Guida ai diagrammi di Gantt

Collaboratore Smartsheet Diana Ramos

6 Febbraio 2019

In questo articolo scoprirete tutto quello che c'è da sapere sui diagrammi di Gantt, come la definizione approfondita di un diagramma di Gantt, la storia della sua creazione e i vantaggi dell'utilizzo di un diagramma di Gantt in diversi settori.

Questa pagina contiene una descrizione dettagliata dello scopo di un diagramma di Gantt, un elenco dei componenti chiave di un diagramma di Gantte una panoramica dei tipi di diagrammi di Gantt utilizzati nei vari settori.

 

Che cos'è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è una vista temporale di un progetto che tiene traccia delle singole attività del progetto, delle dipendenze, delle risorse e del lavoro rimanente per capire meglio come sta procedendo un progetto e se sta rispettando i tempi.

I diagrammi di Gantt sono composti da due assi separati: l'asse verticale indica la quantità di attività e l'asse orizzontale indica il tempo, in base alle date di inizio e fine del progetto.

Ogni attività all'interno del diagramma di Gantt è rappresentata da una barra che si estende sull'asse orizzontale. La barra, o attività, aiuta a identificare quali attività possono essere completate simultaneamente, la data di completamento prevista e la percentuale di attività completata.

Se le barre del diagramma di Gantt si allineano, significa che le attività possono essere completate simultaneamente e non dipendono l'una dall'altra, talvolta definite attività parallele. Se le barre del grafico non sono allineate, significa che il compito futuro dipende dal completamento di un compito precedente prima di poter iniziare. Questi compiti sono chiamati compiti dipendenti o dipendenze.

I diagrammi di Gantt forniscono inoltre alle parti coinvolte una visione della tabella di marcia proposta, facilitando la visualizzazione di tutti gli elementi del progetto dall'inizio alla fine. I project manager di un'ampia gamma di progetti, dalle campagne di marketing all'implementazione di software, utilizzano spesso i diagrammi di Gantt per gestire le attività, le scadenze e le risorse del progetto.

Considerati uno degli strumenti più popolari nella gestione dei progetti per la loro utilità, i diagrammi di Gantt aiutano anche a tenere traccia dei seguenti componenti:

  • Stato di avanzamento generale del progetto

  • Completamento di compiti e attività

  • Quantità di lavoro rimanente in un progetto, in base allo stato di avanzamento delle singole attività

  • La fase di lavoro in cui rientra ogni attività del progetto

  • Membri del team responsabili di ciascun compito

  • Durata dell'attività, basata sulle date di inizio e fine

  • Compiti paralleli e dipendenti

Inoltre, una serie di colori, ombreggiature, simboli e altre notazioni indicano la percentuale di lavoro completato, le milestone, le dipendenze e le attività in ritardo, aiutando a rappresentare meglio un progetto in questo grafico visivo. Ad esempio, a volte si usano asterischi o stelle per indicare una milestone importante del progetto, in modo che tutte le risorse siano consapevoli dell'arrivo di una milestone e dei compiti che la precedono.

Come funzionano i diagrammi di Gantt?

I diagrammi di Gantt sono utilizzati in molti settori e ruoli per illustrare visivamente la pianificazione di un progetto, tracciando ogni singola attività rispetto a una linea temporale predefinita. I diagrammi di Gantt sono spesso utilizzati dai project manager per organizzare, dare priorità e tenere traccia delle attività per garantire il completamento dei progetti nei tempi previsti.

Per saperne di più sul perché un diagramma di Gantt è importante e come è utile, visitate il nostro articolo su vantaggi e limiti dei diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti.

 

Componenti di un diagramma di Gantt

All'interno di un diagramma di Gantt, ci sono molti componenti importanti da includere per garantire un monitoraggio accurato ed efficace delle attività del progetto rispetto a una determinata tempistica. Questi componenti includono:

  • Cronologia: La durata di un progetto, comprese tutte le attività che lo compongono, dall'inizio alla fine.

  • Attività: Il tipo di attività di progetto da completare, come gli sprint di sviluppo del software o il lancio di campagne di marketing.

  • Predecessori: Compiti che devono essere completati prima di poterne iniziare altri.

  • Dipendenze: Rappresenta la relazione tra i compiti.

  • Stima del tempo o durata: La quantità di tempo che ogni attività dovrebbe richiedere, indicata dalla lunghezza della barra sulla linea temporale.

  • Pietre miliari: Punti chiave di un progetto in cui si compiono progressi significativi o si raggiungono scadenze importanti.

  • Tempo previsto: La quantità di tempo che un progetto dovrebbe impiegare per essere completato, idealmente.

  • Tempo effettivo: Il tempo effettivamente necessario per portare a termine un progetto.

  • Attività e avanzamento delle attività: I componenti che compongono un progetto e il tempo necessario per completarlo.

  • Data di inizio: La data di inizio di un progetto o di un'attività.

  • Data di fine: La data di conclusione di un progetto o di un'attività.

  • Destinatario o risorsa: La persona responsabile di un compito o di un progetto.

  • Relazioni di compito: Come i compiti si relazionano tra loro in termini di tempo e risorse.

  • Compiti di sintesi: Un compito generale che include molti compiti secondari.

  • Sforzo pianificato: Il numero di risorse e la quantità di tempo necessari per completare un'attività o un progetto.

  • Percentuale di completamento: Quanto del progetto o dell'attività è stato completato in un determinato momento.

Tipi di diagrammi di Gantt e modelli di diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche del progetto, come le dimensioni, il reparto e il settore. È possibile utilizzare modelli di diagrammi di Gantt preformattati per creare il diagramma di Gantt più efficace per il progetto.

Ad esempio, gli sviluppatori di software possono condurre il lancio di un prodotto utilizzando un modello di linea temporale di Gantt che li aiuta a pianificare e seguire lo sviluppo di un nuovo prodotto o di un aggiornamento di uno esistente. Allo stesso modo, i responsabili dei progetti di costruzione saranno più interessati a una linea temporale del progetto di costruzione con un modello di diagramma di Gantt, poiché devono attenersi a una linea temporale rigorosa, sensibile ai tempi e con molte parti in movimento.

Per ulteriori informazioni sui modelli di diagrammi di Gantt e per accedere a tutti i modelli necessari per diversi settori, visitate la pagina Modelli di diagrammi di Gantt in Excel e altri strumenti .

 

Come creare un diagramma di Gantt

La chiave di un diagramma di Gantt efficace sta nel prendersi il tempo necessario per valutare tutte le attività del progetto, identificare una tempistica praticabile e delegare le risorse e i membri del team per completare ogni attività. Per creare il diagramma di Gantt più efficiente per il tuo team o progetto, segui questi utili passaggi:
 

 

How to Create a Gantt Chart


Scarica la lista di controllo

Come scegliere il giusto software per i diagrammi di Gantt

L'utilizzo di uno strumento software per creare il diagramma di Gantt può far risparmiare tempo e fatica quando si lavora per pianificare e programmare il progetto e tutte le sue attività successive. Tuttavia, ci sono alcuni dettagli chiave da considerare quando si valuta un software per diagrammi di Gantt. Queste capacità includono:

  • Si integra con il flusso di lavoro quotidiano e si adatta facilmente agli strumenti o ai processi esistenti

  • Include una vista Gantt semplice e intuitiva che si abbina bene alle linea temporale dei progetti

  • Fornisce aggiornamenti in tempo reale sul completamento delle attività, sulle attività scadute e sulle risorse in overbooking

  • È completamente personalizzabile in base alle esigenze del progetto e garantisce la possibilità di creare e modificare le milestone e le attività prioritarie

  • Si adatta a tutti i computer, sia Mac che PC, e si sincronizza con tutti i servizi cloud

  • Può essere condiviso tra i membri del team e i principali stakeholder per aumentare la visibilità

  • È facile da imparare, usare e visualizzare

  • Permette di importare ed esportare file, allegare documentazione aggiuntiva e aggiungere commenti direttamente nel diagramma di Gantt

  • Consente l'accesso remoto e la collaborazione

  • Fornisce risorse utili, come video tutorial e corsi di formazione online

Per saperne di più su tutte le caratteristiche principali da considerare nella scelta del software per il diagramma di Gantt, visitate questa pagina.

 

Sfide con i diagrammi di Gantt non software

I diagrammi di Gantt sono più utili se utilizzati su un software adattabile e facile da aggiornare, che consente di modificare le tempistiche, aggiungere attività e collaborare con i membri del team. Se si utilizza un diagramma di Gantt non basato su software, possono verificarsi diversi problemi, come ad esempio:

  • Il grafico è difficile da leggere, comprendere e discutere perché non si adatta facilmente alle modifiche o agli aggiornamenti apportati dopo la creazione del diagramma di Gantt originale.

  • Il grafico non viene ridimensionato o riformattato quando vengono aggiunte nuove attività o date.

  • È più difficile etichettare orari e date o lasciare note e allegati direttamente nel diagramma di Gantt per mantenere i dettagli nel contesto.

  • In questo modo è difficile sapere se si sta lavorando con la versione più recente del grafico, perché i grafici una tantum potrebbero essere in circolazione altrove.

  • La collaborazione è soffocata dalla mancanza di accesso in tempo reale per gli stakeholder interni ed esterni.

Suggerimenti per l'utilizzo dei diagrammi di Gantt

Per ottimizzare la pianificazione del progetto e il tracciamento delle tempistiche e assicurarti di ottenere il massimo dal tuo diagramma di Gantt, segui questi suggerimenti e best practice:
 

 

Tips in Using a Gantt Chart


Scarica il foglio di suggerimenti

La storia dei diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono stati creati per la prima volta a metà del 1890 da Karol Adamiecki e successivamente coniati da Henry Gantt all'inizio del 1900. Oggi sono ampiamente utilizzati come strumenti di gestione dei progetti che aiutano i team a tenere traccia e a gestire i loro progetti.

 

La prima iterazione di un diagramma di Gantt fu creata a metà del 1890 da Karol Adamiecki, un ingegnere polacco interessato alle idee e alle tecniche di gestione. Egli chiamò questo nuovo diagramma "armonogramma" e lo pubblicò solo in polacco, il che ne limitò la diffusione. Tuttavia, l'utilità del grafico è rimasta.

Nel 1912, Hermann Schurch, un ingegnere civile svizzero, si ispirò al concetto di diagramma di Gantt creato da Adamiecki alla fine del 1800 e lo applicò ai progetti edilizi di cui si occupava all'epoca. Anche se il diagramma di Gantt non aveva ancora un nome, questo diagramma tracciava le attività in base al tempo e si basava in gran parte sull'approccio strutturato delle routine tedesche per mantenere i progetti in linea.

Tra il 1910 e il 1915, un ingegnere meccanico americano di nome Henry Gantt elaborò una propria versione del programma di progetto di Adamiecki e di Schurch. Gantt pubblicò questo nuovo grafico in inglese, rendendolo disponibile e facilmente utilizzabile da una popolazione molto più ampia.

Gantt ha cercato di rendere le attività il più semplice e intuitivo possibile per i team e le risorse, in particolare nell'industria manifatturiera, dove i progetti dipendono fortemente da tempistiche rigide e da una varietà di risorse.

Chiamato diagramma di Gantt dal nome del suo creatore, questo tipo di diagramma visivo si è imposto in casi di alto profilo. Uno dei primi utilizzi più grandi e importanti del diagramma di Gantt fu durante la prima guerra mondiale, quando il generale William Krozier, comandante degli Stati Uniti. Il Capo dell'Ordinamento dell'esercito assunse Henry Gantt per aumentare la produzione industriale di munizioni con l'uso di un processo efficiente, come il diagramma di Gantt.

Il diagramma di Gantt è stato poi utilizzato per altri progetti altrettanto importanti e sensibili ai tempi, come la costruzione della diga di Hoover nel 1931 e la creazione degli Stati Uniti. Rete autostradale interstatale nel 1956. È stato persino scritto un libro da Wallace Clark, intitolato The Gantt Chart, a Working Tool of Management, per descrivere il diagramma di Gantt e discutere della sua efficienza aziendale.

Tuttavia, i diagrammi di Gantt non erano limitati all'uso negli Stati Uniti. Walter Polakov, un convinto sostenitore del processo di Gantt, ha utilizzato i diagrammi di Gantt in Unione Sovietica nel 1929, quando ha lavorato con il Soviet Supremo dell'Economia Nazionale per elaborare il Primo Piano Quinquennale.

In origine, i diagrammi di Gantt dovevano essere preparati a mano su un foglio di carta o utilizzando blocchi magnetici per indicare ciascuna attività. Sebbene ciò fosse utile per tracciare la linea temporale di un progetto, significava anche che ogni volta che un'attività del progetto veniva aggiornata o una linea temporale veniva modificata, l'intero grafico doveva essere ridisegnato o riformattato completamente.

Poiché molti progetti sono fluidi e subiscono cambiamenti radicali durante il loro ciclo di vita, l'utilità dei diagrammi di Gantt era limitata. Solo negli anni '80, con l'invenzione del personal computer, i diagrammi di Gantt sono stati utilizzati in modo più diffuso e semplice per creare grafici complessi ed elaborati.

Alla fine degli anni '90, Internet ha favorito ulteriormente la collaborazione e i diagrammi di Gantt hanno potuto essere creati, modificati e condivisi tra team, dipartimenti e risorse, diventando una caratteristica popolare di molte applicazioni e strumenti basati sul Web.

A riprova di ciò, nel 1999 i diagrammi di Gantt sono stati identificati da Robert Klein come "uno degli strumenti di gestione più utilizzati per la programmazione e il controllo dei progetti", consolidando il suo posto come strumento vitale per tutti i project manager. Inoltre, nel 2012, quasi tutti i diagrammi di Gantt sono stati creati su software, il che significa che i project manager potevano facilmente adattare le modifiche alla pianificazione e aumentare l'efficienza del lavoro senza dover riformattare o ricreare i diagrammi di Gantt da zero.

Chi usa i diagrammi di Gantt e perché sono efficaci?

Il più delle volte i diagrammi di Gantt vengono utilizzati dai project manager per aumentare la produttività e l'efficienza di ciascun progetto. I diagrammi di Gantt aiutano i project manager a pianificare il lancio di un prodotto, a tracciare la mappa delle campagne di marketing, a delineare le consegne per un cliente e altro ancora.

I diagrammi di Gantt sono utilizzati in progetti grandi, piccoli, semplici e complessi e non sono specifici per un settore o un'area geografica. Inoltre, i diagrammi di Gantt non sono limitati da chi può utilizzarli. Sebbene i project manager siano i principali utilizzatori, i diagrammi di Gantt sono utilizzati anche dalle seguenti persone in un ambiente di lavoro:

  • Manager delle operazioni, della programmazione, delle finanze e del marketing

  • Sponsor del progetto

  • Dirigenti C-suite, come CEO, CTO, CIO, ecc.

  • Team di sviluppo IT e software

  • Team remoti

Poiché i diagrammi di Gantt sono così versatili e si applicano a quasi tutti i progetti, la maggior parte delle persone trova che i diagrammi di Gantt li aiutino a pianificare e tenere traccia dei loro progetti e di tutte le attività che li compongono in modo più semplice e visivo. Inoltre, i progetti possono essere gestiti da chiunque nel team, non solo da un project manager designato, il che consente ai team di portare a termine il lavoro più rapidamente.

A cosa servono i diagrammi di Gantt?

I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati in diversi modi in tutti i settori, ed è per questo che sono una risorsa così popolare per la gestione dei progetti. In particolare, il diagramma di Gantt può essere utilizzato nell'edilizia, nella pianificazione di eventi e nello sviluppo di software. Ecco come ogni settore utilizza il grafico:

  • Costruzione: Poiché la maggior parte dei progetti di costruzione sono rigidi e sensibili ai tempi, un diagramma di Gantt può aiutare i team di costruzione e i PM a creare una tempistica strutturata, a determinare le attività dipendenti e a identificare eventuali rischi prima che si concretizzino, assicurando che il progetto venga completato nei tempi, nel budget e nei limiti del contratto.

  • Pianificazione di eventi: Con le numerose variabili e le scadenze ravvicinate che comporta la pianificazione di un evento, i diagrammi di Gantt aiutano a gestire tutti i programmi di coordinamento, a visualizzare le attività che precedono l'evento e quelle del giorno stesso e a tenere informati tutti i soggetti interessati, come fornitori, personale, clienti, ecc.

  • Sviluppo di software: I team possono pianificare gli sprint, tenere traccia delle implementazioni e allineare ogni iterazione del progetto utilizzando un diagramma di Gantt che offre una panoramica visiva di tutte le attività e delle risorse necessarie per completare ogni attività.

Oltre ai casi d'uso citati, i diagrammi di Gantt sono utilizzati nei seguenti settori:

  • Assistenza sanitaria

  • Governo

  • Lavori pubblici

  • Petrolio, gas ed energia

  • Finanza

  • Servizi professionali

  • Ingegneria

  • Architettura

  • Marketing

  • Produzione

  • Telecomunicazioni

  • Infrastrutture

  • Militare

Elementi correlati ai diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono un'importante funzione di gestione del progetto che aiuta sia i project manager che i membri del team a pianificare, gestire e tenere traccia di tutti gli elementi del progetto, come le attività dipendenti, le risorse e le pianificazioni del team.Oltre ai diagrammi di Gantt, esistono numerosi altri strumenti di project management che aiutano a gestire i progetti dall'inizio alla fine.Per un elenco di questi strumenti e per una breve descrizione di ciascuno di essi, visitate il nostro articolo Project Management Tools.

Per ulteriori informazioni su ogni singolo strumento, oltre a modelli e suggerimenti sulle migliori pratiche, visitate le pagine seguenti:

  • Schede Kanban: Un metodo di gestione visiva del lavoro che aiuta i team a visualizzare, gestire e organizzare i flussi di lavoro suddividendo le attività in diverse fasi, come backlog, work-in-progress e completamento.

  • Tempistiche del progetto: Un modo per tracciare compiti specifici su una linea temporale per tenere traccia degli eventi importanti e gestire le scadenze, dai rapporti di lavoro ai programmi scolastici.

  • Strutture di ripartizione del lavoro (WBS): Una gerarchia di lavoro composta da attività di progetto che sono state suddivise in deliverable separati, in base all'obiettivo e all'ambito del progetto complessivo.

  • Grafici PERT: Uno strumento per analizzare e tracciare le attività coinvolte in un progetto complesso per valutare le stime dei tempi e le risorse disponibili del progetto, che di solito viene utilizzato in tandem con il metodo del percorso critico (CPM).

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