasi strumento in grado di mostrare le informazioni del progetto, compresi il calendario delle scadenze, i ruoli e le responsabilità, il budget e i progressi, in un formato visivo. A tale scopo, si usano i diagrammi di Gantt e PERT, infografiche, dashboard e altro.
La rappresentazione grafica dei dati e delle informazioni può snellire la comunicazione con i membri del team e le parti interessate del progetto. Inoltre, la visualizzazione dei dati può aiutarti a identificare errori, colli di bottiglia o lacune nel piano di progetto. Le visualizzazioni più efficaci sono quelle che mostrano i dati più importanti, hanno finalità chiare e permettono di avere sia un quadro d'insieme sia informazioni più dettagliate.
Molte soluzioni software per la gestione dei progetti possono creare visualizzazioni collegando direttamente i dati. In questo modo risparmi tempo e assicuri che le visualizzazioni siano aggiornate. Scopri di più su come progettare una dashboard dei dati nella nostra guida.
Strumenti di produttività personale
Uno strumento di produttività personale è uno strumento utilizzabile per aumentare la propria produttività. Può trattarsi di un semplice elenco delle cose da fare o di un software più sofisticato per la gestione delle attività.
Oggi sul mercato sono disponibili molti strumenti di produttività personali, tra cui potremmo includere tutti gli strumenti progettati per aiutarti a evitare le distrazioni.
Le soluzioni variano dal silenziare gli allarmi e le notifiche, al registrare le attività svolte giornalmente, limitare la navigazione sul web per finalità personali o organizzare le scadenze.
Gli strumenti di produttività personale possono essere usati per espletare attività lavorative o personali, a seconda delle esigenze.
Software di gestione dei progetti semplice
Un software di gestione dei progetti semplice deve aiutarti a gestire qualsiasi tipo di progetto, deve essere intuitivo e non richiedere alcuna formazione.
Un semplice software di gestione dei progetti deve offrirti le funzionalità base, tra cui:
- Condividere i dati e collaborare con i membri del team e gli stakeholder esterni
- Tenere traccia delle modifiche in tempo reale per eliminare i problemi di controllo delle versioni
- Archiviare la documentazione del progetto per creare un'unica fonte di verità
- Creare piani di progetto dettagliati, pianificare le attività del progetto e assegnarle
- Automatizzare le attività per ridurre i lavori manuali e ripetitivi
- Raggruppare i dati del progetto in report e dashboard semplici e condivisibili
- Gestire le risorse in modo da avere le persone giuste
Scopri di più sul software di gestione dei progetti semplice e inizia a usarlo.
Software di programmazione dei progetti
Il software di programmazione dei progetti permette di creare un programma dettagliato dall'inizio alla fine, di assegnare le responsabilità delle attività e gestire le scadenze.
Oltre alle funzionalità base del software di gestione dei progetti base, il software di programmazione dei progetti deve avere:
- Diagrammi di Gantt che permettono di individuare con facilità il percorso critico
- Notifiche per scadenze imminenti, modifiche al calendario o aggiornamenti sullo stato
- Funzionalità di reporting e dashboard per mostrare l'avanzamento del progetto
- Flessibilità per adattare il programma secondo necessità
- Opzione calendario per visualizzare in modo tradizionale i progetti a lungo termine
- Integrazioni con altri strumenti simili, come Google Calendar, per visualizzare le scadenze e la disponibilità dei membri del team in tutte le app
Scopri di più sulle funzionalità che deve avere un software di programmazione dei progetti.
Software di gestione del portfolio dei progetti
Lo scopo del software di gestione del portfolio dei progetti (PPM) è aumentare la produttività gestendo in un unico luogo tutti gli aspetti del portfolio, inclusa la fase di accettazione dei progetti e l'assegnazione delle priorità, la gestione delle risorse, l'esecuzione e il reporting.
Cerca il software di gestione del portfolio dei progetti con le seguenti funzionalità fondamentali:
- Accettazione dei progetti e assegnazione delle priorità: tramite l'uso di moduli o altri meccanismi, la tua soluzione di gestione del portfolio dei progetti deve permetterti di introdurre i nuovi progetti in coda in modo coerente. Deve quindi avvisarti quando arrivano nuove richieste in modo da poterle classificare e ordinarle in base alla priorità per supportare gli obiettivi strategici e affrontare per prime le attività più importanti.
- Gestione delle risorse: ottieni visibilità sulla capacità dei membri del team, in modo da distribuire le risorse in modo appropriato e pianificare la capacità per le esigenze future del progetto. Verifica che la soluzione di gestione del portfolio dei progetti ti permetta di tenere traccia e di gestire le risorse direttamente nel contesto dei tuoi piani di progetto.
- Esecuzione dei progetti: analogamente al software di gestione dei progetti generale, la soluzione di gestione del portfolio dei progetti deve permetterti di pianificare, monitorare e gestire tutti gli aspetti della tempistica e dei budget in tempo reale, per anticipare le modifiche ed evitare sforamenti di bilancio.
- Reporting: le soluzioni di gestione del portfolio dei progetti devono fornire visibilità su più progetti contemporaneamente. Devono inoltre permettere di riepilogare i dati dei singoli progetti in report e dashboard sofisticati che forniscono informazioni approfondite sull'intero portfolio. I report devono poter essere condivisi con i dirigenti e le parti interessate principali.
Per saperne di più sulla gestione del portfolio dei progetti e su come scegliere il software giusto per te, consulta la nostra guida completa.
Software di gestione delle risorse
Il software di gestione delle risorse aiuta a gestire e programmare le risorse umane della tua organizzazione. Il software di gestione delle risorse migliora la produttività verificando che le risorse siano distribuite in modo funzionale ed efficace.
Le caratteristiche principali del software di gestione delle risorse includono:
- Capacità di gestire diversi tipi di team, programmazioni e progetti
- Dashboard per visualizzare le risorse disponibili più importanti secondo le esigenze del progetto
- Più livelli di autorizzazioni in modo che i membri del team abbiano accesso solo alle informazioni di cui hanno bisogno
- Facile monitoraggio dei tempi in modo che i membri del team possano registrare le ore di lavoro
- Pianificazione della capacità per distribuire le risorse in modo appropriato tra i progetti
- Reporting per riepilogare i dati rilevanti, individuare le tendenze e prevedere la necessità di nuove assunzioni
Scopri di più sulla gestione delle risorse e trova modelli gratuiti nella nostra guida per principianti.
Software di gestione delle attività
Il software di gestione delle attività è una versione semplificata del software di gestione dei progetti e permette di monitorare le singole attività per aumentare la produttività personale, del team e dell'azienda.
Il software di gestione delle attività deve offrire queste caratteristiche:
- Assegnazioni ed elenchi delle singole attività in modo che il lavoro sia sempre organizzato
- Più opzioni di visualizzazione dei dati tra cui i membri del team possano scegliere in base alle proprie esigenze
- Funzionalità di automazione per monitorare con facilità lo stato delle attività, come codifica basata sui colori e notifiche
- Integrazioni con gli strumenti esistenti, per importare le attività ed essere sempre aggiornati sulle varie piattaforme
Visita la nostra pagina introduttiva per saperne di più sul software di gestione delle attività.
Software di automazione del flusso di lavoro
Il software di automazione del flusso di lavoro è uno strumento che automatizza i processi aziendali con l'obiettivo di snellire i processi, eliminare i colli di bottiglia e colmare le lacune per migliorare l'efficienza di un team o di un'organizzazione.
Le caratteristiche fondamentali del software di automazione del flusso di lavoro sono:
- Funzionalità di causa ed effetto, per poter impostare una logica di base che attivi le azioni successive all'interno del flusso di lavoro (ad esempio, alla selezione di una casella, un membro del team riceve una notifica per passare alla fase successiva)
- Flessibilità in modo da creare processi unici e adattati allo stile di lavoro del team o dell'azienda
- Funzionalità no-code o low-code per implementare la soluzione senza dover ricorrere al team IT
- Notifiche automatiche, promemoria e aggiornamenti sullo stato per assicurare l'avanzamento dei processi
- Audit trail, ovvero registrazioni cronologiche delle attività, per indagare con facilità sui ritardi, le lacune o i colli di bottiglia dei processi
- Integrazione con gli strumenti esistenti, per importare i dati, le informazioni di contatto e altro ancora nella soluzione di gestione del flusso di lavoro senza sforzo manuale
Funzionalità di reporting per valutare l'avanzamento del progetto e i flussi di lavoro
Scopri di più sui vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro e su cosa cercare in una soluzione software.